Cómo crear un flujo en Microsoft Teams y por qué es posible que desee ayudarlo a mantenerse productivo

Con Power Automate y Microsoft Flow, puede crear ciertos "flujos" para ayudarlo a realizar un seguimiento de su negocio y ayudar a impulsar su productividad. Así es cómo.

Configure la aplicación Power Automate en Microsoft Teams instalándola desde el catálogo de aplicaciones en la barra lateral izquierda de Teams

Una vez configurado, será llevado a la página de inicio en Power Automate. Haga clic en el botón Nuevo flujo. Luego, elija uno que se adapte a Microsoft Teams.

Asegúrate de conectar tus cuentas con Flow para que se ilumine en verde

Continúe y siga las instrucciones en la pantalla y luego haga clic en Crear flujo

El flujo se completará en Teams y aparecerá en la lista de la página principal de Power Automate.

¿Alguna vez ha querido recibir una notificación sobre las actividades que suceden dentro de Teams relacionadas con los documentos que se cargan, los formularios que se firman o incluso las tareas que se completan en Planner? Por lo general, es posible que deba verificar cada una de estas aplicaciones de Microsoft 365 individualmente para ponerse al día con las cosas. Sin embargo, con Power Automate y Microsoft Flow, puede crear ciertos "Flujos" para ayudarlo a realizar un seguimiento de su negocio y ayudar a impulsar su productividad. Hoy, le mostraremos cómo puede hacerlo.

Agregar Power Automate a Teams

Lo primero es lo primero, deberá agregar Power Automate a Microsoft Teams para continuar. Para hacer esto, haga clic en la sección Aplicaciones en la barra lateral de Teams. Desde allí, busque Power Automate. Luego, elija la aplicación Power Automate que se abre y elija el botón púrpura Agregar. Si desea flujos en un canal específico o un equipo completo para todos los usuarios, también puede elegir la flecha hacia abajo y elegir Agregar al equipo, si tiene los privilegios para agregar una Automatización para todos. Una vez hecho esto, debería ver que la aplicación Power Automate se abre en la barra lateral de Teams.

Creación de un flujo "popular" prefabricado en Teams

A continuación, debería ir a una opción filtrada que le muestre solo los flujos y las plantillas de Microsoft Teams. Puede filtrar a otros flujos si lo desea haciendo clic en el botón de filtro al lado del botón Buscar flujos (pero más sobre eso más adelante). De todos modos, también debería notar algunas plantillas populares para flujos en Teams. Estas son plantillas prefabricadas por Microsoft, que puede habilitar con solo unos pocos clics, ¡sin necesidad de codificación!

Nos centraremos en estos primero, ya que son los más populares y ayudan a abordar algunas de las necesidades más comunes de notificaciones en Teams. Aquí hay una lista a continuación, pero tenga en cuenta que puede ver una lista de todos los flujos de Teams eligiendo Ver todas las plantillas de Teams en la parte inferior de la aplicación Power Automate. En términos generales, cualquiera de los flujos de la lista de equipos será sencillo de configurar y solo necesitará unos pocos pasos sencillos.

• Notificar a un equipo cuando se envía una nueva respuesta de Formularios
• Cuando el estado de una tarea en Planner cambia a completa, notificar a un canal
• Notificar a un equipo cuando se crea un nuevo elemento en una lista de SharePoint
• Guardar un mensaje en OneNote
• Crear un elemento de trabajo a partir de un mensaje
• Notificar a un equipo cuando se agrega una nueva tarea a un tablero de Trello
• Notificar a un equipo cuando cambia el estado de un elemento de trabajo en Azure DevOps
• Notifique a un equipo cuando se active una alerta en PowerBI.

Si el flujo que desea está en esta lista, haga clic en él. Aparecerá un mensaje emergente que le permitirá configurarlo. Estamos usando el flujo para cambios de tareas en Planner, como ejemplo. Por lo general, debería ver un cuadro que le permite nombrar el flujo. Luego, debajo de eso, habrá una lista de inicios de sesión (o conectores) que necesitará. Asegúrese de iniciar sesión en cada uno y luego haga clic en continuar y siga las instrucciones en pantalla. En nuestro caso, tendremos que configurar y elegir el ID de grupo del planificador, el ID del plan, el equipo de Teams y luego el canal para continuar.

Cuando termine, puede elegir Crear flujo. Y luego debería ver un mensaje emergente que dice que se ha creado su flujo de trabajo. ¡Ahora aparece en la lista de flujos en la página principal de Power Automate! Y se ejecutará automáticamente a partir de ahora.

Crear otro flujo personalizado en Teams

Gracias a Power Automate, no solo está limitado a los flujos relacionados con los equipos. Si lo desea, también puede crear otros flujos. Puede cambiar a estos haciendo clic en el botón Filtro en la parte superior de la pantalla, junto al cuadro de búsqueda, y seleccionando Todas las plantillas. Luego, mire a la izquierda para elegir una categoría. Los pasos serán los mismos, requiriendo que inicie sesión y conecte cuentas, como hicimos anteriormente.

Si eres un usuario más avanzado, también puedes crear un Flow en blanco, por tu cuenta, sin seguir una plantilla. Haga clic en la pestaña Crear en Power Automate y luego elija Crear desde un espacio en blanco. A partir de ahí, verá una lista de desencadenantes y acciones. También verá algunos temas, en Todos. Elija su tema, para filtrar el disparador y las acciones.

Luego, elija un disparador, siguiendo las instrucciones en la pantalla. Una vez finalizado el desencadenante, configure la acción siguiendo las instrucciones y el asistente en la pantalla. Cada flujo tiene un conjunto diferente de instrucciones, pero es bastante sencillo de entender. Luego puede probar el flujo haciendo clic en el botón Probar en la parte superior. También puede verificar el flujo en busca de errores eligiendo Flow Checker también. Cuando esté listo, haga clic en Guardar y su flujo se pondrá en acción.

Verificación y eliminación de flujos

Ahora que ha creado sus flujos, puede eliminarlos fácilmente o editarlos también. Simplemente abra la aplicación Power Automate en Teams haciendo clic en (...) En la barra lateral y luego en la pestaña Inicio. A partir de ahí, debería ver una lista de sus flujos. Puede mover el mouse hacia el extremo derecho, hacer clic en los tres puntos de la lista y luego elegir Editar o Eliminar para eliminar el flujo. Más importante aún, también puede consultar el Historial de ejecución para ver cómo se está ejecutando, si se ha vuelto deshonesto.

¡Solo el comienzo de un sinfín de posibilidades!

Crear Flow en Teams con Power Automate es solo el comienzo de las posibilidades. Microsoft tiene una plataforma conocida como PowerApps, que le permite crear sus propias aplicaciones personalizadas para su negocio utilizando plantillas similares. Puedes aprender más sobre eso aquí . Y recuerde, consulte nuestro centro de Microsoft 365 para obtener más noticias e información.