Comment comparer du texte dans Excel : 8 meilleures méthodes sans effort

Si vous avez affaire à une énorme base de données dans une feuille de calcul Excel et que vous devez nettoyer la base de données pour les entrées en double, vous pouvez utiliser les techniques suivantes pour comparer du texte dans Excel.

La feuille de calcul Excel ne sert pas seulement à gérer des comptes financiers, des carnets d'adresses ou des bases de données textuelles. Il peut également vous aider à analyser les données pour effacer les entrées en double. De plus, vous pouvez utiliser des formules simples et des fonctions logiques de la feuille de calcul Excel pour comparer des cellules et des plages de cellules afin de trouver les valeurs spécifiques que vous recherchez.

Bien que vous puissiez parcourir visuellement toute la feuille de calcul pour les valeurs en double ou cibles, ce n'est peut-être pas la méthode idéale lorsque la feuille de calcul Excel contient des milliers d'entrées. De plus, ses diverses fonctions de mise en forme conditionnelle vous permettent de mettre automatiquement en surbrillance les cellules lorsqu'il détecte la valeur que vous recherchez.

Lisez la suite pour apprendre à comparer du texte dans Excel. Vous découvrirez également comment Excel compare le texte dans deux colonnes à l'aide de la mise en forme conditionnelle. Allons creuser !

Pourquoi avez-vous besoin d'apprendre à comparer du texte dans Excel ?

Il pourrait y avoir une infinité de raisons pour effectuer une comparaison de texte dans la fonction Excel. Cependant, les éléments suivants sont les plus fréquents auxquels vous pourriez être confrontés dans votre vie personnelle et professionnelle :

• Vous dirigez une entreprise et vous avez créé des bases de données Excel distinctes pour les clients des 50 États des États-Unis. Maintenant, quelqu'un a mélangé les noms des clients. Ici, au lieu de parcourir manuellement la feuille de calcul, vous pouvez utiliser le texte de comparaison dans Excel pour rechercher les noms de clients qui se sont mélangés entre 50 états.
• Votre entreprise dispose de deux bases de données distinctes pour les adresses sur liste noire et sur liste blanche pour la livraison de marchandises à partir de votre boutique de commerce électronique. Un employé a confondu les adresses. Dans cette situation affreuse, vous pouvez utiliser la fonction de comparaison de chaînes Excel.
• Vous avez créé une liste de courses pour tout le mois et mélangé la liste avec des courses que vous avez faites le mois dernier. Ici, vous pouvez utiliser le texte de comparaison dans Excel.
• Si vous êtes un enseignant du secondaire et que vous devez évaluer automatiquement les réponses des élèves par rapport aux questions, vous pouvez utiliser une chaîne Excel pour comparer les colonnes et les lignes.
• À des fins de promotion commerciale, vous offrez des codes de réduction à des milliers de clients. Maintenant, vous souhaitez recibler les clients qui ont utilisé les codes de réduction pour proposer des produits et des abonnements premium. Vous pouvez utiliser la fonction Excel de comparaison de texte dans deux colonnes pour faire correspondre les noms des clients qui ont utilisé les codes promotionnels de la base de données principale des clients auxquels vous avez envoyé les e-mails promotionnels.

Il pourrait y avoir des milliers d'autres raisons de comparer des valeurs et des textes dans Excel. Quelle que soit la raison, vous trouverez utiles les huit méthodes suivantes pour Excel comparer le texte en deux colonnes :

1. Comparez le texte dans Excel à l'aide de l'opérateur égal

Par exemple, il vous suffit de comparer deux colonnes de données pour vous assurer que vous disposez de toutes les fournitures dont vous avez besoin. Ici, vous pouvez faire correspondre les fournitures demandées avec celles livrées à l'aide de l'opérateur de comparaison égal à la casse.

Ainsi, vous pouvez copier les données de référence d'une application et les coller sous la colonne de référence ou de fournitures demandées. Ensuite, vous pouvez importer les données cibles d'une autre application et coller les données sous la colonne cible ou fournitures reçues.

Vous n'avez pas besoin de penser à faire correspondre les cas et les valeurs des textes de cellule bien que vous importiez des données à partir de différentes applications. Voici comment fonctionne la comparaison insensible à la casse :

• Copiez et collez la formule suivante dans la cellule où vous souhaitez obtenir le résultat de la comparaison :

=A2=B2

• Appuyez sur Entrée et Excel affichera Vrai ou Faux en fonction de la référence et des données cibles.

