Le guide définitif du didacticiel des équipes MS pour vous aider à tirer le meilleur parti de Microsoft Teams.
Des conseils d'utilisation de base aux fonctionnalités plus avancées, comme avec la plupart des outils de Microsoft, il y a toujours des fonctionnalités que vous n'aviez pas réalisées qui peuvent vous faire gagner du temps, vous rendre plus productif ou simplement amusantes et cool. Nous espérons en avoir couvert quelques-uns pour vous ici.
Commençons!
1 Réunions avec des utilisateurs externes ou invités
1.2 Un utilisateur avec un e-mail ajouté en tant qu'utilisateur invité
1.3 Toute personne possédant un téléphone
2 Planification des réunions dans les équipes
3 Invités - Les autres choses qu'ils peuvent faire
3.1 Que peut faire un invité ?
4 applications et actions à partir de la boîte de commande
4.1 Autres touches de raccourci utiles
5 Agrémentez vos chaînes avec des images
6 Tirez le meilleur parti des chats et des conversations
9 onglets pour toutes les occasions
10 Ne mettez pas tous vos œufs dans "Général"
11 Traduction des messages des équipes
12 Tous vos Wikis en un seul endroit
13 Enregistrez vos réunions Teams
14 Travailler sur Visio dans un onglet Microsoft Teams
16 Lecteur immersif Microsoft pour les équipes
17 Quelque chose à cacher ?… Utilisez des effets d'arrière-plan
18.1 Sélection de l'option d'équipe
18.2 Sélection du groupe Microsoft 365
19 Utiliser les profils Chrome pour gérer plusieurs connexions d'équipes
20 Menu Développeur Secret Teams à partir de la barre d'état système
21 Envoyer ou transférer un e-mail dans un canal Teams
22 Comment changer l'ordre d'affichage de vos Chaînes ?
23 Recevez des notifications de planificateur dans votre équipe Teams
23.1 Qu'est-ce que cela signifie ?
24 Publier un message sur plusieurs canaux à la fois
26 Partager le son de votre système dans une réunion d'équipe
27 Tableau blanc dans les réunions d'équipes
28 Diffusion d'une réunion d'équipes à l'aide d'OBS sur les plateformes sociales
29 Comment utiliser les salles de sous-commission dans Teams
30 Utiliser des balises contre les membres de l'équipe pour pouvoir @mentionner les groupes
31 Comment créer un quiz ou un sondage dans Microsoft Teams ?
31.1 Créer un sondage dans votre équipe Teams
31.2 Créer un quiz dans votre équipe Teams sous forme d'onglet
Réunions avec des utilisateurs externes ou invités
De nombreuses personnes auront utilisé Skype Entreprise en l'ajoutant aux réunions directement dans l'invitation d'Outlook, une fonctionnalité pratique. Eh bien, vous pouvez le faire avec Microsoft Teams et à peu près de la même manière :
Si vous avez installé le client Teams Desktop, Outlook verra un complément pour Teams, qui sera automatiquement activé. Si vous n'avez pas installé le client de bureau, vous ne pourrez pas voir l'icône du ruban.
Sur l'interface utilisateur en ligne d'Outlook, vous pouvez organiser une réunion d'équipes , il vous suffit d'accéder à votre calendrier et de créer un « nouvel événement », et dans la fenêtre des détails de la réunion, vous pouvez sélectionner « réunion d'équipes » comme emplacement.
Comme vous pouvez le voir sur la capture d'écran ci-dessous, dans les deux scénarios, l'invitation à la réunion contient le lien vers la réunion Teams en bas sur lequel les participants peuvent cliquer lorsque l'heure de la réunion arrive.
Alors, qui peut assister à ces réunions ?
Eh bien, toute personne disposant d'une adresse e-mail peut y assister, qu'elle ait ou non un compte Teams, ce qui est vraiment bien. Les utilisateurs externes et internes à votre organisation peuvent participer à votre réunion Teams de plusieurs manières. Voici les trois principaux :
Réunion Web
Toute personne disposant d'une connexion e-mail et Internet peut accéder à l'appel via le navigateur, simplement en cliquant sur le lien dans l'invitation à la réunion, puis en cliquant sur le bouton "Rejoindre sur le Web à la place".
Bien que l'interface résultante soit assez restreinte pour le participant sur le Web, vous ne pouvez pas partager une caméra ou un écran, mais vous pouvez voir les écrans partagés d'autres membres. C'est toujours un excellent moyen d'avoir une conférence téléphonique dans Teams, sans que tous les participants soient dans Teams.
