Cómo hacer y usar plantillas de papel de Dropbox

Es posible que Dropbox no tenga el brillo de Microsoft Office o Google Drive. Pero puede convertirlo en un lugar de trabajo ágil en las nubes. Los terabytes de almacenamiento mantienen sus archivos seguros, pero ¿qué sucede si necesita un documento para unir todo? 

Dropbox Paper es la herramienta de colaboración de documentos que puede ayudarte a crear una base de conocimientos completa. Las plantillas son una ayuda adicional para ayudar a poner en marcha su trabajo.

Las plantillas de Dropbox Paper, como todas las plantillas, son componentes básicos prediseñados que ahorran tiempo. También puede convertir cualquier documento en una plantilla con un solo clic. Entonces, exploremos ambos procesos y apreciemos lo fácil que lo ha hecho Dropbox.

Cómo elegir plantillas de papel prediseñadas en Dropbox

Dropbox tiene una buena selección de plantillas prediseñadas. Estas plantillas son adecuadas para las industrias y sus requisitos diarios. Algunas plantillas, como las plantillas de notas de reuniones, son versátiles y estándar en cualquier colección de plantillas. Puede elegir una plantilla y agregar su propio contenido o incluso modificar el diseño para que se ajuste a sus necesidades.

Aquí se explica cómo iniciar un documento con una plantilla.

1. Abre Dropbox Paper .

2. En la pantalla de inicio, vaya a la derecha y en lugar de hacer clic en Crear nuevo documento , seleccione Crear con plantillas .

3. Se abre una ventana desplegable que muestra una selección de tres plantillas predeterminadas (Lluvia de ideas, Nota de la reunión, Plan del proyecto). Puede optar por utilizar cualquiera de las plantillas con un solo clic en las miniaturas e iniciar su documento.

4. La ventana de plantillas muestra todas las plantillas. Haga clic en la flecha desplegable junto a Todos y podrá filtrar las plantillas que posee o las que sus colaboradores compartieron con usted. Cualquier plantilla que hagas también aparecerá aquí.

5. Como todas las plantillas, este documento también es solo un modelo. Puede personalizarlo según sus necesidades cambiando cualquier campo, encabezado o texto de marcador de posición. Una vez que termine el documento, muévalo a una carpeta designada.

Dropbox también tiene una biblioteca de plantillas de papel con una selección bien categorizada de otras plantillas. Profundice hasta el que desee pasando por las categorías. Haga clic en la miniatura de la plantilla que desee y elija Usar plantilla para comenzar su documento.

Cómo hacer tu propia plantilla a partir de un documento en blanco

Puede convertir cualquier documento en blanco en una plantilla. Diseña el documento y formatéalo con las herramientas que te proporciona Dropbox.

Dar formato a una plantilla de Dropbox Paper es lo mismo que dar formato a un documento. Puede agregar tablas, líneas de tiempo, medios, bloques de código, etc. a su plantilla. Incluso puede agregar texto de marcador de posición que puede actuar como etiquetas para describir lo que otra persona puede completar en los campos o espacios en blanco. Recuerda, Dropbox guarda todos los cambios automáticamente.

Luego simplemente abra el menú Más (los tres puntos horizontales) en la parte superior derecha y haga clic en Plantilla en el menú desplegable. 

Se crea la plantilla y aparecerá un encabezado de Plantilla de edición en la parte superior de la página. Una vez que haga la plantilla, cualquier cambio que haga en esta no afectará su documento original. 

Incluso puede agregar texto de marcador de posición seleccionando el texto haciendo clic en el icono de texto en el menú de formato.

Sugerencia: también puede considerar el documento Tareas pendientes y convertirlo en una plantilla. La tarea pendiente está oculta hasta que haces clic en el botón Mostrar tareas pendientes en la parte superior derecha. Una vez que lo muestre, puede trabajar en él como un documento normal e incluso convertirlo en parte de otro documento. Pero para que sea más útil, realice cualquier cambio y conviértalo en una plantilla.

Por ejemplo, puede convertirlo en una lista de verificación que puede usar para revisar un documento o un proyecto. Por supuesto, también tiene la opción de usar la plantilla Lista de verificación del equipo en la biblioteca.

Edición de plantillas de papel de Dropbox

Solo puede editar las plantillas que haya creado. Si desea editar una plantilla compartida creada por otra persona, cree un documento a partir de la plantilla. Luego, crea una plantilla para hacer tu propia copia.

Pero ahora, ¿qué sucede si ninguna de las plantillas integradas se ajusta a sus necesidades? Dropbox Paper facilita la creación de sus plantillas con solo unos pocos clics.

Compartir una plantilla de papel de Dropbox

Compartir una plantilla ayuda a todos los miembros del equipo a comenzar desde la misma base. Coloca el cursor sobre la plantilla que te gustaría usar y haz clic en el icono de edición (parece un lápiz). Haz clic en Compartir .

También puede invitar a colaboradores a trabajar con usted en una nueva plantilla. El flujo de trabajo es el mismo que para cualquier documento compartido antes de crear una plantilla.

Cree plantillas de papel de Dropbox desde la aplicación móvil

No tienes que estar atado al escritorio. Usa la aplicación móvil dedicada de Dropbox Paper para crear y administrar tus documentos estés donde estés. El proceso es el mismo.

1. Abra Dropbox Paper en iOS o Android .

2. En la pantalla Examinar , haga clic en el signo más en la parte superior y elija una plantilla de la lista que aparece en la pantalla.

Todavía hay algunas limitaciones en la aplicación móvil. No puede acceder a la biblioteca de plantillas todavía. Además, falta el método para "plantillar" un documento. Con suerte, Dropbox lo incluirá en las próximas iteraciones de la aplicación.

Dropbox es más que almacenamiento en la nube

Dropbox es un destino favorito en las nubes. Ahorre tiempo y esfuerzo con la ayuda de estos consejos para usar Dropbox de manera más efectiva . La sutil elegancia de Dropbox Paper demuestra que se está convirtiendo en un paquete completo de productividad. Escribir sus documentos o colaborar en sus archivos es solo una forma de usar el espacio que tiene.