Cómo utilizar Microsoft Access para crear una base de datos de servicio al cliente para su pequeña empresa

Cómo crear una base de datos de servicio al cliente en Microsoft Access

Para las pequeñas empresas que simplemente mantienen las cosas simples, puede usar Microsoft Access y la plantilla de Base de datos de servicio al cliente para realizar un seguimiento de las asignaciones, la prioridad, el estado, los clientes y las resoluciones, y más. Así es cómo.

Abra Access y luego haga clic en Nuevo. Verá una variedad de plantillas, pero estamos buscando una base de datos de servicio al cliente.

Haga clic en la base de datos de servicio al cliente para abrirla y luego haga clic en Habilitar contenido en la parte superior de la pantalla.

Agregue un nuevo caso haciendo clic en Nuevo caso y luego complete el formulario resultante. Hay espacios para el título del caso, los asignados, el cliente, la prioridad, las categorías, el estado y más.

A medida que complete los formularios, recibirá indicaciones emergentes para completar también la información del cliente y la información del empleado. Complete estos para simplificar las cosas.

Como parte de cualquier operación de una pequeña empresa, es probable que deba realizar un seguimiento de sus clientes. Por lo general, eso significa pagar por un sistema de base de datos de clientes de servicio al cliente como Streak CRM o Monday.com. Estos servicios son realmente excelentes, ya que a menudo son fáciles de usar y cuentan con una agradable interfaz gráfica de usuario. Sin embargo, ¿sabía que puede crear su propia base de datos con Microsoft Access? En la guía de Microsoft 365 de hoy, le mostraremos cómo.

¿Por qué crear una base de datos con Access?

Antes de comenzar, explicaremos por qué es posible que desee crear una base de datos de servicio al cliente con Access. La respuesta es bastante simple. Es fácil de hacer en solo unos pocos pasos, y todo estará preformateado con usted. Para las pequeñas empresas que simplemente simplifican las cosas, puede usarlo para realizar un seguimiento de las asignaciones, la prioridad, el estado, los clientes y las resoluciones. Si sus necesidades son más complejas, es posible que Access no haga el trabajo por usted, pero para necesidades más básicas, funcionará muy bien, ya que ya está incluido como parte de su suscripción a Microsoft 365.

Creando la base de datos de servicio al cliente

Para comenzar a crear la base de datos de servicio al cliente, deberá abrir Access y luego hacer clic en Nuevo. Verá una variedad de plantillas, pero estamos buscando una base de datos de servicio al cliente. Desplácese hacia abajo para encontrarlo y luego haga clic en él. Access creará la base de datos.

Una vez creado, querrá hacer clic en Habilitar contenido en la parte superior de la pantalla. Luego, puede comenzar a ingresar sus datos para los casos y sus clientes. Puede agregar un nuevo caso haciendo clic en Nuevo caso y luego llene el formulario resultante. Hay espacios para el título del caso, los asignados, el cliente, la prioridad, las categorías, el estado y más. A medida que complete los formularios, recibirá indicaciones emergentes para completar también la información del cliente y la información del empleado. Complete estos para simplificar las cosas.

Si solo está buscando administrar una lista de clientes o empleados con esta base de datos, querrá hacer clic en los botones Lista de clientes o Lista de empleados. Esto los abrirá en una nueva pestaña.

Centro de informes

A medida que completa más y más datos en la base de datos de servicio al cliente, es posible que tenga que querer filtrar o generar informes. Puedes hacer esto muy fácilmente. Hay botones de filtro para categoría, asignación y estado. Si elige estos campos, le darán la oportunidad de filtrar los datos exactos que podría estar buscando. También puede utilizar la función Abrir gráficos para producir informes útiles, como Casos abiertos por asignados a y Casos vencidos.

¡Access tiene mucho más!

Aunque acabamos de mencionar la base de datos de servicio al cliente en Access, hay mucho más que se puede usar y crear. Podrá crear un rastreador de llamadas, un rastreador de errores, un rastreador de inventario, un administrador de eventos y mucho más. Hay muchas plantillas para explorar en Access, así que compruébelo ahora y háganos saber lo que piensa en los comentarios.

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