Comment utiliser la fonction de filtrage et de tri des données dans Microsoft Excel

Microsoft Excel est l'un des outils de visualisation et d'analyse de données les plus populaires. Des exemples de ses fonctionnalités d'analyse incluent les outils Filtrer et Trier dans l'onglet Données du ruban Excel. Un simple clic sur les options Filtrer ou Trier extraira et triera rapidement l'ensemble de données spécifique dont vous avez besoin. Cependant, l'un des inconvénients de l'utilisation du bouton Filtrer est qu'il masque d'autres ensembles de données dans la feuille de calcul pour mettre en évidence vos sélections.

Une façon de garantir que tous les ensembles de données restent visibles sur votre feuille de calcul, tout en extrayant une plage de données en fonction des critères que vous définissez, consiste à utiliser la fonction Filtre. La fonction Filtre peut également être combinée avec une fonction Trier. Voici comment utiliser les fonctions de filtrage et de tri des données dans Microsoft Excel.

Points à noter concernant l'utilisation de la fonction de filtrage et de tri

Comme mentionné précédemment, la fonction Filtre vous permet d'extraire des données d'un ensemble de données qui correspondent à vos critères. Vous pouvez utiliser la fonction Filtrer avec un seul critère ou plusieurs critères. La fonction Filtre ressemble à ceci :

=FILTER(tableau,include,[if_empty])

• Tableau (obligatoire) : il s'agit de la plage ou de l'ensemble de données à filtrer. Dans la plupart des cas, il s'agit généralement d'un tableau dans la feuille de calcul Excel, mais il peut également s'agir d'une ligne ou d'une colonne contenant des valeurs.
• Inclure (obligatoire) : ceci précise les données à extraire
• Si vide (facultatif) : ceci est facultatif et constitue le résultat à afficher si aucun élément n'existe pour les critères spécifiés.

La fonction Sort peut également être utilisée pour trier le contenu d'une plage ou d'un tableau dans l'ordre que vous spécifiez. La fonction Trier ressemble à ceci :

= TRIER (tableau, [index_de_tri], [ordre_de_tri], [par_col])

• Tableau (obligatoire) : il s'agit de la plage ou de l'ensemble de données à filtrer. Dans la plupart des cas, il s'agit généralement d'un tableau dans la feuille de calcul Excel, mais il peut également s'agir d'une ligne ou d'une colonne contenant des valeurs.
• sort_index (facultatif) : ceci spécifie le numéro de la ligne ou de la colonne sur laquelle trier
• sort_order (facultatif) : ceci spécifie le numéro de l'ordre de tri souhaité. Pour trier par ordre croissant, utilisez 1 et pour l'ordre décroissant, utilisez -1.
• by_col (facultatif) : ceci spécifie le sens de tri souhaité par ligne ou colonne.

Comment utiliser la fonction de filtre pour un seul critère

Dans une situation où vous devez filtrer les données en fonction d'un seul critère, voici comment procéder avec la fonction Filtre :

Étape 1 : Dans le menu Démarrer ou la barre des tâches de votre PC, cliquez sur l'application ou le classeur Microsoft Excel pour l'ouvrir.

Étape 2 : Dans une cellule vide, tapez =FILTER et appuyez sur le bouton Tab.

Étape 3 : Sélectionnez le tableau contenant l’ensemble de données que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous sélectionnons les cellules B3 à I20, qui contiennent les informations que nous souhaitons filtrer. Donc nous avons:

=FILTRE(B3:I20,

Étape 4 : Saisissez les critères que vous souhaitez utiliser pour filtrer dans la section « inclure ». Dans notre exemple, nous filtrons la valeur HJ dans la colonne G. Nous avons donc :

=FILTRE(B3:I20,G3:G20=”HJ”,

Remarque : Vous pouvez inclure directement le critère que vous filtrez dans la formule comme nous l'avons fait ci-dessus ou le saisir dans une cellule et y faire référence dans la formule. Le saisir dans une cellule séparée garantit que vous n'aurez à modifier que cette cellule lorsque vous devez apporter des modifications aux critères. Cependant, si vous l'écrivez directement dans la formule, vous devez le modifier pour mettre à jour les critères.

