Conviértase en un experto en las reuniones de Microsoft Teams con estas cinco mejores prácticas

Cuanto más tiempo pase en Teams, más importante será intentar aprovechar al máximo todas las funciones disponibles dentro del servicio. A continuación, se muestran algunas de esas características y las mejores prácticas de Teams.

Difuminar el fondo o utilizar imágenes de fondo:  esto ayuda a proteger su privacidad durante las reuniones al poner solo énfasis en su rostro.

Use un auricular para una mejor experiencia: Esto ayuda a garantizar que obtenga la mejor calidad de audio y micrófono durante una reunión.

Programe sus reuniones con Scheduling Assistant: esto asegura que usted y sus compañeros de trabajo estén en la misma página y que no haya conflictos de programación.

Tome notas de la reunión con la función de notas de la reunión en Teams: esta función integrada de Teams le ayuda a evitar tener que hacer malabares entre diferentes programas.

Grabe sus reuniones: con el permiso de su compañero de trabajo, esto le permite tener una copia de la reunión para referencia futura.

Ahora más que nunca, es probable que pase más tiempo en reuniones en Microsoft Teams. Sin embargo, cuanto más tiempo pasa en Teams, más importante se vuelve intentar aprovechar al máximo todas las funciones disponibles para usted, para que pueda tener una experiencia perfecta. A continuación, se muestran algunas de esas características y algunas de las mejores prácticas que puede aprovechar para que pueda convertirse en un experto en las reuniones de Microsoft Teams.

Práctica 1: difumina tu fondo o usa imágenes de fondo

La primera mejor práctica de nuestra lista es la más obvia y la más popular en la situación actual. Es decir, usar la capacidad de desenfocar su fondo en Team s o usar imágenes de fondo.

Con esta práctica recomendada, puede tener su reunión casi en cualquier lugar y disfrazar lo que suceda en el fondo a su alrededor. De hecho, gracias a la función, Teams solo pondrá énfasis en tu rostro y ocultará todo lo demás. Solo tenga en cuenta que utiliza inteligencia artificial y solo funciona con humanos. Por lo tanto, es posible que desee tener un poco de cuidado si sus amigos peludos están en segundo plano.

Hay algunas formas de desenfocar el fondo o usar una imagen de fondo en Teams. Puede hacer esto antes de la reunión o durante la reunión.

Antes de la reunión, en la pantalla para unirse, querrá hacer clic en el cuadro cuadrado a la izquierda de Micrófono de PC y Altavoces debajo de la transmisión de video. Desde allí, verá una opción para Configuración de fondo. Puede elegir el primero, que dice Desenfocar. O, si desea un fondo diferente, puede elegir uno de la lista. Su feed cambiará al fondo deseado, y cuando haya terminado, puede cerrar la ventana de configuración de Fondo con la X.

Para desenfocar su fondo durante la reunión, haga clic en los tres puntos (...) En la parte superior de la ventana de la reunión. Luego, desde allí, haga clic en Aplicar efectos de fondo. Luego puede elegir uno de la lista y hacer clic en Aplicar. 

Práctica 2: use un auricular para una mejor experiencia

El siguiente paso es una práctica que sus compañeros de trabajo podrían terminar apreciando: usar un auricular . Con esta práctica, terminará teniendo una llamada de mayor calidad en Teams. No tendrá que preocuparse de que sus compañeros de trabajo no lo escuchen o que usted no los escuche. A continuación, le mostramos cómo puede configurar uno en Teams.

Para usar un auricular con Teams, solo asegúrese de que esté enchufado o conectado a su dispositivo, ya sea a través de Bluetooth o del conector para auriculares. Una vez conectado, querrá asegurarse de que Teams esté configurado correctamente para los auriculares. Nuevamente, hay dos formas de hacer esto, ya sea antes de la reunión en la pantalla para unirse o durante la reunión desde el menú.

Antes de la reunión, puede configurar los ajustes haciendo clic en el botón Micrófono y altavoces de PC debajo de la transmisión de video. Una vez que lo hagas, verás la ventana emergente Configuración del dispositivo. Asegúrese de consultar las secciones de Altavoz y Micrófono. Haga clic en la flecha hacia abajo y elija sus auriculares de la lista para el altavoz y el micrófono. Luego, cierra la ventana con la X.