Un utilisateur avec un e-mail ajouté en tant qu'utilisateur invité
Si l'utilisateur a été ajouté en tant qu'utilisateur invité dans Teams et a accès à l'application Teams sur son appareil, au lieu de cliquer sur "Rejoindre sur le Web à la place", il sélectionnera l'option "Ouvrir Microsoft Teams" et bénéficiera d'une expérience beaucoup plus riche. de la réunion dans Microsoft Teams en tant qu'invité.
N'importe qui avec un téléphone
Vous pouvez disposer d'options de conférence téléphonique pour que les personnes puissent rejoindre vos réunions dans Microsoft Teams à partir de presque n'importe quel appareil, n'importe où. Vous devez disposer de l'audioconférence, qui est fournie avec l'abonnement Microsoft 365 Enterprise E5 ou est disponible sur une base de paiement à la minute en tant que module complémentaire à l'abonnement Microsoft 365 E1 ou E3. Lorsque la conférence audio est activée, les utilisateurs verront automatiquement les options de connexion pour les réunions Microsoft Teams créées.
Jetez un œil à ces deux articles de blog pour plus d'informations:
Planification de réunion dans les équipes
Celui-ci est étroitement lié au numéro 1; cependant, les fonctionnalités simples sont toujours les meilleures, à mon avis, alors j'ai pensé que cela valait la peine d'avoir une section distincte.
Vous pouvez planifier des réunions depuis Teams. Depuis une équipe ou un canal, vous pouvez cliquer sur la petite icône de caméra pour vous rencontrer maintenant ou en utilisant la même icône, vous pouvez également choisir de planifier une réunion comme vous le feriez dans Outlook.
Vous pouvez également voir votre calendrier et les réunions au sein des équipes en cliquant sur l'icône des réunions dans le panneau de gauche. Lors de la planification à partir de Teams, vous obtenez cette fenêtre :
Il a la possibilité d'ajouter le canal Teams, ou il affichera le canal Teams à partir duquel vous avez déclenché la réunion. Vous pouvez utiliser l'assistant de planification comme dans Outlook et la possibilité de sélectionner les personnes que vous souhaitez inviter de votre organisation.
Une fois planifié, le résultat est une invitation de calendrier dans Outlook avec le lien Teams approprié pour cliquer et rejoindre la réunion le moment venu. Cette entrée de journal s'affichera également dans Teams lorsque vous cliquerez sur l'icône Calendrier dans le panneau de gauche Teams.
Invités - Les autres choses qu'ils peuvent faire
La fonctionnalité de réunion ci-dessus montre qu'il existe diverses fonctionnalités que vous ou votre invité pouvez utiliser dans vos équipes, offrant d'excellentes façons de travailler avec des personnes extérieures à votre organisation. Eh bien, ça ne s'arrête pas là. Les invités peuvent participer à des canaux, des conversations, des chats et des réunions ; ils peuvent partager des fichiers dans des canaux, ajouter de nouveaux canaux et utiliser le Wiki, qui offre des opportunités de collaboration fantastiques. Cette page de documentation donne un bon résumé des capacités des invités par rapport aux membres de l'équipe.
Remarque : L'accès invité est disponible sur les applications de bureau, Web, iOS et Android.
Tout ce dont un utilisateur a besoin pour être un invité est une adresse e-mail. Une fois que vous avez cela, l'ajout d'un invité peut être effectué par un propriétaire d'équipe et est presque trop simple.
Cliquez sur les trois points '…' à côté de l'équipe à laquelle vous souhaitez les ajouter, assurez-vous que c'est la bonne. Comme je l'ai dit plus haut, c'est presque trop simple, vous pouvez donc facilement ajouter quelqu'un à la mauvaise équipe et avoir toutes sortes de problèmes. Dans la fenêtre qui apparaît, entrez simplement l'e-mail et cliquez sur ajouter. Vous pouvez en ajouter plusieurs à la fois dans la même fenêtre.
Que peut faire un invité ?
Ce message du site de support Microsoft décrit le mieux les différentes fonctionnalités de Team Owner, Member et Guest. Chaque membre de Teams a un rôle et chacun a des autorisations différentes.
