Dengan Power Automate dan Microsoft Flow, Anda dapat membuat "Alur" tertentu untuk membantu Anda melacak bisnis Anda, dan membantu meningkatkan produktivitas Anda. Begini caranya.
Siapkan aplikasi Power Automate di Microsoft Teams dengan menginstalnya dari Katalog aplikasi di bilah sisi kiri Teams
Setelah diatur, Anda akan dibawa ke halaman Beranda di Power Automate. Klik tombol Arus Baru. Kemudian, pilih salah satu yang sesuai dengan Microsoft Teams.
Pastikan untuk menghubungkan akun Anda dengan Flow, untuk membuatnya menyala hijau
Lanjutkan dan ikuti instruksi di layar lalu klik Create Flow
Alur akan terisi di Teams, dan akan muncul dalam daftar di halaman utama Power Automate
Pernahkah Anda ingin mendapatkan pemberitahuan tentang aktivitas yang terjadi di dalam Teams terkait dengan dokumen yang diunggah, formulir yang ditandatangani, atau bahkan tugas yang diselesaikan di Planner? Biasanya, Anda mungkin harus memeriksa masing-masing aplikasi Microsoft 365 ini satu per satu untuk mendapatkan informasi terbaru. Namun, dengan Power Automate dan Microsoft Flow, Anda dapat membuat "Alur" tertentu untuk membantu Anda melacak bisnis Anda, dan membantu meningkatkan produktivitas Anda. Hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda bisa melakukannya.
Menambahkan Power Automate ke Teams
Hal pertama yang pertama, Anda harus menambahkan Power Automate ke Microsoft Teams untuk melanjutkan. Untuk melakukannya, klik bagian Aplikasi di bar samping Teams. Dari sana, cari Power Automate. Kemudian, pilih aplikasi Power Automate yang terbuka dan pilih tombol add berwarna ungu. Jika Anda ingin alur di saluran tertentu atau seluruh tim untuk semua pengguna, Anda juga dapat memilih panah bawah, dan memilih Tambahkan ke tim, jika Anda memiliki hak istimewa untuk menambahkan Otomatisasi untuk semua orang. Setelah selesai, Anda akan melihat aplikasi Power Automate terbuka di sidebar di Teams.
Membuat Alur "populer" yang dibuat sebelumnya di Teams
Selanjutnya, Anda akan dibawa ke opsi yang difilter yang menunjukkan hanya Alur dan Templat Microsoft Teams. Anda dapat memfilter ke Alur lain jika Anda mau dengan mengklik tombol filter di sebelah tombol Alur Pencarian (tetapi lebih lanjut tentang itu nanti.) Bagaimanapun, Anda juga harus melihat beberapa templat populer untuk Alur di Teams. Ini adalah templat yang dibuat sebelumnya oleh Microsoft, yang dapat Anda aktifkan hanya dengan beberapa klik, tidak perlu pengkodean!
Kami akan fokus pada ini terlebih dahulu, karena ini adalah yang paling populer dan membantu mengatasi beberapa kebutuhan paling umum untuk pemberitahuan di Teams. Berikut adalah daftar di bawah ini, tetapi perlu diingat bahwa Anda dapat melihat daftar semua alur tim dengan memilih untuk melihat semua templat tim di bagian bawah aplikasi Power Automate. Secara umum, setiap Alur dalam daftar Teams akan langsung disiapkan, hanya memerlukan beberapa langkah sederhana.
- Beri tahu tim saat respons Formulir baru dikirimkan
- Saat status tugas di Planner berubah menjadi selesai, beri tahu saluran
- Beri tahu tim saat item baru dibuat di Daftar SharePoint
- Simpan pesan ke OneNote
- Buat item kerja dari pesan
- Beri tahu tim saat tugas baru ditambahkan ke papan Trello
- Beri tahu tim saat status item kerja berubah di Azure DevOps
- Beri tahu tim saat peringatan dipicu di PowerBI.
Jika Alur yang Anda inginkan ada dalam daftar ini, lalu klik. Anda akan mendapatkan pesan popup, memungkinkan Anda untuk mengonfigurasinya. Kami menggunakan Alur untuk perubahan tugas di Planner, sebagai contoh. Biasanya, Anda akan melihat kotak yang memungkinkan Anda memberi nama aliran. Kemudian, di bawahnya, akan ada daftar masuk (atau konektor) yang Anda perlukan. Pastikan Anda masuk, ke masing-masing, lalu klik lanjutkan dan ikuti petunjuk di layar. Dalam kasus kami, kami harus mengonfigurasi dan memilih ID grup Planner, ID Paket, Tim Tim, dan kemudian Saluran untuk melanjutkan.
Setelah selesai, Anda dapat memilih Create Flow. Dan Anda kemudian akan melihat pesan popup yang mengatakan bahwa alur kerja Anda telah dibuat. Sekarang muncul dalam daftar Arus di halaman Power Automate utama! Dan itu akan berjalan secara otomatis mulai sekarang.
Membuat lainnya, dan Alur kustom di Teams
Berkat Power Automate, Anda tidak hanya terbatas pada Flow bertema Teams. Jika mau, Anda juga dapat membuat Flow lainnya. Anda dapat beralih ke ini dengan mengklik tombol Filter di bagian atas layar, di sebelah kotak pencarian, dan memilih Semua Template. Kemudian, lihat ke kiri untuk memilih kategori. Langkah-langkahnya akan sama, mengharuskan Anda masuk dan menghubungkan akun, seperti yang kami lakukan di atas.
Jika Anda adalah pengguna yang lebih mahir, Anda juga dapat membuat Alur kosong, sendiri, tidak mengikuti template. Klik tab Buat di Power Automate, lalu pilih Buat dari kosong. Dari sana, Anda akan melihat daftar pemicu dan tindakan. Anda juga akan melihat beberapa tema, di bawah Semua. Pilih tema Anda, untuk memfilter pemicu dan tindakan.
Kemudian, pilih pemicu, ikuti petunjuk di layar. Setelah pemicu selesai, atur tindakan dengan mengikuti instruksi dan wizard di layar. Setiap Flow memiliki serangkaian instruksi yang berbeda, tetapi cukup mudah untuk dipahami. Anda kemudian dapat Menguji aliran dengan mengklik tombol Uji di bagian atas. Anda juga dapat memeriksa aliran untuk kesalahan dengan memilih Pemeriksa Aliran juga. Jika sudah siap, klik Simpan dan Alur Anda akan dijalankan.
Memeriksa dan menghapus Arus
Sekarang setelah Anda membuat Alur, Anda dapat dengan mudah menghapusnya, atau mengeditnya juga. Cukup buka aplikasi Power Automate di Teams dengan mengklik ( . . ) di Sidebar, lalu mengklik tab Beranda. Dari sana, Anda akan melihat daftar Arus Anda. Anda dapat menggerakkan mouse ke paling kanan, dan klik tiga titik dalam daftar, lalu pilih Edit atau Hapus untuk menghapus Flow. Lebih penting lagi, Anda juga dapat memeriksa Riwayat Jalankan untuk melihat bagaimana itu berjalan, apakah sudah nakal.
Hanya awal dari kemungkinan tak terbatas!
Membuat Aliran di Teams dengan kekuatan Otomatisasi hanyalah awal dari kemungkinan. Microsoft memiliki platform yang dikenal sebagai PowerApps, yang memungkinkan Anda membuat aplikasi kustom Anda sendiri untuk bisnis Anda menggunakan template serupa. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang itu di sini . Dan ingat, periksa hub Microsoft 365 kami untuk berita dan informasi selengkapnya.