Google Tasks vs Google Keep: cuál es mejor

Google ha sorprendido a sus usuarios al lanzar primero la aplicación Google Tasks y ahora trasladar los recordatorios a la aplicación Google Tasks. Ahora tienen dos aplicaciones similares: Google Keep y Google Tasks para lo mismo: crear tareas pendientes. Pero, ¿Google Tasks es realmente tan similar a Google Keep? ¿Cuáles son las diferencias entre las dos aplicaciones? Encuentra la respuesta aquí.

Google Tasks y Keep se parecen bastante, pero existen diferencias significativas entre los dos en términos de diseño, funcionalidad y otras cosas. Empecemos.

La principal diferencia entre Google Tasks y Google Keep

Google Keep sirve esencialmente para crear diferentes tipos de notas con una funcionalidad adicional de listas, recordatorios y otras cosas que se esperan de una aplicación para tomar notas. Por otro lado, Google Tasks es una aplicación de gestión de tareas adecuada para crear y gestionar listas de tareas pendientes con la funcionalidad añadida de notas de texto.

Además, el Asistente de Google guardará sus listas, como listas de compras en Google Keep y recordatorios en Google Tasks. Considere Tasks como una aplicación de recordatorios para iPhone o Samsung. Es más una aplicación de gestión de tareas que una lista de tareas pendientes. Ahora, profundicemos en otras diferencias.

Disponibilidad multiplataforma

Ambas herramientas están disponibles en la misma cantidad de plataformas. Tienes Google Keep en  Android  e  iOS y como  extensión de Chrome . No tiene una aplicación para Windows o Mac pero se puede acceder a ella a través de su  versión web .

Del mismo modo, Google Tasks no tiene una aplicación para Windows o Mac. Está disponible en  Android  e  iOS . Tiene una  versión web  también. Google Tasks también forma parte de la aplicación de Google en Android y Google Calendar.

Funcionalidad en términos de recordatorios y listas

Historia: antes de comprender la diferencia en términos de recordatorios y listas de tareas pendientes, retrocedamos en la historia. Anteriormente, cualquier recordatorio que creara en Google Keep aparecía en Recordatorios en Google Calendar. Estos también se pueden crear desde el Asistente de Google. Sin embargo, los recordatorios de Google Tasks no aparecieron en Google Calendar. Además, las listas del Asistente de Google se guardaban en el propio Asistente de Google (o en cualquier aplicación de terceros). Tampoco se guardaron en Google Keep ni en Tareas.

Situación actual: Ahora las cosas han cambiado . Google almacenará las listas que cree desde el Asistente en Google Keep y ha trasladado todas las funciones relacionadas con recordatorios a Google Tasks. Ahora solo hay una aplicación para recordatorios: Google Tasks, a la que se puede acceder literalmente desde cualquier dispositivo de Google. Lo que eso significa es que cualquier recordatorio que cree desde el Asistente de Google, Google Home, Calendario, etc. aparecerá en Tareas de Google. Es más, incluso cuando alguien te asigne una tarea en Google Docs, la misma aparecerá en Google Tasks con un enlace a ese documento.

Ahora incluso Google Keep te permite crear recordatorios. Sin embargo, existe una gran diferencia en ambas aplicaciones cuando se trata de recordatorios. En primer lugar, se puede acceder a los recordatorios de Google Tasks desde el Asistente de Google e incluso desde Google Calendar. Por el contrario, los Recordatorios de Keep permanecerán solo en Keep y no aparecerán en Calendario ni en el Asistente de Google.

Además, Google Keep te permite crear recordatorios para toda la lista. No puede crear recordatorios para elementos individuales de la lista de tareas pendientes. Es todo lo contrario en Google Tasks, donde puedes configurar recordatorios para tareas individuales.

Por ejemplo, si tiene una lista de compras en Google Keep, debe configurar un recordatorio para toda la lista. Por el contrario, puedes configurar recordatorios individuales para cada elemento de la tarea de la lista de compras en Google Tasks.