Explorer Comparer du texte dans Excel à l'aide de l'opérateur égal

• Si la formule semble bonne, copiez-la et collez-la dans toute la colonne pour avoir une idée instantanée des marchandises reçues par rapport aux marchandises commandées.

2. Utilisez la fonction EXACT pour comparer du texte dans Excel

Considérons que vous travaillez sur un projet où la sensibilité à la casse est une considération importante lors de la correspondance des valeurs entre les colonnes d'une feuille de calcul Excel. Dans ce scénario, vous ne pouvez pas utiliser l'opérateur Égal à pour comparer du texte dans Excel.

Dans ce scénario délicat, vous pouvez utiliser la formule EXACT comme indiqué ci-dessous :

• Créez un en-tête de colonne approprié et entrez les données de référence dans les lignes sous la colonne.
• De même, créez la colonne de données à évaluer à côté de la première colonne et remplissez les données dans les lignes ci-dessous.

Apprenez à utiliser la fonction EXACT pour comparer du texte dans Excel

• Une fois cela fait, mettez un signe égal (=) dans la cellule où vous voulez un résultat de comparaison, TRUE ou Fales, et tapez la formule suivante :

=EXACT(B2,C2) (pour la même feuille de calcul)

=EXACT(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (pour différentes feuilles de calcul)

• Vous pouvez également sélectionner les données de référence ou cibles à partir d'une autre feuille de calcul du même classeur Excel.
• Appuyez sur Entrée et vous obtenez une comparaison rapide basée sur les majuscules et les minuscules des textes donnés.

3. Comparez du texte dans Excel à l'aide de la formule IF

Supposons que vous souhaitiez utiliser la formule EXACT ou l'opérateur Égal pour comparer du texte, mais que vous ne souhaitiez pas voir VRAI ou FAUX comme résultat de comparaison. En fait, vous voulez afficher des textes comme Correspondance et Non Correspondance. Dans ce cas, vous pouvez imbriquer n'importe laquelle des formules ci-dessus dans une fonction SI, comme indiqué ci-dessous :

• Entrez un signe égal (=) et commencez la formule par SI .
• Ensuite, entrez l'une des formules ci-dessus comme défi logique de la fonction SI.
• Après le défi logique, entrez le texte à afficher, comme Correspondance entre guillemets.

Comment comparer du texte dans Excel à l'aide de la formule IF

• Mettez une virgule puis mettez un autre texte que vous voulez qu'Excel affiche si le défi logique échoue. Dans ce cas, Not Matched est entouré de guillemets.
• Ainsi, la formule finale devient comme indiqué ci-dessous:

=SI(EXACT(B2,C2),"Correspond","Pas de correspondance")

4. Utilisez RECHERCHEV pour comparer du texte dans Excel

Par exemple, vous devez trouver les noms des candidats présélectionnés du groupe A. Ici, vous devez faire correspondre les noms du groupe A avec les noms de la colonne de tous les candidats présélectionnés.

Ici, vous pouvez facilement utiliser la fonction VLOOKUP pour permettre à Excel de comparer le texte sur deux colonnes. Voici comment c'est fait :

• La première colonne de la feuille de calcul doit contenir les noms du groupe A .
• Dans la colonne suivante, vous pouvez copier et coller les noms des candidats présélectionnés.

Comparer du texte dans Excel à l'aide de VLOOKUP

• Dans la colonne la plus à l'extérieur, vous pouvez obtenir les résultats de la comparaison qui indiqueront le nom des candidats qualifiés au premier tour.
• Maintenant, copiez et collez simplement la formule suivante où vous voulez une liste de comparaison des noms du groupe A à partir des noms présélectionnés .

=RECHERCHEV(A2,$C2:2:C$15,1,FAUX)

• Pour remplacer les erreurs #N/A par le texte Échec, utilisez cette formule mentionnée ci-dessous :

=IFNA(RECHERCHEV(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Échec")

5. Comparez le texte pour trouver rapidement les participants absents

Considérons que vous êtes le coordinateur de l'événement pour une conférence technique. Vous devez faire correspondre les participants à une liste de personnes inscrites pour envoyer des certificats uniquement aux personnes qui se sont présentées au séminaire. Voici comment vous pouvez le faire en utilisant la formule VLOOKUP et IFNA où vous comparez du texte entre deux colonnes :

• Créez un en-tête de colonne pour Enregistré et placez les noms dans les lignes ci-dessous.
• À droite de cette colonne, créez une autre colonne pour les personnes qui ont effectivement assisté au séminaire.

