Cómo realizar un seguimiento de los cambios de un archivo de Google Doc

Cuando está trabajando en un documento con un equipo, ese archivo pasará por varios borradores. Pero, ¿y si te gustó un borrador anterior? Si acaba de reemplazar el texto antiguo con texto nuevo y no guardó un borrador de esa versión específica, puede considerarlo perdido. Pero no tiene por qué ser así, gracias a Google Docs.

Una de las muchas opciones útiles que tiene Google Docs es ver las diferentes versiones de un documento. De esa forma, si todavía te gusta cómo se creó un borrador anterior, aún puedes recuperarlo. Aquí hay dos formas en que puede ver diferentes versiones de su archivo de Google Docs.

Cómo usar el modo de sugerencia para ver ediciones

Con el modo de sugerencia, puede ver todas las ediciones que ha realizado su equipo en un color diferente para que pueda notar la diferencia más fácilmente. También verá una versión resumida de las modificaciones al costado, y puede aceptar o rechazar un cambio sugerido.

Para comenzar, haga clic en el ícono del lápiz en la parte superior derecha y elija la opción Sugerencias.

Una vez que elija esta opción, verá un breve mensaje que le informará que la opción de sugerencias se ha habilitado. Si alguna vez desea cambiar a otra opción, haga clic en el lápiz verde. Esta opción le permite hacer exactamente eso, sugiera. Todo el texto que agregue no cambiará la versión original. Si alguna vez desea cambiar una sugerencia, simplemente haga clic en y el cursor comenzará a parpadear.

Cómo revisar la sugerencia de edición en Google Docs

Cuando llega el final del día, es hora de revisar esas sugerencias. Haga clic en la pestaña Herramientas en la parte superior y haga clic en Revisar sugerencias . Verá opciones para aceptar o rechazar las sugerencias. No verá una lista de sugerencias allí; Google Docs resaltará directamente en el documento donde se encuentra la sugerencia.

Puede moverse a través de la edición sugerida haciendo clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. Sabrás que lo eres, ya que Google Docs resaltará el lugar en el que te encuentras. Al elegir Vista previa Aceptar todo, verá todas las ediciones sugeridas en el documento, y todo lo que tiene que hacer para aceptarlas todas es hacer clic en el botón azul grande Aceptar todo.

Cuando elige la opción Vista previa Denegar todo, todas las sugerencias desaparecerán del documento. Para finalizar, simplemente haga clic en el botón Rechazar todo. Si ya aceptó o rechazó las sugerencias pero se arrepintió de haberlo hecho, puede regresar haciendo clic en la flecha hacia atrás para realizar nuevos cambios.

Historial de versiones

También puede ver diferentes versiones de su archivo yendo a:

• Archivo
• Historial de versiones
• Ver historial de versiones

A la derecha, verá todas las diferentes versiones del archivo. Haga clic en los puntos y podrá nombrar esa versión específica o hacer una copia de ella. También verá cosas como la última fecha y hora de edición. Aquí es donde encontrarás la opción para restaurar esta versión, pero también la verás en un gran botón azul en la parte superior.

También verá los nombres de todos aquellos que editaron el archivo en una fecha específica. Al habilitar Solo mostrar versiones nombradas, puede encontrar rápidamente las versiones que ha nombrado. Todos los demás serán eliminados pero no borrados.

Para hacer un comentario sobre una sugerencia que haya hecho, resalte el texto que desea comentar y haga clic en la opción Comentar. Será el último de la lista. Para realizar cambios en su comentario , haga clic en los puntos a la derecha y elija Editar. También puede vincular a este comentario y eliminarlo si cambia de opinión mientras esté allí.

Para responder a un comentario de un compañero de equipo, haga clic en el comentario. Ingrese su texto y haga clic en el botón Responder o Resolver. Cuando esté listo para descargar su archivo, vaya a Archivo > Descargar , puede elegir entre una gran variedad de formatos.

Puedes elegir entre:

• Palabra
• Formato de documento abierto
• Formato de texto Rick
• PDF
• Texto sin formato
• página web
• EPUB

Androide

Para hacer lo mencionado anteriormente pero en tu dispositivo Android, deberás acceder a diferentes opciones . Para sugerir una edición y ver las dos versiones, toque el lápiz en la parte inferior derecha , pero antes de comenzar a escribir, toque los puntos en la parte superior derecha y elija la opción Sugerir cambios .

Al igual que en el escritorio, todo lo que sugiera estará en un color diferente.

Cómo comentar en un archivo de Google Docs – Android

Si tienes algo que decir, dilo. Puede comentar el archivo de Google Docs en su dispositivo Android manteniendo presionada la palabra o frase que desea comentar, seguida de los puntos. Ahora debería ver la opción Agregar comentario.

Sabrás dónde está tu comentario ya que estará resaltado. Para ver tu comentario y otros, tócalo. Elija Ver comentario, y debería ver lo que escribió. Puede editar, eliminar u obtener un enlace para compartir para el comentario tocando los puntos. Si se solucionó el problema detrás del comentario, puede tocar la opción Resolver para que desaparezca.

Si tocó accidentalmente la opción de resolución, verá ( durante unos segundos ) la opción de deshacer. Tóquelo para volver a abrir el comentario. Deberías ver un mensaje cerca del comentario de que lo has abierto tú. Para ver otros comentarios, toque las flechas para avanzar y retroceder.

Asegúrese de estar seguro de la sugerencia que hará, ya que el autor o los autores recibirán una notificación por correo electrónico para cada sugerencia. Incluso si cambias de opinión, todavía lo entienden. Si usted es el autor y no desea recibir una notificación por cada pequeña sugerencia, puede desactivarla yendo a la configuración de Google Drive:

• Ir a Configuración
• Notificaciones
• Desmarcando la casilla de ambas opciones

Cómo compartir un documento de Google Docs

Pensaste que lo tenías todo editando el documento y recuerdas que olvidaste agregar a alguien. Para compartir su archivo de Google Docs, haga clic en el botón azul Compartir en la parte superior derecha.

Haga clic donde dice Agregar personas y grupos y agregue su contacto. Recuerde otorgar permisos de edición a ese contacto haciendo clic en el menú desplegable a la derecha. Asegúrate de elegir la opción de edición.

Cómo cambiar los permisos de edición en Google Docs

Si alguien se ha ganado que lo eliminen de un documento, puede hacer clic en el botón compartir. Debajo de la opción para agregar a alguien, verá todos los usuarios que ya ha agregado.

A la derecha, verá un menú desplegable donde puede elegir otra opción.

También tendrá la opción de un enlace donde cualquier persona con el enlace puede acceder al archivo o solo las personas que haya agregado. Verás opciones para cambiar esta configuración o copiar el enlace para compartir. Al hacer clic en la rueda dentada, puede cambiar configuraciones como:

• Los editores pueden cambiar los permisos y compartir.
• Los espectadores y comentaristas pueden ver la opción de descargar, imprimir y copiar.

Conclusión

Al ver los cambios, el archivo pasa, puede ver si los cambios mejoraron el documento. Los comentarios también pueden ser constructivos para mejorar un archivo y ahora sabe cómo puede agregarlos o modificarlos. ¿Trabaja con frecuencia con otros en documentos en Google Docs o rara vez? Comparta sus pensamientos en los comentarios a continuación y no olvide compartir el artículo con otros en las redes sociales.