Más allá de su uso conocido para la comunicación por correo electrónico y la gestión de calendarios, Microsoft Outlook tiene otras características que pueden ayudar con la productividad . Un ejemplo es el uso de Microsoft Outlook para enviar correos electrónicos recurrentes. La mayoría de la gente está familiarizada con el uso de Microsoft Outlook para programar reuniones periódicas; sin embargo, no saben que también puede ayudar con los correos electrónicos recurrentes.
Los correos electrónicos recurrentes son particularmente útiles cuando tienes tareas repetitivas que deben realizarse en un momento determinado. Por ejemplo, si necesita enviar un recordatorio a su equipo para facturar a sus clientes al final de cada semana. En lugar de enviar manualmente un correo electrónico cada mes, puede configurar el correo electrónico para que se envíe automáticamente en un momento determinado. Este artículo cubre cómo puede enviar correos electrónicos recurrentes en Microsoft Outlook, incluidas las herramientas necesarias para hacerlo.
El propósito de configurar un correo electrónico recurrente es garantizar que el correo electrónico se envíe automáticamente durante el período requerido. Sin embargo, para configurar esto en Microsoft Outlook, necesitará la herramienta Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate es una herramienta útil para automatizar tareas recurrentes. Se puede acceder a la herramienta Power Automate en Outlook para la web. Aquí se explica cómo acceder a él:
Paso 1: en el navegador preferido de su elección, inicie sesión en Outlook.
Paso 2: en la parte superior izquierda de la aplicación, haz clic en el ícono con forma de cuadrícula. Esto abrirá una lista de aplicaciones a las que puede acceder a través de Microsoft 365.
Paso 3: haga clic en Power Automate. Si Power Automate no está visible en la lista inicial de aplicaciones, haga clic en Explorar todas sus aplicaciones y luego en Power Automate. Esto debería llevarlo a la página de inicio de Power Automate.
En Power Automate, las automatizaciones se denominan flujos. A continuación le mostramos cómo puede crear un flujo para programar un correo electrónico recurrente:
Paso 1: en el lado izquierdo de la página de Microsoft Power Automate, haga clic en el botón Crear.
Paso 2: En la página Crear, verá diferentes formas de crear un flujo, que incluyen:
Seleccione Flujo de nube programado, ya que determinará el momento y la frecuencia de envío de su correo electrónico.
Paso 3: Ingrese un nombre de flujo en la tarjeta "Crear un flujo de nube programado" o deje que AI genere uno por usted (si tiene una cuenta paga).
Paso 4: en el campo Ejecutar este flujo, seleccione una fecha de inicio y la hora asignada para el flujo.
Paso 5: en el campo Repetir cada, seleccione una recurrencia para su flujo.
Paso 6: haga clic en Crear para guardar su nuevo flujo.
Paso 7: haga clic en el icono de Recurrencia en su pantalla.
Paso 8: Configure otros parámetros para su flujo. Por ejemplo, zona horaria, minutos, etc.
Paso 9: cierre la página seleccionando la flecha hacia atrás.
Ahora que tienes tu flujo, el paso final es incorporarlo a Microsoft Outlook. Así es cómo.
Paso 1: haga clic en el ícono + para agregar una acción.
Paso 2: en el cuadro de búsqueda, ingrese una consulta para Microsoft Outlook para reducir el alcance de las aplicaciones mostradas.
Paso 3: seleccione Office 365 Outlook si tiene una cuenta paga de 365 o Outlook.com si usa una cuenta gratuita.
Paso 4: haga clic en Enviar un correo electrónico (V2).
Paso 5: Ingrese las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar el correo electrónico, así como el asunto y el cuerpo del correo electrónico.
Paso 6: haga clic en Mostrar opciones avanzadas para incluir CC, BCC y archivos adjuntos y asignar importancia a su correo electrónico.
Paso 7: haga clic en Guardar para guardar los cambios.
Para asegurarse de que su correo electrónico programado funcione como debería en Outlook, puede ejecutar una prueba después de configurarlo. Así es cómo.
Paso 1: haga clic en Probar en la esquina superior derecha de la página para realizar una prueba de su nuevo flujo para enviar un correo electrónico recurrente en Outlook.
Paso 2: haga clic en Probar flujo manualmente.
Paso 3: haga clic en Guardar y probar.
Paso 4: haga clic en Ejecutar flujo. Debería recibir un mensaje que diga "su flujo se ejecutó correctamente".
Microsoft Power Automate se puede usar con otras aplicaciones de Microsoft 365. Por ejemplo, puede utilizar Power Automate para estar al tanto de sus menciones en X (anteriormente conocido como Twitter). También puedes usarlo para enviar mensajes recurrentes de Teams. Háganos saber sus casos de uso preferidos para Microsoft Power Automate en los comentarios a continuación.
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