Propriétaires
Les propriétaires d'équipe gèrent certains paramètres pour l'équipe. Ils ajoutent et suppriment des membres, ajoutent des invités, modifient les paramètres de l'équipe et gèrent les tâches administratives. Il peut y avoir plusieurs propriétaires dans une équipe.
Membres
Les membres sont les personnes de l'équipe. Ils parlent avec d'autres membres de l'équipe dans des conversations. Ils peuvent afficher et généralement télécharger et modifier des fichiers. Ils font également les types de collaboration habituels que les propriétaires d'équipe ont autorisés.
Invités
Les invités sont des personnes extérieures à votre organisation qu'un propriétaire d'équipe invite, telles que des partenaires ou des consultants, à rejoindre l'équipe. Les invités ont moins de capacités que les membres ou les propriétaires d'équipe, mais ils peuvent encore faire beaucoup.
Ce tableau donne un excellent résumé des capacités de chaque rôle via le bureau :
Et sur mobile :
Vous pouvez également gérer les autorisations des invités via l'option ' Gérer l'équipe ', encore une fois en cliquant sur les trois points '…' à côté de l'équipe.
Dans ce menu, vous pouvez voir vos membres, ajouter et supprimer des membres, gérer les chaînes, gérer les paramètres et gérer les applications. Avec un mélange de l'autorisation Invité et des autres paramètres, vous pouvez choisir de configurer l'équipe pour qu'elle soit entièrement interactive avec tous les membres et invités, ou vous pouvez vous limiter à ce que seul le propriétaire puisse publier, ce qui peut être utile en tant que canal d'annonce ou d'information.
Dans l'ensemble, la fonctionnalité et la collaboration que l'accès invité permet aux utilisateurs et aux organisations sont fantastiques.
A lire également : Comment supprimer complètement l'invité de Microsoft Teams ?
Applications et actions à partir de la boîte de commande
La barre de recherche en haut cache plus qu'une simple fonctionnalité de recherche, elle contient d'excellentes options d'applications et de commandes de «raccourcis», dont certaines sont vraiment utiles. Une excellente touche de raccourci pour accéder à la barre est CTRL + E.
Tout ce que vous avez à faire pour voir ce qui est proposé est de taper '/' pour les commandes qui fonctionnent de manière autonome ou '@' pour voir les commandes Apps, essayez-le.
Une fois installées, les applications sont accessibles en cliquant sur le '…' en bas de la fenêtre de conversation. Cela vous permet de partager le résultat de la recherche ou l'élément de l'application pertinente dans la conversation, un excellent moyen d'interagir avec les applications et vos équipes.
Revenons donc à la barre de commandes, les raccourcis ici peuvent être utiles, voici quelques-uns de mes favoris :
Autres touches de raccourci utiles
Améliorez vos chaînes avec des images
Si vous voulez donner à vos chaînes un relooking accrocheur, alors n'ayez crainte, c'est facile ! Pour ce faire, il vous suffit de modifier le nom du canal, de copier un caractère Unicode et de le coller.
Pour localiser une image pertinente, utilisez une ressource Unicode Character Finder. Une fois que vous avez trouvé l'image que vous voulez, copiez l'Unicode dans le presse-papiers, modifiez le canal, collez le code devant le nom du canal et enregistrez-le.
C'est une astuce idéale si vous souhaitez donner plus de visibilité à une chaîne particulière.
Tirez le meilleur parti des chats et des conversations
Donc, nous savons tous comment fonctionne le chat et pouvons le faire à peu près sans réfléchir, mais j'ai pensé qu'il valait la peine de dresser une liste des éléments de base et des meilleurs éléments pour les chats et les conversations dans les équipes.
Chats - Ceux-ci se font via l'onglet Chat dans le menu de gauche et sont des chats plus traditionnels où vous pouvez avoir des chats 1 à 1 ou de groupe. Probablement mieux comparé à un chat dans Skype domestique.
Conversations – Bien qu'à première vue très similaire aux chats, cela donne une structure et un contexte à votre conversation, pour permettre une meilleure collaboration de manière plus ciblée. L'interface est très similaire au chat ; cependant, avec quelques différences subtiles qui méritent d'être mentionnées, vous trouverez ci-dessous un exemple de quelques conversations au sein d'un canal :
Comme vous pouvez le voir, il peut y avoir plusieurs conversations en même temps, autour de sujets ou de documents spécifiques. S'il est utilisé correctement, cela aide à garder une trace des conversations, voici quelques conseils pour les conversations :
Bookmarking Messages
This is a handy piece of functionality that allows you to save a particular message, or more accurately a position in a conversation or chat, just by clicking on the 3 dots ‘…’ menu next to the message:
Then to recall all your saved messages, you simply click on your profile picture top right and select ‘Saved’ or possibly quicker would be to type in the command bar ‘/saved’. This gives you a list of all your saved points in the left-hand pane and clicking on them takes you back to the point in the conversation you saved them from.