Durante la reunión, puede cambiar a su auricular haciendo clic en los tres puntos (...) En la parte superior de la pantalla y seleccionando Configuración del dispositivo. A partir de ahí, podrá elegir la misma configuración que describimos anteriormente. Cuando termine, cierre la ventana con la X.

Vale la pena señalar que aquí también puede usar la función Realizar una llamada de prueba para asegurarse de que todo funcione correctamente antes de dirigirse a una reunión.

Práctica 3: Programe sus reuniones

Una de las peores cosas de las reuniones es que se unan a una en el último minuto o en el segundo. Por eso, como práctica recomendada, sugerimos programar y ajustar sus reuniones. Puede hacer esto con el Asistente de programación en Microsoft Teams. He aquí un vistazo a cómo usarlo.

Primero, haga clic en el ícono de Calendario en la barra lateral de Teams. Desde allí, haga clic en la pestaña Asistente de programación en la parte superior. Desde esa pestaña, podrá programar una reunión en función de la disponibilidad de sus compañeros de trabajo. Puede agregar ubicaciones, asistentes y mucho más. Al agregar asistentes, sus compañeros de trabajo aparecerán como disponibles no disponibles o como desconocidos. El asistente extrae información del calendario de Outlook de su compañero de trabajo para completarlo. Verá una vista de programación, que muestra sus reuniones ya programadas en violeta. También puede desplazarse por los días y las horas para encontrar el momento adecuado para todos.

Related to this, is the ability to share a meeting agenda. You can do this so that your coworkers and everyone in the meeting will be on the same page. When creating a net meeting, you'll see this in the compose box. You'll be able to put your agenda here, and it will appear in the invite email.

Practice 4: Take meeting notes

What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?

This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.

Para usar la función, únase a la reunión como lo haría normalmente y luego haga clic en el botón (...) Más acciones, seguido de Notas de la reunión. A continuación, debería aparecer una ventana emergente de Notas de la reunión. Desde allí, querrá hacer clic en Tomar notas. Esto le dará acceso completo a una barra de herramientas de formato, con negrita, cursiva, resaltado y algunas otras cosas a las que está acostumbrado en Microsoft Word. También puede crear una nueva sección con el botón (+).

Cuando finaliza la reunión, puede acceder a sus notas desde el chat. Debería haber una opción que diga Mostrar notas en pantalla completa. Haga clic en él para ver las notas.

Práctica 5: Grabe sus reuniones (¡con permiso, por supuesto!)

El último en nuestra lista de mejores prácticas es grabar una reunión en Teams. Una de las peores cosas en las reuniones es cuando tienes que pedir constantemente a tus compañeros de trabajo que repitan las cosas una y otra vez porque no pudiste apuntar o tomar algunas notas. Bueno, si tiene el consentimiento de todas las partes en las reuniones, puede grabar una reunión en vivo, como sucede, para asegurarse de que pueda tener una copia de la reunión para referencia más adelante.

Para grabar una reunión, puede hacer clic en los tres puntos (...) En la parte superior de la pantalla, seguido del botón Iniciar grabación. A partir de ahí, verá un descargo de responsabilidad de que la reunión se está grabando. Puede ignorarlo, esto es solo por la seguridad de su compañero de trabajo. Cuando termine la reunión y esté listo para detenerse, puede hacer clic en el mismo menú y elegir Detener grabación.

Cuando finalice la grabación, recibirá un correo electrónico que le informará que está disponible en Microsoft Stream. Puede hacer clic en ese enlace en el correo electrónico para acceder a él e incluso descargar un archivo, para que pueda verlo sin conexión.

Mira nuestros otros consejos

Si bien el enfoque de este artículo ha sido algunas de las mejores prácticas para las reuniones de Teams, hay mucho más que saber sobre Microsoft Teams. Durante los últimos meses, hemos estado profundizando en Teams. Los temas incluyen cómo ejecutar múltiples instancias de Teams , cómo usar Bots , administrar notificaciones y mucho más. Consulte nuestro centro de noticias aquí para obtener más información y háganos saber si tiene algunos trucos y consejos de Teams por su cuenta enviándonos un comentario a continuación.