Cara Mengatur Pesan Di Luar Kantor di Microsoft Teams

Jika Anda akan cuti, ada baiknya untuk mengatur pemberitahuan Di Luar Kantor untuk hal-hal di luar email. Misalnya, Anda dapat mengatur pesan 'Di Luar Kantor' di aplikasi Microsoft Teams dan memberi tahu orang lain tentang ketidaktersediaan Anda. Menempatkan satu pesan seperti itu akan membuat rekan satu tim Anda sadar tentang ketidakhadiran Anda.

Inilah cara Anda dapat mengatur pesan di luar kantor di Microsoft Teams.

Mengatur Di Luar Kantor di Microsoft Teams

Microsoft Teams untuk Windows dan Mac menggunakan antarmuka pengguna yang sama. Langkah-langkah untuk menggunakan fungsi Di Luar Kantor di kedua platform tetap sama.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menggunakan dan mengatur pesan Di Luar Kantor di Microsoft Teams.

Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams di komputer Anda.

Langkah 2: Pilih Tim yang relevan dari bilah sisi kiri.

Langkah 3: Klik pada gambar profil di bagian atas.

Langkah 4: Pilih Atur pesan status.

Langkah 5: Klik tombol 'Jadwalkan di luar kantor' dan itu akan membuka menu Di Luar Kantor khusus.

Langkah 6: Aktifkan Aktifkan sakelar balasan otomatis.

Langkah 7: Atur pesan di luar kantor.

Perhatikan bahwa pesan yang Anda tambahkan akan muncul saat orang mencoba menghubungi Anda di teams atau membuka profil Anda. Teams akan mengirimkannya sebagai balasan otomatis di Outlook.

Setelah Anda menambahkan pesan di luar kantor, Anda memiliki dua opsi untuk dipilih dari menu yang sama. Mari kita belajar tentang mereka.

Kirim balasan di luar organisasi saya: Jika Anda lebih suka mengirim pesan otomatis ke kontak di luar organisasi Anda, klik kotak di samping 'Kirim balasan di luar organisasi saya'. Teams akan memungkinkan Anda untuk memilih antara 'Hanya untuk kontak Anda' dan 'Semua pengirim eksternal.'

Anda dapat mengatur pesan yang berbeda untuk kontak Anda hanya dari kotak dialog di bawah ini. Jika Anda ingin menyimpan pesan di luar kantor yang sama, salin/tempel pesan dari atas.

Kirim balasan hanya selama periode waktu: Ini harus dimiliki oleh siapa saja yang mencoba menyiapkan pesan di luar kantor di Teams. Aktifkan kotak periode, dan itu akan meminta Anda untuk menambahkan tanggal Mulai dan Akhir dengan waktu.

Mari kita asumsikan Anda keluar dari seminggu. Anda dapat menambahkan tanggal mulai dan berakhir serta menentukan waktu untuk menjadwalkan pesan di luar kantor.

Keluar dari Kantor dari Pengaturan Teams

Anda dapat mengakses opsi yang sama dari menu pengaturan Teams dan mengatur pesan di luar kantor.

Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams dan klik menu tiga titik di samping gambar profil.

Langkah 2: Buka Pengaturan.

Langkah 3: Pilih Umum dan gulir ke bawah ke bawah.

Langkah 4: Klik Jadwal, dan itu akan membuka menu yang sudah dikenal seperti di atas untuk mengatur status di luar kantor.

Edit Di Luar Kantor di Teams dari Microsoft Outlook

Setelah Anda mengatur di luar kantor di Microsoft Teams, secara otomatis akan disinkronkan dengan email Microsoft Outlook. Berikut cara mengedit di luar kantor di Outlook dan memperbarui pesan yang sama di teams.

Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Outlook di Windows.

Langkah 2: Klik File di bagian atas.

Langkah 3: Pilih Balasan Otomatis.

Langkah 4: Anda akan melihat pesan yang sama yang Anda atur di Microsoft Teams.

Langkah 5: Jika Anda mengedit pesan di luar kantor, perubahan yang sama juga akan terlihat pada aplikasi Microsoft Teams.

Setel Pesan Status di Aplikasi Seluler Teams

Tidak ada cara untuk mengatur pesan di luar kantor di aplikasi seluler Microsoft Teams. Namun, Anda dapat mengatur pesan status normal dan menghapusnya setelah waktu yang ditentukan.

Ini berguna saat Anda sedang rapat atau tidak berada di luar Teams selama beberapa jam. Inilah cara Anda dapat menggunakannya.

Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams di iPhone atau Android (keduanya menggunakan UI yang sama).

Langkah 2: Ketuk ikon profil di bagian atas.

Langkah 3: Pilih pesan Atur status.

Langkah 4: Tambahkan pesan status, aktifkan Tampilkan saat orang mengirimi saya pesan toggle.

Langkah 5: Atur timer untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditentukan secara otomatis.

Tekan Selesai di bagian atas, dan kontak Anda akan melihat pesan status yang disetel setiap kali mereka mencoba mengirimi Anda pesan di Teams.

Jika Anda berada jauh dari Microsoft Teams karena alasan tertentu, Anda dapat menggunakan fungsi ini alih-alih hanya mengubah status Teams di aplikasi .

Atur Komunikasi yang Jelas di Teams

Terlihat profesional saat Anda mengatur pesan di luar kantor di teams untuk memberi tahu orang lain alasan dan kemungkinan waktu untuk mengharapkan balasan. Ingatlah bahwa pesan di luar kantor yang sama juga disinkronkan dengan email Outlook.