The simple tips are the best! When I first started using Teams, my impression was that it was great, but had some challenges in regards to multitasking. Every time I went from working in a tab in a given team to continue a chat, by clicking on the chat icon, and then to go back, I would always have to click all the way through back to where I was. I was missing something, and it was these navigation buttons:
Now when I have come from another channel because someone messages me or similar, I can easily click back, and also forward again to toggle. I’m finding this vastly improves my Teams Experience.
Tabs for all occasions
A must for productivity and ease of access within your working group is taking advantage of the tabs within your Teams and Channels. They can be used to simply expose a website or file to be easily accessible, or to show more complex Apps to manage work and help with day to day activities.
All you need to do to add a tab is click the ‘+’ sign on the right-hand side of your Channel and then search for the thing you want to add in.
The more popular Apps are at the top with more available below:
There are too many to mention them all; however, here are some of the ways I have found tabs useful in Teams:
That is just a few of the tabs we have found useful, however, you only have to look at the number of Apps in the store to know there are going to be tools of all shapes and sizes, have a look around.
Don’t put all your eggs in ‘General’
When you first start using Teams, it is tempting to keep everything in the General channel of your team, adding tab after tab for each need you come across. Now in some circumstances with small teams, this is fine. However, in most, it will lead to confusion and makes it hard to find stuff as the Teams resources grow (or use of the team grows.)
So, here are some recommendations:
Translation of Teams Messages
You can now translate messages to your base language in Microsoft Teams on a message by message basis. Simply click the ‘…’ and choose ‘Translate‘.
You can set it back to show the original language via the same menu. A great feature – I think you will agree.
Note: If you do not see this option, then talk to your IT admin, as they may need to turn it on for you to access it.
All your Wikis in one place
If you are using the Wikis within teams, then this is a fantastic feature to help with your productivity. Simply click ‘…’ on the left-hand menu and choose ‘Wiki’.
This will take you to the Wiki home page on your ‘Personal ‘Wiki tab, and this is a great place for taking private notes.
Click on the ‘All ‘tab, and it gives you a summary view of all the Wikis you are involved in, making it easy to navigate, consume, and update them.
A nice extra on the Personal Wiki is being able to add notes from anywhere using the top command box. Just type ‘/wiki’ and press enter, and you can then type your note. Press enter again, and your note will be added. Press enter a third time, and it will take you to your Personal Wiki.
Record your Teams meetings
You can record your Microsoft Teams meetings. The recording captures Audio, Video, and any screen sharing activities. The meeting is recorded in the cloud and saved to Microsoft Stream, meaning you can manage, download, and share along with all your organisation’s other Video content.
At the most basic level, this allows you to have a record of what was discussed, so you can go back to it at a later stage, or share with team members that could not attend. This can also be used to easily create a company or department announcements, management team updates, news items, demos, solutions to common problems, or any other communications you might use video for in your organization.
So how do we do it? Well, it couldn’t be easier – once in the meeting just click the ‘…’ and click ‘Start Recording’ like this:
Once clicked, you will be told you are recording in a message at the top of the meeting. Once finished, click stop recording from the same menu. The video is saved to Stream. However, you will also see a link to it in the meeting chat window and be emailed a link to it from Stream. Obviously, as with all your Stream video content, it does take up space, so you need to ensure this use of Stream is included in your storage planning.
Work on Visio in a Microsoft Teams Tab
If there was ever a tool that got the best products and results when worked on collaboratively, it’s Microsoft Visio. Well, now you can do this with your team from within Teams. How cool is that?
Once you have uploaded the Visio file into a channel, you and your colleagues can alter the diagram from directly inside Teams! You can also discuss the diagram within the Teams conversation window while working on it as you go. I am sure you will agree, this is a great way to get input and agreement from all stakeholders as you go, saving everyone time and getting a better quality result.
Zoom in and out
No doubt are used to zooming in and out on your browser many times. Did you know you can do exactly the same in the Teams desktop client?. All you need to do is press ‘CTRL+’ to zoom in and ‘CTRL-‘ to zoom out.