Comment comparer du texte pour trouver rapidement des participants absents

• Dans la troisième colonne, saisissez la formule suivante :

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Absent")

• Copiez et collez la formule vers le bas pour obtenir le statut présent ou absent des personnes inscrites.

Excel fera correspondre les noms enregistrés de la colonne de référence pour afficher les résultats dans une troisième colonne où vous voulez les noms. De plus, la formule IFNA garantira que si une erreur #N/A apparaît, Excel remplace le code d'erreur par le texte Absent.

6. Comparez le texte dans Excel pour les valeurs partielles

Supposons que vous ayez besoin de comparer des textes entre les colonnes A et B, mais que vous ne recherchiez pas une correspondance absolue. Dans cette situation, vous devez utiliser la formule FIND comme indiqué ci-dessous :

• Placez les données textuelles de référence dans la colonne A et les données cibles dans la colonne B .

Comment utiliser FIND pour comparer du texte dans Excel

• Dans la colonne C , saisissez la formule suivante pour rechercher et afficher une valeur pour la comparaison partielle de texte dans Excel :

=TROUVER(C2,A2)

Utilisez FIND et ISNUMBER ensemble

• La fonction FIND renvoie une erreur lorsqu'elle ne trouve pas de correspondance partielle. J'ai imbriqué la fonction FIND dans la fonction ISNUMBER . Désormais, la formule affichera TRUE lorsqu'il y a une correspondance partielle et FALSE lorsqu'il n'y a aucune correspondance.

=ESTNUM(TROUVER(C2,A2))

7. Comparez des textes ou des chaînes à l'aide de la mise en forme conditionnelle

Considérez que vous êtes dans un bureau où vous êtes chargé d'examiner tous les achats. Vous obtenez différentes exigences d'achat de divers départements de l'entreprise. Il est de votre devoir de vous assurer que votre organisation ne soumet pas de bons de commande pour des articles en double.

Dans ce scénario, la mise en forme conditionnelle d'Excel peut comparer deux ou plusieurs colonnes de données et mettre en surbrillance les cellules contenant des valeurs en double. Suivez ces étapes pour pratiquer cette astuce de comparaison de texte dans Excel :

• Compilez une base de données de textes que vous souhaitez comparer.
• Sélectionnez toute la plage et cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le menu Accueil du ruban Excel.

Sélectionnez les valeurs en double dans l'option Mettre en surbrillance les règles des cellules

• Dans la liste déroulante, placez le curseur de la souris sur l' option Mettre en surbrillance les règles de cellule .

Comment comparer des textes ou des chaînes à l'aide de la mise en forme conditionnelle

• Plusieurs règles de cellule s'afficheront. Sélectionnez Valeurs en double .
• Dans la fenêtre contextuelle Valeurs en double, vous pouvez sélectionner le format de surbrillance en cliquant sur la liste déroulante Valeurs avec .

8. Comparez les colonnes Excel si le texte 1 est dans le texte 2

Si vous avez besoin de trouver un ensemble de textes dans un groupe de textes, vous pouvez utiliser la fonction RECHERCHE comme indiqué ici :

• Créez une colonne de textes de référence et une autre colonne pour les textes de test.
• Maintenant, entrez la formule suivante dans la troisième colonne :

=RECHERCHE(C2,A2)

• Appuyez sur Entrée . Maintenant, copiez et collez la formule dans les cellules de la troisième colonne.

Comment comparer des colonnes Excel si le texte 1 est à l'intérieur du texte 2

• Appuyez sur Entrée pour obtenir plus de résultats.

Excel affichera le numéro de caractère à partir duquel il trouve une correspondance pour le texte de test sur la colonne de référence.

Conclusion

Il peut y avoir de nombreuses autres formules et formules imbriquées pour faire correspondre les textes entre deux ou plusieurs cellules ou colonnes dans Excel. Mais les méthodes les plus simples et les plus utilisées sont celles mentionnées ci-dessus dans cet article.

Si vous connaissez un autre moyen intuitif de comparer du texte dans Excel, n'oubliez pas de mentionner la méthode dans la zone de commentaire ci-dessous. En attendant, vous pouvez apprendre  à utiliser la formule SI-ALORS d'Excel .