Cómo tomar notas de reuniones en Microsoft Teams

A estas alturas, sabemos que los servicios de colaboración por video llegaron para quedarse y que aplicaciones como Microsoft Teams han estado a la vanguardia para ofrecer soluciones de conferencias remotas con varios usuarios que dependen de ellas a diario. Si bien las videollamadas son el aspecto principal de cualquier servicio de conferencias, hay muchas otras cosas que contribuyen a que su trabajo sea más conveniente y fácil. 

Una de esas características es la capacidad de tomar notas durante una reunión y acceder rápidamente a ella en cualquier momento en el futuro. En esta publicación, lo ayudaremos a comprender cómo las Notas de reunión en Microsoft Teams son útiles y cómo puede comenzar a usarlo. 

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Contenido

• ¿Por qué tomar notas de la reunión en Microsoft Teams?
• ¿Quién puede usar Meeting Notes en Microsoft Teams?
• Cómo tomar notas de reuniones en Microsoft Teams
  • Antes / después de una reunión
  • Durante una sesión de reunión
• Cómo acceder a sus notas después de una reunión

¿Por qué tomar notas de la reunión en Microsoft Teams?

Aunque puede usar el Bloc de notas de su computadora o las aplicaciones de notas adhesivas para cubrir los procedimientos de una reunión, es posible que le resulte difícil cambiar entre ambas aplicaciones cuando hay una reunión en curso o buscar una nota específica que apunte directamente a la discusión que tomó lugar en una reunión. 
Aquí es donde entra en juego la opción Notas de la reunión. Microsoft Teams tiene una opción nativa de notas de reunión que le permite crear notas para una reunión en particular mientras está en progreso. Puede capturar lo que sucede en una reunión o compartir sus propios pensamientos u opiniones sobre una discusión específica dentro de las notas de la reunión que se crean. 

Las notas de la reunión que cree serán visibles y accesibles para otros miembros de la reunión, lo que facilitará el análisis y la comparación de las diferentes tomas de cualquier debate. Estas notas se pueden compartir fácilmente a través de enlaces que cualquier participante de la reunión puede utilizar para acceder rápidamente a las notas de la reunión sin tener que buscar una manualmente. 

¿Quién puede usar Meeting Notes en Microsoft Teams?

Si bien capturar las notas de la reunión en Microsoft Teams es fácil, la capacidad de acceder a ellas depende de algunos factores:

• Los participantes de una reunión pueden iniciar o acceder a las notas de la reunión solo si están presentes en la misma organización que el organizador o el anfitrión de la reunión. 
• Solo se puede acceder a las notas de la reunión dentro de las reuniones en las que solo hay hasta 100 participantes. Aunque el tamaño estándar de las reuniones de Teams es de 350 participantes, tendrá que restringir la discusión a solo 100 si desea usar las notas de la reunión para una sesión determinada. 
• Los participantes que ingresaron a la reunión antes de que se tomaran las notas de la reunión tendrán acceso a las notas directamente. Aquellos que ingresen a la reunión después de que se hayan creado las notas de la reunión, deberán solicitar acceso a las notas. Cuando lo hagan, el organizador de la reunión recibirá un correo electrónico pidiéndole que apruebe el acceso a las notas para las personas que lo hayan solicitado.

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Cómo tomar notas de reuniones en Microsoft Teams

La capacidad de crear notas de reunión estará disponible antes, durante y después de una reunión en Microsoft Teams. Siga los pasos a continuación para comenzar a tomar notas de la reunión en ambos escenarios. 

Antes / después de una reunión

Nota : Puede tomar notas de la reunión antes de una reunión cuando la reunión se crea de forma privada y no dentro del canal de un equipo. Las notas que desea crear después de una reunión en la que aún no se han creado pueden hacerse también dentro de sus hilos de chat privados y no dentro de un canal. 

Para tomar notas de la reunión antes o después de una reunión, abra el cliente de escritorio de Microsoft Teams y haga clic en la pestaña Chat de la barra lateral izquierda y seleccione una de las reuniones en las que desea tomar notas. 

Cuando la conversación se cargue en el panel de la derecha, haga clic en la pestaña 'Notas de la reunión' en la parte superior. 

Nota : La pestaña 'Notas de la reunión' en la parte superior no aparecerá dentro de los canales en los que no haya creado ninguna nota de la reunión antes. Sin embargo, puede agregar más secciones a las notas que ya ha creado. 