At the time of writing this, there’s no way to zoom on the mobile apps.
Note: If you’re using Teams in the browser you can also use the normal browser zoom functionality.
Microsoft Immersive Reader for Teams
This functionality has been around in other Microsoft Tech for a little while and is predominantly a tool in the Microsoft Education space, that’s aimed at schools, colleges, and teachers billed as a learning and accessibility tool. However, it can, of course, be useful to a much wider audience than just schools, especially now that it is available in Microsoft Teams. How do you use it, and what can it do?
Firstly, to access a given message, use the three dots ‘…’ and select it from the drop-down.
It can read the text aloud, at different speeds. It can show in larger font size with different colours and spacing. It can show syllables, verbs, nouns, adjectives, and sub-clauses all in different colours, and even with labels.
Something to hide?… Use Background Effects
If you’ve got something you don’t want to share in the background, then it’s pretty easy to blur it out or add a background effect in a Teams video call/meeting.
This is handy functionality if you work in a busy office and have confidential information on your walls. It’s also helpful if you work from home and have the risk of family life crossing over to work-life in the background of your video calls.
To activate Background Blur during meetings, just click on the More actions ‘…’ three dots on the call menu and select ‘Background effects’.
EXTRA TIP: If your device supports it, click CTRL+Shift+P when you’re on the call to toggle the blur.
And to top it off you can add your own background effects just by clicking the ‘Add New‘ option at the top and upload any of your photos. A nice way to brighten up meetings and cover up your settings.
Use Existing Team as a Template or Create a Team from your existing Microsoft 365 Group
While there is not the concept of a Template for your teams as such, there is some great functionality for using existing teams as your template for creating a new team.
Within Microsoft Teams and on the ‘Teams‘ list, at the bottom select ‘Join or create a team‘. Here you will have the option to create or join a team.
Choose the ‘Create Team‘ option.
Then in the window that pops up, you have the different options to create a team – From scratch, from a group or team or select from a template.
Selecting Team Option
You will then be able to choose from a list of your existing Teams and will be guided through the process where you are asked for the new team name, description and which aspects of the originating team you would like to copy over.
For Larger Organizations or the initial rollout and adoptions of Teams, it may be worth creating a team that is solely used as the template, possibly called ‘Template Teams’. This will help your users get started, as well as maintain a standard approach for your Channels and Tabs within each team.
Selecting Microsoft 365 Group
You will be presented with a list of existing Microsoft 365 Groups that you own and that don’t currently have a Microsoft Team associated with them.
Select your desired group, and a team with the same name will be created automatically. The team will share the same group privacy (public or private) and members as the original group.
Use Chrome profiles to Manage more than one Teams Login
There are many reasons for needing to log into Teams with two different accounts. Unfortunately, Microsoft Teams doesn’t make account switching easy. If you have to manage more than one login account for Teams, then it’s a challenge as you can only be logged into one account at a time.
There are a few options here. You can either use multiple (different) browsers, or you can create another user within Chrome. Once set up, you can easily switch between the two instances. The best part is that everything is separate, including logging on to other Microsoft 365 services.
Don’t have Chrome?
Secret Teams Developer Menu from the System Tray
That’s right – there is a secret Developer menu you can access via the Teams icon in the system tray. If you go into the system tray and right-click the Teams icon, you usually get the standard menu that can take you to your status, settings, or open or quit the Teams window.
However, there is a menu that can be accessed from here that has all sorts of goodies on it for the Developers amongst you. Now don’t laugh when I tell you the secret handshake, I promise it works. All you have to do is double click the icon, then right-click all in quick succession.
If it doesn’t work the first time, keep trying as it often takes 2 or 3 goes.
This Menu gives you access to various tools to help with your work with Teams. However, the most useful is the ‘Open DevTools’ options, which allows you to debug like you are in a browser.
Send or Forward an Email into a Teams Channel
Now it might sound a little odd that the new way we all talk can get a message from the old way we all used to talk. However, emails are still widely used, and this flexibility with Teams provides some great uses, in particular when dealing with larger teams.
This is a great way to get an announcement, news, or information in front of your team quickly. You may send the message to their email addresses as well, however, as people are moving increasingly towards managing their day-to-day work and communications within Teams, sending a message in this way is likely to get the highest (and probably fastest) read rate.
