Cómo utilizar Microsoft Planner para mejorar su flujo de trabajo

Microsoft Planner, una herramienta de gestión de proyectos, es similar a los servicios gratuitos o de pago como Trello o Asana. Planner, integrado directamente en Office 365, puede ayudarlo a reducir el caos en el trabajo y mejorar su flujo de trabajo. Así es cómo.

• Cree categorías para diferentes tareas en Planner con "cubos"
• Realice un seguimiento de las tareas en Planner configurando el progreso, las fechas, agregando detalles en las tarjetas y más
• Use filtros o agrupe por función para ayudarlo a seleccionar las tareas que importan
• Pruebe gráficos para obtener una visión analítica de su progreso

Si su lugar de trabajo o empresa está suscrito a Microsoft Office 365 , existen muchas herramientas excelentes que puede aprovechar para mejorar su eficiencia. Ya hemos abordado algunos de estos, incluidos Teams , Outlook , OneDrive y OneNote . Sin embargo, ahora es el momento de centrar nuestra atención en Microsoft Planner.

Planner, una herramienta de gestión de proyectos, es similar a los servicios gratuitos o de pago de Trello o Asana. No tiene costo adicional y está integrado directamente en Office 365, y puede ayudar a su organización a realizar un seguimiento de las tareas importantes y mejorar los flujos de trabajo. Aquí encontrará más información sobre cómo lo usamos en CloudO3 y una guía sobre cómo también puede usarlo en su propio lugar de trabajo.

Crea categorías para diferentes tareas con "cubos"

En el corazón de la experiencia Planner se encuentran algunas cosas conocidas como "plan", "cubos" y "tablas". En primer lugar, un tablero es el hogar de su plan o lista de tareas. Una vez que cree un plan en Planificador con el botón (+) en la barra lateral, tendrá un nuevo tablero. A continuación, puede crear diferentes "cubos" dentro del tablero para organizar varios tipos de tareas.

Puede hacer esto presionando el enlace "Agregar nuevo depósito" en la parte superior del tablero. Aquí en CloudO3, usamos Planner para rastrear nuestra cobertura de noticias. También tenemos diferentes tableros para nuestros otros tipos de cobertura, incluidos Office 365 y How-Tos. Por lo general, también tenemos depósitos para ideas de historias, historias de noticias, DIBS, así como un depósito especial para que los editores marquen las historias completadas.

Una vez que haya agregado un depósito, hay un botón (+) separado debajo del nombre del depósito. Esto le permitirá crear una nueva tarjeta de tarea y establecer una fecha de vencimiento, o asignarla a un miembro del equipo. Tenemos más sobre eso a continuación.

Un vistazo a un tablero de muestra en microsoft planner

Realice un seguimiento de las tareas configurando el progreso, las fechas, agregando detalles en tarjetas y más

Hay muchas formas de aprovechar las tarjetas de tareas en Planner para mejorar su productividad. Puede usar el menú desplegable para moverlo a varios depósitos, cambiar su progreso y establecer la fecha de inicio y la fecha de vencimiento. También puede escribir una descripción para que sus colegas sepan en qué está trabajando. en. En aras de la simplicidad, incluso hay una lista de verificación, que puede ayudar a rastrear el progreso de lo que se haya asignado.

Aún mejor, también hay un botón "Agregar archivo adjunto" que puede usar para insertar archivos o enlaces que serán visibles en la propia tarjeta. A menudo usamos esta función aquí en CloudO3 para compartir enlaces a fuentes de cualquier artículo sobre el que estamos escribiendo.

Además, hay "etiquetas" de diferentes colores que se encuentran a lo largo del costado de cada tarjeta de tarea. Hay un total de seis disponibles y puede personalizar el nombre de cada uno. Esto hará que se pegue una etiqueta de color al costado de la tarjeta y ayudará a crear una señal visual de lo que significa la tarjeta. Para nosotros aquí en CloudO3, utilizamos etiquetas de "alta prioridad" y "baja prioridad".

Una tarjeta de muestra en microsoft planner

Use filtros o agrupe por función para ayudarlo a elegir lo que importa

A medida que agrega más y más tareas y listas de deseos al planificador, puede resultar difícil hacer un seguimiento de lo que está sucediendo. Afortunadamente, hay una función de filtro que puede ayudar. Disponible en la parte superior derecha de la ventana, esto le permitirá filtrar las asignaciones basándose solo en su nombre --- o el nombre de su compañero de trabajo.

Como alternativa, también puede utilizar la función "Agrupar por" para cambiar el aspecto de las listas de deseos. Esto le permitirá agrupar por la persona a la que está asignada la tarea, por el progreso o por fechas de vencimiento y etiquetas.

La opción "asignado a" en el grupo por

Pruebe gráficos para obtener una visión analítica de su progreso

El planificador puede complicarse a veces y (como jefe o gerente) es posible que no siempre pueda ver en qué se está trabajando y quién está en qué tarea específica. Afortunadamente, Microsoft tiene una pequeña característica integrada en Planner que puede ayudar.

En la barra de menú superior, junto al nombre del plan, verá un icono que parece un gráfico. Si hace clic aquí, lo cambiará a un modo de gráfico. Puede ver el estado total de los planes y más detalles sobre las tareas que se han iniciado, en curso, tardías o completadas. También puede ver la cantidad de tareas por depósito y la cantidad de tareas por miembro. También se puede ver una lista en el lateral, con todos los elementos de cubo disponibles.

Una función similar también está disponible para que cualquier miembro del equipo vea visualmente sus tareas en todos los planes y depósitos. Simplemente haga clic en el icono del círculo en la barra lateral izquierda para activar una página de descripción general. Obtendrá una vista visual de cuántas tareas le quedan y más.

Gráficos en planificador

¿Cómo utilizará Planner?

Como puede ver, Planner es una herramienta muy poderosa. Hay más de una forma en que puede usarlo para eliminar el caos y administrar mejor las tareas en su entorno de trabajo. Está integrado en Office 365 y puede obtener todo lo que necesita para administrar su equipo sin tener que preocuparse por tener que cambiar entre diferentes servicios o aplicaciones. ¿Crees que utilizarás Planner en tu empresa? Háganos saber en los comentarios a continuación.