Dentro de las notas de la reunión, seleccione la opción 'Tomar notas'.

Ahora, puede crear sus notas agregando un título y sus pensamientos y discusiones en una sección que aparece.

Puede agregar más notas aquí haciendo clic en el ícono '+' debajo de una sección. 

Durante una sesión de reunión

Para tomar notas de la reunión dentro de una reunión, primero debe ingresar a una reunión en Microsoft Teams. Cuando esté dentro de la pantalla de la reunión, haga clic en el icono de 3 puntos en la parte superior donde accede a otros controles de la reunión. 

Cuando aparezca un menú desplegable en la pantalla, seleccione la opción 'Notas de la reunión'. 

Esto abrirá la barra lateral de Notas de la reunión en el lado derecho. Aquí, haga clic en el botón 'Tomar notas' a continuación. 

Ahora volverá a la ventana de Microsoft Teams con su canal actual abierto. Dentro de esta ventana, debería ver una nueva pestaña 'Notas de la reunión' en la parte superior, si no se creó antes. 

Aquí, puede cubrir los procedimientos de su reunión dándole un título y luego mencionar los objetivos, notas y elementos procesables debajo del título.

Puede crear tantas notas como sea posible agregando nuevas secciones con más información haciendo clic en la opción 'Agregar una nueva sección aquí'.

Todas sus notas ahora serán visibles y accesibles para los demás presentes en la reunión. 

Cómo acceder a sus notas después de una reunión

Los participantes que tienen acceso a las notas de la reunión pueden ver todas las notas creadas por otros dentro de la reunión. Hay tres formas de acceder a las notas de la reunión en Microsoft Teams: dentro de su canal de Teams, dentro del calendario de Teams o dentro de la pestaña Wiki de un canal en la parte superior. 

Ver notas dentro del canal de Teams 

La forma más fácil de acceder a sus notas es dentro del canal de su equipo, ya que estarán visibles junto con la sesión de la reunión dentro del canal. Para ver las notas de la reunión, haga clic en la pestaña Equipos de la izquierda, seleccione su Equipo y luego seleccione el canal donde se crearon las notas.

Dentro de este canal, desplácese hacia arriba o hacia abajo hasta la reunión donde se tomaron notas. Cuando ubique la reunión específica, haga clic en el ícono Clip en la esquina superior derecha dentro del cuadro de la reunión. 

Los equipos ahora expandirán la reunión y podrá ver las notas que hizo en una reunión en particular en el texto "Notas creadas para esta reunión" debajo de la marca de tiempo "Reunión iniciada" dentro del hilo del canal. Para ver estas notas, haga clic en la opción 'Mostrar notas en pantalla completa' dentro del cuadro de reunión expandido. 

Ahora debería poder ver las notas aparecer directamente dentro de la pestaña 'Notas de la reunión'. 

Ver notas dentro de la barra de pestañas de Teams Channel

Otra forma de acceder a las notas de la reunión que se crearon dentro de una reunión de canal es dentro de la barra de pestañas del Canal en la parte superior. Para llegar aquí, haga clic en la pestaña Equipos a la izquierda y luego seleccione Equipo> Canal donde se crearon sus notas desde la barra lateral Equipos a la izquierda. 

Cuando se cargue el hilo del canal del equipo, puede hacer clic en la pestaña 'Notas de la reunión' en la parte superior. 

Esto debería abrir la pestaña Notas de la reunión y ahora debería poder ver todas las notas creadas en este canal específico. 

Ver notas dentro de los chats privados

Si tuvo una reunión privada con alguien en Microsoft Teams, puede acceder a las notas que se crearon durante esta reunión dentro de sus hilos de conversación en Microsoft Teams. Para acceder a estas notas de la reunión privada, haga clic en la pestaña 'Chat' a la izquierda y abra el evento de la reunión en el que usted u otra persona en la reunión creó notas desde la barra lateral de Chat en el lado izquierdo. 

Cuando se abre el evento de la reunión, puede ver las notas que se crearon durante la sesión haciendo clic en la pestaña 'Notas de la reunión' en la parte superior. Ahora debería ver todas las notas que se crearon en este evento de reunión seleccionado en la pantalla actual. 

Eso es todo lo que hay que saber sobre las notas de las reuniones en Microsoft Teams. 

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