All you need to do is click the three dots ‘…’ against the channel and select ‘Get email address’. You can then copy the address and use it in your emails as you would any other.
When a message is sent to the channel, it will appear as a conversation on that channel.
How to change the display order of your Channels?
As the number of channels within your team grows, you may realize one day, maybe for the efficiency of use or Logical layout, that you would like to change the order of your channels.
Well, you cannot as such change or fix the order of your channels, and the General Channel is always fixed at the top no matter what. However, it is worth noting that the channels display order is alphabetical or to be more accurate alphanumerical order.
If you have the following set of Channels you want to re-order, you could give them different names to get a better order:
Or, an easier option would be to give numbers to your Channel names:
There you have it, your teams nicely ordered on how you want them.
Note: There is, however, one thing to be aware of; renaming the Channel retrospectively in this way does not rename the SharePoint folder.
Get Planner Notifications in your Teams Team
In your Teams channel, you can organize your tasks by adding one or more Planner tabs. You can then work on your plan from within Teams or in Planner for web, remove or delete your plan, and get notified in Teams when a task is assigned to you in Planner.
What does this mean?
Team members of a team with a Planner tab will receive a Teams notification when a Planner task is assigned to them by another person. This provides a fantastic way to manage and assign tasks with your team, all within the Teams workspace.
The Teams notification appears in the Teams Activity Feed and in Chat. It contains the task title, who assigned you the task, the plan the task belongs to, and a link to open the task details in Teams. You can see a record of past Teams notifications in the chat conversation with the Planner.
Les alertes et les fonctionnalités peuvent être activées ou désactivées au niveau individuel et administrateur.
Publier un message sur plusieurs canaux à la fois
Une fonction intéressante si vous avez des informations ou une annonce qui doivent être partagées entre plusieurs équipes et canaux.
Accédez à l'onglet Conversations de la chaîne à partir de laquelle vous souhaitez commencer. Dans la zone Démarrer une nouvelle conversation en bas, cliquez sur le bouton de format, le « A » avec un crayon à côté.
Ensuite, en haut de la fenêtre, vous pouvez sélectionner "Publier sur plusieurs canaux" comme vous pouvez le voir ci-dessous.
Une fois publié, le message apparaîtra comme une nouvelle conversation dans chacun des canaux que vous avez sélectionnés. À partir de ce moment, ce sont des conversations distinctes et les messages de réponse dans chacun des canaux ne s'afficheront que dans ce canal comme il le ferait avec un message normal. Même ainsi, avec une mention @General dans le message, c'est un excellent moyen de faire passer rapidement un message important à plusieurs équipes.
Annonce dans un canal
Une annonce est un autre excellent moyen d'attirer l'attention de votre utilisateur. Ce qui, s'il est utilisé conjointement avec la publication sur plusieurs canaux, peut être très puissant.
Pour commencer, accédez à l'onglet Conversations de la chaîne à partir de laquelle vous souhaitez commencer. Dans la zone Démarrer une nouvelle conversation en bas, cliquez sur le bouton de format, le « A » avec un crayon à côté.
Cette fois, en haut à gauche, sélectionnez la flèche vers le bas à côté de "Nouvelle conversation" et choisissez "Annonce", comme indiqué ci-dessous.
Cela offre quelques options supplémentaires pour votre message par rapport à un message standard ; vous pouvez ajouter un titre, le formater et ajouter une image d'arrière-plan avec les boutons sur le côté droit. Ensuite, vous pouvez ajouter votre sous-en-tête et le contenu du message comme pour une conversation standard.
Comme je l'ai mentionné ci-dessus, vous pouvez également choisir de publier ceci sur plusieurs canaux, ce qui vous offre un excellent moyen de communiquer cette annonce importante sur de nombreux canaux et équipes. Une fois posté, le message apparaîtra dans chacun des canaux sélectionnés et aura une petite icône rouge sur le côté droit, à partir de ce moment, bien qu'il s'agisse de conversations distinctes. Avec une mention @General dans le message, c'est un excellent moyen de faire passer rapidement une annonce à plusieurs équipes.
Vous pouvez maintenant partager le son de votre système avec une réunion d'équipe afin de pouvoir partager l'audio d'une vidéo que vous affichez tout en partageant votre écran. Nous travaillons à distance et traitons de nombreuses sessions de sommets en ligne et du contenu vidéo général, c'est une amélioration très utile pour nous de collaborer efficacement.
