Kiat dan Trik Desktop Microsoft Teams Untuk Komunikasi yang Lebih Baik

Tidak seperti Skype, Microsoft Teams bukanlah alat yang mudah. Anda dapat menganggap Teams sebagai kombinasi Slack dan Skype. Ini adalah alat komunikasi dan konferensi video keseluruhan yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ini luas dan memiliki banyak fitur tersembunyi di bawah permukaan. Jadi, dengan itu, berikut adalah beberapa tip dan trik Microsoft Teams untuk komunikasi yang lebih baik.

Kiat dan Trik Microsoft Teams

1. Latar Belakang Buram & Latar Belakang Virtual

Mirip dengan Skype, Microsoft Teams juga menyediakan opsi Background blur. Opsi ini sangat berguna, terutama, ketika kita semua bekerja dari rumah. Namun, tidak seperti Skype, Anda tidak dapat mengaktifkan "Blur my Background" secara permanen seperti sekarang. Anda harus melakukannya secara terpisah untuk setiap panggilan video. Inilah cara Anda mengaktifkan Background Blur.

Saat dalam panggilan video, klik tiga tombol di ujung kanan bilah mengambang. Dari menu yang diperluas, klik " Efek Latar Belakang ". Pada halaman efek latar belakang, Anda akan melihat banyak efek. Opsi pertama adalah Blur My Background . Klik di atasnya dan itu akan memulai ulang aliran video Anda dan Anda akan memiliki latar belakang yang kabur.

Terlepas dari opsi Blur my Background, Teams juga menyediakan latar belakang virtual. Jelas, ketika Anda memilihnya, itu menggantikan latar belakang asli Anda. Tetapi untuk saat ini, Microsoft hanya mengizinkan Anda templat latar belakang yang disediakan di aplikasi Teams. Untuk mengetahui lebih banyak tentangnya, lihat artikel khusus kami tentang latar belakang virtual dan mode blur Tim .

2. Pintasan keyboard

Pintasan keyboard adalah hal yang paling praktis baik Anda berurusan dengan Outlook atau Teams. Di dalam Microsoft Teams, Anda dapat menekan "Ctrl+." setiap saat untuk melihat pintasan keyboard. Namun, yang paling penting adalah sebagai berikut.

• Ctrl+E (⌘+E di Mac ): Buka bilah pencarian
• Ctrl+plus (⌘+plus di Mac ): Perbesar
• Ctrl+minus (⌘+minus di Mac ): Perkecil
• Esc: Tutup pop-up
• Ctrl+G (⌘+G di Mac ): Buka tim/saluran mana pun

3. Perintah Tebasan

Mirip dengan Slack, Microsoft Teams juga memiliki perintah slash . Tapi, perintah slash ini tidak berfungsi di semua tempat. Ini hanya berfungsi di bilah pencarian paling atas. Untuk membuka bilah pencarian dengan cepat, tekan Ctrl+E (⌘+E di Mac ).

Perintah slash yang sering saya gunakan adalah "/ dnd". Seperti namanya, mode Do Not Disturb akan menyala dan Anda hanya akan menerima pesan penting dari kontak prioritas Anda. Demikian pula, Anda juga dapat menjalankan "/ tersedia" untuk mengubah status Anda menjadi Tersedia. Perintah Slash lain yang berguna adalah "/ goto". Ini membantu Anda dengan cepat melompat ke saluran atau tim.

Before enabling DND mode, make sure you set your Priority contacts under the Privacy tab in the Settings menu.

Berikut adalah sekumpulan perintah Slash yang berguna.

• /goto – Lompat ke tim atau saluran
• /call – Panggil seseorang
• /sebutan – Lihat semua obrolan dan aktivitas di mana Anda disebutkan
• /belum dibaca – Lihat semua aktivitas Anda yang belum dibaca
• / disimpan – Lihat pesan yang Anda simpan

4. Sebutkan

Sekarang, ketika Anda mencari informasi yang berguna dalam Saluran, lebih baik membaca hal-hal yang ditujukan kepada Anda. Pada dasarnya, pesan yang telah Anda sebutkan. Untuk mendapatkannya, ketik "/sebutan" di bilah pencarian. Atau, Anda dapat menuju ke tab Aktivitas dan tekan ikon Filter di samping opsi Umpan. Selanjutnya, klik pada 3 titik dan pilih "@Mentions".