Étape 5 : Entrez la valeur que vous souhaitez qu'Excel renvoie si vos critères ne sont satisfaits par aucune valeur du tableau. Dans notre exemple, nous voulons qu'Excel renvoie N/A si nos critères ne sont pas remplis. Vous pouvez également demander à Excel de renvoyer une chaîne vide en utilisant (« »). Donc nous avons:

=FILTRE(B3:I20,G3:G20=”HJ”,,”N/A”) ou =FILTRE(B3:I20,G3:G20=”HJ”,””)

Étape 6 : Appuyez sur Entrée pour Excel pour renvoyer des résultats basés sur les critères que vous avez définis.

Comment utiliser la fonction de filtre pour plusieurs critères

Vous pouvez combiner plusieurs critères pour filtrer un ensemble de données à l'aide de la fonction Filtrer. Pour combiner plusieurs critères, vous pouvez utiliser différents opérateurs Excel, tels que (*) pour AND avec la formule Fonction. Voici comment procéder.

Étape 1 : Dans une cellule vide, tapez =FILTER et appuyez sur le bouton Tab.

Étape 2 : Sélectionnez le tableau contenant l’ensemble de données que vous souhaitez filtrer. Dans notre exemple, nous sélectionnons les cellules B3 à I20, qui contiennent les informations que nous souhaitons filtrer. Donc nous avons:

=FILTRE(B3:I20,

Étape 3 : Saisissez les critères que vous souhaitez utiliser pour filtrer dans la section « inclure ». Dans notre exemple, dans la colonne G, nous filtrons la valeur HJ, ET dans la colonne C, nous filtrons la valeur HBN. Donc nous avons:

=FILTRE(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”)

Étape 4 : Entrez la valeur que vous souhaitez qu'Excel renvoie si vos critères ne sont satisfaits par aucune valeur du tableau. Dans notre exemple, nous voulons qu'Excel renvoie « N/A » si nos critères ne sont pas remplis.

=FILTRE(B3:I20,(G3:G20=”HJ”)*(C3:C20=”HBN”),”N/A”)

Étape 5 : Appuyez sur Entrée pour Excel pour renvoyer des résultats basés sur les critères que vous avez définis.

Comment utiliser la fonction de tri

Tout comme la fonction Filtre, vous pouvez utiliser une fonction de tri pour trier les données dans un ensemble de données. Voici comment procéder :

Étape 1 : Dans une cellule vide, tapez = TRIER et appuyez sur le bouton Tab.

Étape 2 : Sélectionnez le tableau contenant l’ensemble de données que vous souhaitez trier. Dans notre exemple, nous sélectionnons les cellules C3 à C20, qui contiennent les informations que nous souhaitons trier. Donc nous avons:

= TRIER (B3:B20,

Étape 3 : Saisissez le numéro de ligne ou de colonne sur lequel trier. Dans notre exemple, nous n'avons qu'une seule colonne. Donc nous avons:

= TRIER (B3:B20,1

Étape 4 : Entrez l’ordre dans lequel vous souhaitez trier les données. Dans notre exemple, nous trions par ordre croissant. Donc nous avons:

= TRIER (B3:B20,1,1)

Étape 5 : Appuyez sur Entrée pour Excel pour renvoyer des résultats en fonction de vos critères de tri.

Tri des données dans Excel avec une liste personnalisée

Dans Microsoft Excel, vous pouvez trier les données sous d'autres formes, pas seulement par ordre croissant ou décroissant. Par exemple, vous pouvez trier les données selon un type de couleur ou une liste de services. Cependant, pour ce faire, vous devrez utiliser l'outil de tri Excel et créer une liste personnalisée . Quoi qu’il en soit, nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre les fonctions Filtrer et Trier.