Cela est vraiment facile lorsque vous cliquez sur le bouton "Partager" pour partager votre écran depuis une réunion Teams.
Sur l'écran qui s'affiche lorsque vous sélectionnez la fenêtre, l'écran ou l'application que vous souhaitez partager, assurez-vous de cocher la case "Inclure l'audio du système".
Cela partagera tous les sons de votre système, ce qui est idéal pour visionner des vidéos ou écouter de l'audio tout en partageant avec votre réunion. Cependant, il convient également de noter que les alertes et les sons de notification seront également entendus lors de la réunion. Voici quelques autres points clés à prendre en compte si vous utilisez cette fonction :
Consultez cette page de support Microsoft sur le partage de l'audio de votre système lors d'une réunion Teams pour plus d'informations à ce sujet.
Tableau blanc dans les réunions d'équipes
Le tableau blanc doit être activé pour que vous puissiez l'utiliser dans Teams, mais une fois qu'il l'est, c'est un excellent moyen d'interagir à distance. Voici un article sur la gestion du tableau blanc dans Microsoft Teams .
Pour utiliser le tableau blanc dans une réunion Teams, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Partager" comme vous le feriez pour partager votre écran, puis de sélectionner Microsoft Whiteboard.
Ici, vous pouvez ensuite collaborer sur un tableau blanc, en utilisant votre souris ou votre stylet Surface si vous en avez un.
Le tableau blanc est accessible avant ou après la réunion, via l'onglet Tableau blanc de la réunion.
Vous pouvez ensuite accéder à tous les tableaux blancs auxquels vous participez et les partager en téléchargeant l'application Tableau blanc à partir du Microsoft Store . À partir de cette application, vous pouvez également créer de nouveaux tableaux blancs et les partager directement dans vos chaînes Teams.
Diffusion d'une réunion d'équipes à l'aide d'OBS sur des plateformes sociales
C'est devenu un sujet de discussion, Comment diffuser vos réunions Microsoft Teams et vos événements en direct sur vos plateformes de médias sociaux ?
Bien qu'il existe plusieurs façons d'y parvenir. Dans cette astuce Teams, nous vous montrons comment le faire à l'aide d'OBS Studio qui offre de nombreuses façons de s'intégrer à Microsoft Teams.
Qu'est-ce qu'OBS ?
Open Broadcast Software communément appelé « OBS » est une plate-forme d'enregistrement et de streaming gratuite principalement utilisée pour diffuser des jeux vidéo en direct sur les réseaux sociaux, ce qui en fait un excellent outil pour encoder des vidéos en direct sur Teams. Étant open-source, sa communauté est vaste et dispose d'une bibliothèque audacieuse de plugins intéressants et utiles pour aider votre productivité et votre créativité.
Pourquoi utiliser OBS ?
C'est gratuit! Il contient beaucoup de punch sans aucun frais. Je montrerai comment vous pouvez utiliser OBS pour préparer vos présentations de manière à ce que vos étudiants et clients restent concentrés sur les seuls aspects importants. Vos affaires privées resteront privées d'une manière qui aura l'air très organisée et professionnelle.
Comment utiliser les salles de sous-commission dans Teams
Les salles de sous-commission et les sessions de sous-groupes sont des sous-groupes de la session, de la réunion ou de la leçon principale pour permettre aux grands groupes d'être divisés en petits groupes de travail pour discuter et collaborer sur le sujet donné. Bien qu'il soit principalement utilisé dans des situations de formation et d'éducation, il peut également être utilisé pour la planification de projets, les exigences et d'autres types d'ateliers.
Nous avons rédigé un article de blog complet expliquant comment procéder ici – Comment créer des salles de sous-commission dans Microsoft Teams ?
C'est un moyen fantastique de regrouper les membres de votre équipe afin que vous puissiez envoyer des messages dans l'équipe avec des @mentions qui n'alertent qu'un sous-ensemble de personnes de l'équipe. Cela peut être particulièrement utile pour les grandes équipes.
Il existe plusieurs façons d'allouer les balises, vous pouvez le faire utilisateur par utilisateur ou vous pouvez ajouter en masse des utilisateurs aux balises à l'aide de l'option Gérer les balises.
Pour ce faire, accédez à votre équipe, cliquez sur le menu « … » et sélectionnez « Gérer les balises ».