5. Pemberitahuan

Secara default, Microsoft Teams akan mengirimi Anda pemberitahuan untuk setiap hal yang mengganggu. Misalnya, Slack tidak mengirimi Anda pemberitahuan untuk pesan saluran kecuali Anda disebutkan di dalamnya. Namun, Microsoft Teams mengirimkan pemberitahuan spanduk serta email untuk hal yang sama. Untuk mematikannya:

• Klik ikon profil di sudut kanan atas dan klik Pengaturan
• Pada menu popup pengaturan, navigasikan ke tab Notifikasi

Pada halaman notifikasi, Anda akan melihat tindakan yang dapat dilakukan untuk setiap jenis notifikasi. Pada dasarnya, ada 3 jenis tindakan untuk notifikasi: Banner dan Email, Banner, dan Hanya tampilkan di feed. Sementara 2 yang pertama cukup jelas, memilih yang ketiga menunjukkan bahwa pemberitahuan ini hanya akan muncul di tab Aktivitas.

Misalnya, Microsoft Teams, secara default, akan mengirimi Anda email serta pemberitahuan spanduk saat Anda disebutkan dalam Tim atau Saluran. Meskipun saya tidak memiliki masalah dengan pemberitahuan spanduk, saya tidak suka menerima email untuk semua sebutan ini. Oleh karena itu, saya telah mengubahnya menjadi "Banner" saja.

6. Bot & Aplikasi

Microsoft Teams memungkinkan Anda memiliki Aplikasi & Bot tanpa batas di tim Anda. Jika Anda tidak tahu, Bot dan Aplikasi menyediakan fungsionalitas tambahan untuk Microsoft Teams atau membantu Anda berintegrasi dengan platform lain. Beberapa aplikasi berguna yang dapat Anda gunakan adalah sebagai berikut.

• Polly – mengadakan polling dalam rapat
• RememberThis – mengatur pengingat untuk utas obrolan di dalam Teams
• Mio – Mengobrol dengan kontak Slack dan WebEx
• Zoom – mengadakan konferensi grup

Kami memiliki artikel khusus tentang Aplikasi Tim Microsoft Terbaik yang menyentuh penginstalan dan fitur aplikasi ini secara mendalam. Anda dapat melewatinya untuk lebih jelas.

7. Ubah Papan Tulis

Sementara kita membahas topik aplikasi pihak ketiga, inilah satu lagi yang penting – Freehand. Sekarang, Papan Tulis di Microsoft Teams bersifat dasar dan terbatas hanya untuk tinta. Jika Anda sering menggunakan papan tulis untuk model pemrograman Sprint, desain gambar rangka, pembuatan prototipe, storyboard video, dll, Anda harus mencoba papan tulis Freehand by Invision. Dibandingkan dengan MS Whiteboard, ia menyediakan lebih banyak bentuk seperti persegi panjang, garis, dan lingkaran.

Freehand juga dapat digunakan selama konferensi video sebagai ganti Papan Tulis Tim. Selain itu, Anda bahkan dapat menampilkan papan tulis Freehand tanpa harus melakukan panggilan video. Kami sering menggunakannya untuk storyboard Intro video YouTube kami.

Integrasikan  Freehand dengan InVision

8. Pembaca Immersive

Pembaca Immersive browser Edge yang populer juga terintegrasi ke dalam Microsoft Teams. Pembaca imersif tidak akan menjadi fitur yang berguna, tetapi mode baca-keras yang Anda dapatkan bermanfaat. Untuk masuk ke mode pembaca imersif, klik 3 titik di atas pesan dan klik Pembaca Immersive.

Setelah Anda masuk ke mode pembaca Immersive, Anda akan melihat tombol "Mainkan" di bagian bawah. Segera setelah Anda menekannya, itu akan membacakan seluruh pesan untuk Anda. Saya sering menggunakannya untuk membacakan artikel dan skrip yang dikirimkan kepada saya di Teams.

Kata Penutup

Banyak fitur lain seperti ID Email Saluran & Tim, rekaman Rapat Cloud, interkomunikasi Skype hanya berfungsi jika Anda memiliki akun Microsoft 365. Untuk masalah atau pertanyaan lebih lanjut tentang Microsoft Teams, beri tahu saya di komentar di bawah

Baca Juga: Slack vs. Teams: Alat Komunikasi dan Kolaborasi Mana yang Digunakan