Cómo usar MyAnalytics en Office 365 para administrar mejor su tiempo cuando trabaja de forma remota

Para utilizar Microsoft Analytics:

Inicie MyAnalytics desde Office.com.

Vea sus estadísticas en Focus, Wellbeing, Network y Collaboration.

Trabajar desde casa puede ser un desafío, especialmente cuando todo el hogar está presente. La gestión eficaz del tiempo es fundamental si quiere pasar el día manteniendo un equilibrio razonable entre el trabajo y la vida.

MyAnalytics de Microsoft es un miembro menos conocido de la familia Office 365. MyAnalytics puede proporcionar información que lo ayude a comprender cómo está gastando su tiempo. Realiza un seguimiento de su actividad y compromisos dentro de otras aplicaciones de Office 365 y luego analiza cómo puede mejorar su enfoque, bienestar, redes y colaboración.

MyAnalytics no está disponible en todos los planes de Office 365 y un administrador puede deshabilitarlo. Si está disponible, aparecerá en el selector de aplicaciones en Office.com (es posible que primero deba hacer clic en "Todas las aplicaciones").

La página de inicio de MyAnalytics desglosa sus estadísticas actuales en las cuatro secciones principales de la aplicación: Enfoque, Bienestar, Red y Colaboración. Al maximizar su efectividad en las cuatro áreas, puede aumentar sus posibilidades de trabajar de manera productiva y al mismo tiempo poder relajarse y descansar al final del día.

Atención

La sección de Enfoque evalúa cuánto tiempo de enfoque está obteniendo durante el día. El tiempo de concentración se refiere al tiempo libre de distracciones en el que está trabajando profundamente y con la máxima productividad.

MyAnalytics identifica sus períodos de tiempo de enfoque al observar cuánto tiempo de calendario tuvo, menos sus períodos de "Colaboración". Una colaboración se cuenta como cualquier llamada que realice, correo electrónico que envíe o reunión en la que participe. Los eventos en su calendario sin asistentes no se consideran una colaboración.

MyAnalytics muestra un gráfico de barras que muestra cuánto tiempo de concentración ha tenido durante el último mes. Si las barras verdes no son lo suficientemente altas, es posible que esté pasando demasiado tiempo lidiando con las distracciones. MyAnalytics puede ayudar al programar automáticamente un espacio de enfoque de 1 a 2 horas en su calendario, asegurando que tenga el espacio que necesita para hacer el trabajo.

Bienestar

El bienestar considera tu vida fuera del trabajo. Las notificaciones en tiempo real son una de las características distintivas de la era digital, pero también pueden ser una de las mayores amenazas para el tiempo libre.

MyAnalytics muestra la frecuencia con la que realiza horas extraordinarias o responde a un correo electrónico del trabajo fuera de horario. Completar cualquier "actividad importante" después del trabajo o durante el fin de semana hará que pierda uno de sus "días tranquilos".

Trabajar horas extras con regularidad o revisar las alertas de trabajo puede ser un factor importante para el estrés y el agotamiento. MyAnalytics puede ayudarlo a visualizar la cantidad de tiempo adicional que está dedicando, lo que podría brindarle una imagen más clara de cómo se está manteniendo su equilibrio entre el trabajo y la vida.

Red

La pantalla Red muestra cómo interactúa con otras personas, ya sea dentro de su organización o externamente. Puede ver su relación con los contactos, cuánto tiempo dedica a colaborar con ellos y cuántas personas están activas dentro de su red.

Esto es especialmente útil para los vendedores, donde el tamaño de la red puede corresponder directamente al éxito de las ventas. En términos más generales, le ayuda a identificar con quién está hablando, lo cual es particularmente importante si es un líder de equipo. Si un miembro del equipo no ha estado activo en su red últimamente, puede ser el momento de enviar un mensaje amigable para ver cómo está progresando.

Colaboración

La colaboración es la sección final. Le permite ver cuánto tiempo pasa en reuniones, en el teléfono o respondiendo correos electrónicos.

MyAnalytics analiza la cantidad de llamadas, correos electrónicos y mensajes en los que ha participado durante el último mes. Luego, puede usar estos conocimientos para medir cuánto de su día dedica a colaborar con otros.

Es probable que las implicaciones de estas estadísticas dependan de su función dentro de su organización. Un vendedor o ejecutivo puede pasar gran parte de su tiempo colaborando con otras personas, mientras que se puede esperar que un escritor, diseñador o desarrollador utilice más tiempo de concentración. Recuerde siempre que los valores "ideales" para un individuo pueden verse radicalmente diferentes para otro.

Analizando tus patrones de trabajo

Si tiene problemas con el trabajo remoto, comience por pensar en cómo pasa el día. Luego, inicie sesión en MyAnalytics y consulte sus informes. Es posible que descubra que algunos pequeños cambios, como limitar el tiempo que dedica a los correos electrónicos, marcan la diferencia a la hora de aumentar la cantidad de trabajo que realiza.

Las secciones de MyAnalytics están intrínsecamente interconectadas y es importante encontrar un equilibrio entre ellas. Para maximizar las estadísticas de Focus, es probable que necesite una reducción en la colaboración; sin embargo, no es realista eliminar la colaboración por completo.

En su lugar, intente considerar, con la ayuda de MyAnalytics, cuánto tiempo de colaboración es necesario. Una solución fácil puede ser asignar algunas "horas límite" (como antes o después del almuerzo) para responder a los correos electrónicos, lo que le brinda un mayor espacio de tiempo para bloquear la productividad en la mañana o en la tarde.