À partir de là, vous pouvez voir toutes vos balises et les membres de l'équipe qui les possèdent, ainsi que créer de nouvelles balises et les attribuer aux membres des équipes, comme indiqué ci-dessous :
La deuxième façon de procéder consiste à choisir l'option « Gérer l'équipe » dans le même menu « … ». Ici, pour chaque membre de votre équipe, vous pouvez choisir l'option tag pour pouvoir allouer et non allouer des tags pour cet utilisateur, vous pouvez également créer de nouveaux tags ici si nécessaire :
Une fois vos balises configurées, cela vous permet d'utiliser chaque balise au format @mention dans une conversation. Par exemple, dans l'exemple ci-dessous, ce message apparaîtra comme une alerte dans le flux d'activité pour toutes les personnes avec le tag 'Challenger'.
Cela donne une certaine flexibilité pour appliquer un groupement aux membres de votre équipe afin que vous puissiez leur cibler différents messages, sans avoir à avoir chaque groupe de membres dans une équipe différente.
Comment créer un quiz ou un sondage dans Microsoft Teams ?
Ces deux éléments sont un excellent moyen d'obtenir plus d'engagement au sein des équipes et peuvent être à la fois amusants et utiles.
Créer un sondage dans votre équipe Teams
C'est tellement facile et rapide à faire qu'une fois que vous aurez commencé, vous ne pourrez plus vous arrêter. Dans l'équipe et le canal où vous souhaitez effectuer un sondage, cliquez sur le menu « ... » sous la boîte de dialogue Démarrer et tapez « Formulaires » dans la barre de recherche qui apparaît.
Sélectionnez "Formulaires", et cela ouvrira la fenêtre Créer un nouveau sondage où vous pourrez entrer votre question et les options de réponse, vous pouvez également autoriser plusieurs réponses si nécessaire. L'outil vous proposera également des réponses une fois que vous aurez tapé votre question.
Cliquez sur « Suivant » pour voir un aperçu de votre question de sondage, puis sur « Envoyer » au fil de conversation de la chaîne.
Le sondage apparaîtra dans le fil de conversation avec la question en premier suivie du résumé des réponses en dessous. Un moyen très simple de faire un sondage rapide.
Créer un quiz dans votre équipe Teams sous forme d'onglet
C'est un peu plus compliqué que d'ajouter des sondages à vos équipes, mais c'est un excellent moyen d'injecter du plaisir dans votre équipe ou d'évaluer l'apprentissage et la compréhension sur un sujet particulier.
Microsoft Teams for Education a quelques ajouts légers aux équipes Microsoft standard, ce qui rend les quiz et les tests un peu plus faciles. Pour cette astuce, nous nous concentrons sur l'utilisation des équipes et des formulaires Microsoft standard pour créer un quiz dans un onglet sur un canal Teams. Cette approche pourrait également être utilisée pour créer une enquête d'équipe.
Tout d'abord, ouvrez Forms dans votre navigateur, vous devrez vous connecter avec le même compte que celui avec lequel vous vous connectez à Teams. Ici, vous pouvez créer un nouveau quiz et commencer à ajouter vos questions. Il existe de nombreux types de questions que vous pouvez poser à partir du choix multiple ou unique standard, ainsi que des réponses textuelles, jusqu'à des formats plus inhabituels comme le classement de l'ordre des choses ou l'évaluation de ce que vous ressentez à propos de quelque chose. Vous pouvez également attribuer des points aux bonnes réponses et ajouter différentes sections à votre quiz pour lui donner une certaine structure.
Une fois que nous avons notre quiz prêt dans les formulaires, nous naviguons simplement vers le canal d'équipe Teams dans lequel nous voulons que le quiz soit affiché et cliquez sur l'icône "+" pour ajouter un onglet.
Les formulaires seront probablement l'une des meilleures applications, mais si ce n'est pas le cas, vous pouvez effectuer une recherche en tapant "Formulaires" dans la barre de recherche, puis en le sélectionnant.
Il vous sera maintenant présenté plusieurs options, choisissez l'option "Ajouter un formulaire de sortie" et sélectionnez votre quiz.
Voilà, un joli quiz dans votre chaîne Microsoft Teams et chaque membre de l'équipe en est informé.
C'est un excellent moyen de dialoguer avec votre équipe, que ce soit juste pour le plaisir ou pour tester la compréhension. L'avoir là où le travail et la collaboration se déroulent devrait également permettre un taux de réponse plus élevé.
C'est tout pour le tutoriel des équipes MS. Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :
Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.
Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.
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