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Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Gmail
Hay muchas maneras de organizar su bandeja de entrada de Gmail y mantenerla ordenada. Si recibe decenas o cientos de correos electrónicos todos los días, debe hacer un esfuerzo consciente para mantener las cosas organizadas. Una forma de hacerlo es archivar sus correos electrónicos . Si está utilizando Gmail, siga los pasos a continuación para hacer el trabajo.
Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en Gmail
Use etiquetas y filtros para archivar sus correos electrónicos
Para archivar automáticamente sus correos electrónicos en Gmail, debe crear etiquetas específicas . Luego puede usar esas etiquetas para crear filtros que moverán automáticamente sus correos electrónicos a una carpeta en particular. Piense en esa carpeta como el archivo de esa categoría específica de correos electrónicos.
Cómo archivar correos electrónicos automáticamente usando etiquetas y filtros
- Vaya a Gmail y seleccione Configuración .
- Haz clic en Ver todas las configuraciones .
- Seleccione la pestaña Etiquetas .
- Luego, desplácese hacia abajo hasta Etiquetas y seleccione Crear una nueva etiqueta.
- Agregue el nombre de la nueva etiqueta y presione el botón Crear .
- Luego, abre uno de los mensajes que deseas archivar.
- Haz clic en Más opciones ( los tres puntos ) y selecciona Filtrar mensajes como este .
- Gmail recuperará todos los correos electrónicos de ese remitente. Puede filtrar aún más los mensajes en función de palabras específicas.
- Presione el botón Crear filtro para crear un filtro específico para esos correos electrónicos.
- Seleccione la etiqueta de archivo que creó anteriormente. También puede seleccionar una categoría específica para sus correos electrónicos.
- Guarde los cambios.
A partir de ahora, todos los correos electrónicos que cumplan con los criterios se enviarán automáticamente a su carpeta de archivo.
Alternativamente, también puede usar las opciones "Archivar" o "Enviar y archivar" para archivar sus correos electrónicos.
Archive todos sus correos electrónicos
- Inicie Gmail e inicie sesión en su cuenta.
- Haga clic en el campo Buscar y filtre los correos electrónicos que desea archivar utilizando el siguiente formato:
- etiqueta:bandeja de entrada anterior_a:Xd
- etiqueta:bandeja de entrada anterior_a:Xm
- etiqueta:bandeja de entrada anterior_a:Xy .
- X es la cantidad de días, meses o años que desea usar para filtrar sus correos electrónicos. Por ejemplo, si desea archivar correos electrónicos que tienen más de 40 días, ingrese label:inbox old_than:40d .
- Presiona Enter para listar los correos electrónicos filtrados.
- Seleccione todos los correos electrónicos. Si tiene más de 50 correos electrónicos que coinciden con la búsqueda, haga clic en Seleccionar todas las conversaciones que coincidan con la búsqueda .
- Luego presione el botón Archivar .
⇒ Nota : Puede filtrar sus correos electrónicos por días, meses y años. Por ejemplo, si desea archivar correos electrónicos que tienen más de 3 meses, use label:inbox old_than:3m . Si desea archivar correos electrónicos con más de un año de antigüedad, use label:inbox old_than:1y .
Utilice la opción Enviar y archivar
También puede utilizar la función Enviar y archivar. La opción está disponible junto al botón Enviar y envía automáticamente sus correos electrónicos a la etiqueta Todos los correos . Gmail mueve automáticamente el correo electrónico a su bandeja de entrada cuando alguien lo responde.
Para habilitar esta opción, vaya a Configuración de Gmail y seleccione Ver todas las configuraciones . Luego haga clic en la pestaña General y desplácese hacia abajo hasta Enviar y archivar . Seleccione Mostrar el botón "Enviar y archivar" en respuesta .
Conclusión
Para archivar automáticamente sus correos electrónicos en Gmail, cree una etiqueta específica y luego utilícela para crear un filtro que aplicará esa etiqueta a un conjunto de correos electrónicos. Alternativamente, también puede usar las opciones "Archivar" o "Enviar y archivar" para obtener el archivo de sus correos electrónicos.
¿Con qué frecuencia utiliza la opción Archivar en Gmail? Háganos saber en los comentarios a continuación.
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