Cómo llegar a la bandeja de entrada cero en Gmail

¿Alguna vez te has perdido un correo electrónico importante porque tu bandeja de entrada estaba llena de mensajes anteriores sin responder? La mayoría de las personas han experimentado esto y casi todo el mundo conoce la distracción de cincuenta correos electrónicos no leídos que exigen su atención tan pronto como abre su bandeja de entrada por la mañana. 

Según estudios, los trabajadores pasan hasta el 28 por ciento de su semana leyendo y respondiendo correos electrónicos. Eso es más de una cuarta parte de todo su tiempo en el trabajo. ¿Cuánto más podría lograr si no tuviera que manejar un aluvión constante de correos electrónicos? 

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

Inbox Zero es un concepto desarrollado por Merlin Mann, experto en productividad. Aunque la mayoría de la gente interpreta el "cero" en el nombre para referirse a la cantidad de correos electrónicos que tiene una persona, originalmente se refería a la cantidad de tiempo que la gente dedica a pensar en el correo electrónico. Si tiene cero correos electrónicos, no pasa casi nada de tiempo pensando en ellos.

Este artículo lo guiará a través de cómo mantener la cantidad de correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada al mínimo absoluto utilizando las herramientas disponibles para usted dentro de Gmail, así como las prácticas que puede aplicar a su día laboral que lo ayudarán a controlar el enjambre de correos electrónicos que recibe durante todo el día. 

Fundamentos de la gestión de correo electrónico

El primer paso para mejorar la productividad de su correo electrónico es cerrar su bandeja de entrada. Puede sonar contradictorio, pero es mejor establecer períodos de tiempo para leer y responder correos electrónicos que abordarlos a medida que llegan. La investigación ha demostrado que los plazos, autoimpuestos o no, mejoran la eficiencia y reducen el tiempo dedicado a un proyecto.

Dedique cinco minutos al comienzo de cada hora, o tal vez veinte minutos al comienzo y al final del día, para responder correos electrónicos . Elimine cualquier correo electrónico que sea claramente spam . Si un correo electrónico requiere dos minutos o menos para responder, respóndalo primero. 

Si un correo electrónico requerirá más tiempo para responder, muévalo a una carpeta especialmente designada.

Usar Gmail para llegar a la bandeja de entrada cero

Gmail es el cliente de correo electrónico más utilizado en el mundo, pero la mayoría de las personas no se dan cuenta de lo versátil que es la plataforma. Gmail está repleto de herramientas y opciones personalizables que le brindan un enorme control sobre su apariencia. Inbox Zero se vuelve mucho más alcanzable cuando aprovecha estas herramientas. 

Usar estrellas especiales

Todo el mundo conoce la posibilidad de "destacar" un correo electrónico haciendo clic en el icono de la estrella, pero ¿sabía que hay 12 estrellas diferentes que se pueden utilizar? Haga clic en Configuración > Ver todas las configuraciones > General y luego desplácese hasta que vea la subsección Estrellas . 

Hay diferentes colores de estrellas, pero también hay íconos como un signo de exclamación, una flecha de avance rápido, una marca de verificación, un signo de interrogación y una i minúscula. De manera predeterminada, solo la estrella principal está activa, pero puede hacer clic y arrastrar cualquiera de los íconos a la sección En uso para activarlos. 

Solo aparecerá un único símbolo en Gmail. Haga clic en él varias veces para recorrer todas las diferentes estrellas que ha seleccionado. Elija al menos cuatro símbolos: la estrella estándar, la estrella roja, la i minúscula y la marca verde. 

Configurar varias bandejas de entrada y filtros

Es posible que ya esté familiarizado con varias de las pestañas disponibles en Gmail: Promociones, Personal, Social, etc. Vaya a Configuración > Bandeja de entrada y junto a Tipo de bandeja de entrada, haga clic en el cuadro desplegable y seleccione Múltiples bandejas de entrada.

Aparece una nueva sección llamada Múltiples secciones de la bandeja de entrada. Puede nombrar hasta cinco secciones personalizadas para verlas junto con su bandeja de entrada principal, aunque dos se completan de forma predeterminada. Una sección es para correos electrónicos destacados, mientras que la otra es para borradores. Estas secciones están designadas por sus consultas de búsqueda, por lo que deberá aprender cómo se llama cada una de las estrellas especiales para reservar secciones para ellas.

Estos son los nombres de cada estrella:

• Estrella amarilla
• Estrella Roja
• naranja-estrella
• Estrella verde
• Estrella azul
• estrella morada
• Explosión amarilla (signo de exclamación)
• explosión roja
• Púrpura-pregunta
• Naranja-guillemet (símbolo de avance rápido)
• cheque verde
• Información azul (i minúscula)

El campo de consulta de búsqueda reconoce diferentes operadores, por lo que puede usar los comandos O/Y para incluir varias estrellas dentro de la misma sección. Junto al campo Consulta de búsqueda se encuentra el campo Nombre de la sección . Ingrese el nombre específico que desea que se llame al campo aquí.

Para lograr Inbox Zero, es mejor configurar algunas secciones específicas:

• Necesita acción/respuesta
• Necesita respuesta urgente
• Esperando respuesta
• delegado

Puede optar por configurar una quinta sección según sus necesidades, pero estas cuatro se encargarán de las tareas más básicas. 

Llegar a la bandeja de entrada cero

Ahora que ha cambiado la configuración de Gmail, es hora de poner todo en acción. Primero, configura tus filtros. Introduzca la siguiente:

Cuando recibe un correo electrónico, lo primero que debe hacer es decidir si requiere una respuesta o si debe eliminarlo. Si el correo electrónico es spam o simplemente no merece una respuesta, elimínelo o archívelo de inmediato. 

Si el correo electrónico requiere una respuesta y tomará menos de dos minutos, contéstelo. Si necesita más de dos minutos, haga clic en el icono de estrella una vez. Si el correo electrónico es urgente y debe ser lo próximo que responda, haga clic en el icono dos veces para marcarlo con una estrella roja. 

Una vez que responda a un correo electrónico, si está esperando una respuesta, haga clic en el icono de estrella tres veces para designarlo como "Esperando respuesta". Si recibe un correo electrónico que otra persona puede manejar mejor, reenvíelo a la persona adecuada y haga clic cuatro veces en el icono de estrella para marcarlo como "Delegado". 

Elija cuándo desea responder a su correo electrónico y concéntrese en trabajar solo dentro de esos tiempos. Al establecer fechas límite y períodos establecidos para manejar el correo electrónico, reduce la cantidad de tiempo que pasa en su bandeja de entrada para que pueda concentrarse en tareas más importantes. Si elige lidiar con eso al comienzo de la hora, concéntrese en responder primero a los correos electrónicos urgentes y luego maneje el resto desde allí. 

Al poner en práctica estos métodos, pronto podrá obtener el control total de su bandeja de entrada. Si ya es un lío, reserva media hora al día para revisar los correos electrónicos que ya tienes y determinar si son importantes o no. Responda a los que lo necesiten, elimine a los que no. 

Puede tomar un poco de tiempo, pero los filtros , las bandejas de entrada designadas y otras herramientas lo ayudarán a llegar a Inbox Zero, y encontrará las técnicas que mejor lo ayudarán a permanecer allí.