Cómo configurar fuera de la oficina en Gmail

Si usa clientes de correo electrónico comunes en un entorno corporativo como Outlook, probablemente esté acostumbrado a configurar su respuesta de fuera de la oficina . ¿Sabía que también puede configurar respuestas fuera de la oficina en Gmail?

Dado que la mayoría de las personas usan Gmail como su cuenta de correo electrónico personal, puede ser útil informar a las personas cuando está de vacaciones o de vacaciones.

Hacer esto es bastante simple en Gmail, pero el proceso es ligeramente diferente al que podría estar acostumbrado en Outlook. En este artículo, aprenderá cómo configurar fuera de la oficina en Gmail, cómo deshabilitarlo y lo que la gente puede esperar de usted cuando lo tenga habilitado.

Cómo configurar fuera de la oficina en Gmail

Si está a punto de irse de vacaciones por un tiempo y desea alertar a las personas que es posible que no pueda responder a su correo electrónico tan rápido como de costumbre, una respuesta de fuera de la oficina es el camino a seguir.

Para comenzar con los pasos a continuación, primero inicie sesión en su cuenta de Gmail.

1. Seleccione el icono de configuración de engranajes en la esquina superior derecha de su cuenta de Gmail.

2. Seleccione Ver todas las configuraciones en la parte superior de la lista de configuraciones.

3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Respondedor de vacaciones en la parte inferior. Cambie la configuración a Respondedor de vacaciones en .

4. Seleccione el primer día de sus vacaciones. Escriba la línea de asunto y el mensaje que le gustaría responder automáticamente cada vez que las personas le envíen un correo electrónico.

Tenga en cuenta las siguientes opciones cuando complete este formulario.

• No es necesario que habilite y seleccione un Último día , pero es una buena idea hacerlo para no olvidar dejar habilitado el Respondedor de vacaciones.
• De manera predeterminada, el campo del mensaje usa un editor de formato enriquecido donde puede usar la barra de formato para dar formato al texto del mensaje. Si selecciona Texto sin formato encima del campo del mensaje, el formato cambiará a texto sin formato.
• Seleccione Solo enviar una respuesta a las personas en mis contactos si desea dirigir las respuestas automáticas del respondedor de vacaciones solo a las personas que ya conoce e ignorar a todas las demás. Esta es una buena idea si no quiere que los extraños sepan que está fuera de casa por un período prolongado. 

5. Seleccione Guardar cambios para habilitar el Respondedor de vacaciones.

Cómo desactivar fuera de la oficina en Gmail

Hay dos formas de desactivar el Respondedor de vacaciones. Mientras esté habilitado, verá un mensaje en la parte superior de su bandeja de entrada sobre el estado del respondedor.

Puede seleccionar Finalizar ahora para apagar el respondedor al instante. Esta es una forma rápida de desactivarlo sin tener que buscar de nuevo en la configuración de Gmail para modificar la configuración del respondedor.

Sin embargo, si prefiere deshabilitar la respuesta de vacaciones en la configuración de Gmail, puede seleccionar Configuración de vacaciones en el mensaje de notificación o puede volver a la ventana Configuración de Gmail.

Desplácese hacia atrás hasta la parte inferior del menú Configuración de Gmail para encontrar nuevamente la sección Respondedor de vacaciones .

Seleccione Respuesta automática desactivada para desactivar la respuesta automática. 

Nota: no tendrá que hacer esto si configuró el campo Último día en la fecha de finalización de sus vacaciones. El respondedor de vacaciones se desactivará automáticamente después de esta fecha.

Pero si desea desactivar el Respondedor de vacaciones antes de la configuración del último día, el procedimiento anterior funcionará.

Cómo funciona el Respondedor de vacaciones de Gmail

Tenga en cuenta que, dado que solo puede ingresar las fechas de inicio y finalización para el respondedor de vacaciones, las horas se configuran automáticamente por correo electrónico.

• Fecha de inicio Hora: 12:00 a.m. medianoche
• Fecha de finalización Hora: 23:59

Si prefiere que la hora comience a la medianoche anterior al día de inicio de sus vacaciones, configure la Fecha de inicio un día antes del inicio de sus vacaciones.

Las personas que te envíen correos electrónicos mientras hayas habilitado el Respondedor de vacaciones verán el siguiente comportamiento en tu cuenta de Gmail.

• Las personas verán tu respuesta automática la primera vez que te envíen un mensaje. Si te envían un mensaje nuevamente, no se enviará la respuesta automática.
• Si pasan cuatro días y la misma persona le envía un mensaje, la respuesta automática se activará nuevamente.
• Si edita su respuesta de vacaciones, el temporizador comienza de nuevo y cualquier persona que le envíe un mensaje por primera vez después de la edición obtendrá una respuesta automática.
• Gmail es lo suficientemente inteligente como para no responder automáticamente a ningún mensaje que se clasifique automáticamente en la carpeta de correo no deseado o en las listas de correo.
• Otros usuarios de Gmail verán su estado "fuera de la oficina" si comienzan a redactar un correo electrónico para usted. 

Cree respuestas de fuera de la oficina más inteligentes en Gmail con filtros

Si desea crear una respuesta automática más específica con mensajes personalizados para personas específicas, puede hacerlo mediante los filtros de Gmail .

1. Antes de que pueda usar un filtro para la reproducción automática, debe crear una plantilla de correo electrónico para responder. Para hacer esto, redacte un nuevo correo electrónico en Gmail con el correo electrónico con el que desea responder. Luego, seleccione el menú "Más" de tres puntos en la esquina inferior derecha de la ventana y seleccione Plantillas , seleccione Guardar borrador como plantilla y luego seleccione Guardar como plantilla nueva .

1. Asigne un nombre a la plantilla en la ventana emergente.

1. Para acceder a los filtros de Gmail, vuelva a la Configuración de Gmail. Seleccione Filtros y direcciones bloqueadas en la parte superior de la ventana Configuración.

1. Desplácese hasta la parte inferior de esta página y seleccione Crear un nuevo filtro .

4. En el formulario Crear filtro, escriba la dirección de correo electrónico a la que desea responder automáticamente en el campo De . Seleccione Crear filtro cuando haya terminado.

1. En la ventana Crear filtro, active la casilla de verificación junto a Enviar plantilla . En el cuadro desplegable, seleccione la plantilla Boss Reply que creó anteriormente.

1. Finalmente, simplemente seleccione el botón Crear filtro en la parte inferior y su nuevo filtro y respuesta automática ahora están activos.

Ahora, cada vez que la persona con la dirección que ha definido en el filtro le envíe un correo electrónico, recibirá una respuesta de fuera de la oficina con la plantilla que ha creado.