Recordatorios basados ​​en la hora y la ubicación: Además, Keep te permite crear recordatorios basados ​​en la hora y la ubicación. Desafortunadamente, Google Tasks actualmente solo admite recordatorios basados ​​en tiempo. No puedes crear recordatorios basados ​​en la ubicación en Google Tasks. Afortunadamente, ambos admiten recordatorios recurrentes.

Consejo: consulte las mejores formas de configurar recordatorios en teléfonos Android.

Integración con Gmail, Google Calendar y otros productos de Google

Se puede acceder tanto a las notas como a las Tareas de Google Keep dentro de las distintas versiones web de productos de Google, como Gmail, Hojas de cálculo, Calendario, etc. Obtienen un lugar especial en el lado derecho de la barra de tareas de estos servicios, lo que facilita el acceso y uso desde en cualquier lugar.

Sin embargo, hay algunas diferencias. Básicamente, puede arrastrar y soltar correos electrónicos desde el navegador web de Gmail para crear nuevos elementos de tareas en Tareas. También obtienes un botón dedicado en cada correo electrónico individual para agregarlo como una tarea. Esto no está disponible para Google Keep. Sin embargo, puedes agregar notas de Google Docs o Slides to Keep. Simplemente seleccione el texto y elija Guardar para conservar.

Además, como se mencionó anteriormente, las Tareas de Google también aparecen en Google Calendar. También obtienes un espacio dedicado en Google Calendar para Tareas de Google. Simplemente haga clic en el botón Tareas en la parte superior del Calendario para acceder a Tareas de Google.

Consejo: sepa cómo compartir Google Calendar con otras personas.

Interfaz de usuario, organización y facilidad de uso

Interfaz de usuario y organización: desde la primera pantalla, hay una gran diferencia en el diseño de ambas aplicaciones. Mientras que Google Keep enumera notas y listas de tareas pendientes en formato de tarjeta en la pantalla principal, la aplicación Tareas muestra las tareas en formato de lista con los nombres de las listas en la parte superior. Estas tareas están ordenadas según el orden en que las creó. También puedes ordenarlos por fecha. Hablando de ordenar, no existe una forma adecuada de ordenar notas/listas en Google Keep. Tienes que reordenar manualmente las tarjetas arrastrándolas. Lo mismo ocurre con las tareas pendientes individuales. Tendrás que arrastrarlos manualmente para reordenarlos en una lista de notas.

Facilidad de uso : Al igual que con el resto de aplicaciones de tareas pendientes, podemos crear tareas con un solo toque en la aplicación Tareas de Google. Todo lo que necesitas hacer es tocar el botón Agregar tarea en la parte inferior e ingresar tu tarea. Eso es todo. Una vez creada, puede mover fácilmente tareas entre listas. En Google Keep, primero debemos encontrar nuestra lista en el diseño desordenado de Google Keep. Luego podemos agregar nuevos elementos de la lista tocando la etiqueta + Elemento de la lista. Básicamente, Google Keep se trata de listas y no de tareas adecuadas. En ambas aplicaciones, las tareas completadas o los elementos de la lista se mantienen al final de una nueva lista.

Además, puede realizar acciones directamente sobre las tareas desde la propia pantalla principal de Google Tasks. Sin embargo, primero deberá abrir la nota para completar una tarea pendiente en Google Keep.

Consejo: conozca la diferencia entre Google Keep y Microsoft To-Do.

Jerarquía, listas múltiples y notas

Múltiples listas: la aplicación Google Tasks te permite crear y cambiar fácilmente entre múltiples listas. También puedes nombrarlos. También puedes mover tareas entre varias tareas con solo un toque. Curiosamente, puedes iniciar una tarea para agregarlo a la lista de Destacados desde donde podrás acceder a él rápidamente. Por otro lado, si bien puedes crear varias listas en Keep, es complicado cambiar entre ellas. Tampoco puede mover tareas individuales de una lista a otra ni crear tareas destacadas.  

Usar varias listas en Google Keep es una tarea importante en sí misma. Sin embargo, puede simplificar el proceso de organización utilizando etiquetas y códigos de colores. Estas dos funciones no están presentes en Google Tasks.

Jerarquía: cuando se trata de jerarquía, ambas admiten subtareas. Es decir, debajo de cada tarea pendiente, puede crear subtareas. Cuando marca la tarea principal como completa, todas las subtareas se marcarán como completas.

Notas dentro de una lista: puede agregar notas a las tareas en Google Tasks. Esto no es posible en Google Keep, donde no se pueden agregar notas a las listas de tareas pendientes. Es una lista de tareas pendientes en Google Keep o una nota.

Consejo: sepa cómo crear subtareas en Google Keep.

Compartir y colaborar

Google Keep te permite compartir tus notas (incluidas listas) con otras personas. Luego puede editar o agregar nuevos elementos en las listas en tiempo real. Esto es posible utilizando la función Colaboración en Google Keep. Actualmente, Google Tasks no permite compartir ni colaborar.

Google Keep versus Google Tasks: cuándo usarlo

Anteriormente, cuando Google lanzó inicialmente la aplicación Google Tasks, la pregunta era "¿Deberías cambiar a Google Tasks?". Sin embargo, ahora la pregunta ha cambiado a "¿Qué aplicación usar entre Google Keep y Tasks para la gestión de tareas?" o cuándo usar cada aplicación, ya que suenan similares.

La respuesta básicamente radica en su caso de uso. Si desea una aplicación decente para tomar notas con la funcionalidad adicional de listas de tareas pendientes (y que también se pueda compartir), Google Keep es la opción correcta. Sin embargo, si buscas algo para gestionar las tareas diarias con la funcionalidad adicional de notas, entonces Google Tasks es una mejor opción.

Además, si utiliza el ecosistema de Google para crear recordatorios, ya no tendrá la opción de ignorar las Tareas de Google, ya que los recordatorios ahora funcionan únicamente desde Tareas de Google. Así que prácticamente tendrás que utilizar ambos servicios, especialmente si utilizas el Asistente de Google. Y eso se debe a que las listas del Asistente de Google se guardan en Google Keep y los recordatorios se guardan en Google Tasks.

Y no hay nada malo en eso. Puede utilizar Google Keep para tomar notas sencillas y listas de tareas pendientes, mientras que Google Tasks para gestionar tareas. La mejor parte es que no necesitas instalar la aplicación Google Tasks en tu teléfono. También puedes acceder a las tareas o recordatorios de Google Tasks en Google Calendar.

Resumen

Para simplificarlo, aquí hay un resumen y algunos ejemplos de Google Keep y Tasks.

• Google Keep se puede utilizar para tomar notas rápidas, guardar imágenes y crear listas de tareas sencillas, como comestibles y cosas por hacer.
• El Asistente de Google usa Google Keep para guardar notas y listas de tareas, incluidas las listas de compras
• El Asistente de Google usa Google Tasks para guardar recordatorios.
• Utilice Google Tasks para crear tareas pendientes o tareas si desea que se muestren en Google Calendar.
• Utilice Google Tasks para una gestión adecuada de las tareas cuando necesite mover tareas entre listas.
• Utilice recordatorios de Google Keep para recordatorios basados ​​en la ubicación.
• Tanto Google Tasks como Google Keep admiten recordatorios repetidos.
• Utilice Google Keep para compartir listas con su pareja, compañero de trabajo o cualquier otra persona.
• Google Tasks no se integra con Google Keep ni viceversa.

Consejo : conozca la diferencia entre la aplicación Tareas de Google y Recordatorios en iPhone.

Haga el mejor uso de las aplicaciones

Ahora que conoce la diferencia entre Google Tasks y Keep y ha decidido cuál usar y para qué propósito, debe obtener más información sobre cada aplicación. Consulte las mejores formas de organizar notas en Google Keep . Además, sepa cómo utilizar Google Tasks como un profesional.