Klien Pesan Instan (IM) In-House: Komunikasi Organisasi yang Aman

Komunikasi dan interaksi yang bermakna adalah yang membuat organisasi menjadi lebih efisien. Tanpa interaksi anggota, tempat kerja yang bersangkutan hampir tidak dapat menawarkan hasil bisnis yang menguntungkan. Namun, komunikasi dan berbagi informasi antar karyawan memerlukan media yang dapat memenuhi tujuan komunikasi organisasi yang efektif, serta berbagi data penting dan pembaruan yang bermanfaat. Beberapa organisasi menggunakan klien IM seperti WhatsApp dan Skype Chat untuk membantu anggotanya berkomunikasi secara individu dalam kelompok. Namun, banyak dari mereka tidak menyadari tentang bahaya yang ditimbulkan oleh klien IM yang dihosting internet terhadap organisasi dan informasi terkait yang dibagikan di aplikasi klien IM pihak ketiga yang dihosting di server eksternal.

Untuk mengatasi masalah ini, penting bagi organisasi untuk mencari cara untuk melindungi data organisasi & informasi karyawan mereka dan file & informasi sensitif lainnya yang mereka bagikan pada klien IM pilihan mereka. Mari kita lihat bagaimana klien IM internal dapat menjadi solusi yang lebih baik dan lebih aman untuk memfasilitasi komunikasi instan antar anggota di ruang kantor.

Apa Perbedaan In-House Instant Messenger dengan Aplikasi IM Bagian Ketiga?

Sumber Gambar: Bisnis Kanada

Klien IM pihak ketiga seperti Hangouts, WhatsApp, dan Skype memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dan berbagi informasi dengan menawarkan media transfer antara pengirim dan penerima. Media itu adalah pusat data klien IM yang bersangkutan, tempat seluruh data dan obrolan yang Anda bagikan di aplikasi disimpan. Pada dasarnya, semua file yang Anda bagikan, strategi organisasi yang Anda diskusikan, dan semua informasi yang Anda sampaikan menggunakan klien IM tersebut ditransfer ke server klien IM, dan disimpan di sana dalam bentuk database.

Itu membuat informasi itu berisiko dicuri dan dibajak. Kekhawatiran lain yang dikemukakan oleh banyak pengulas adalah bahwa data harus melewati jaringan publik, dan di Internet, tidak ada yang dapat dengan yakin mengatakan bahwa data ini tidak akan disadap oleh peretas dan pemerintah yang mengintip, yang mungkin menyalahgunakannya.

Di sisi lain, aplikasi klien IM internal hanya berfungsi untuk ruang kantor Anda. Tidak seperti server aplikasi klien IM pihak ketiga, instant messenger internal hanya terhubung ke jaringan kantor Anda. Ini berarti bahwa data yang dibagikan antara pengirim dan penerima pada aplikasi klien IM tersebut ditransmisikan melalui server, yang dipasang di dalam lokasi kerja Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menyimpan data yang dibagikan dalam organisasi Anda di server tepercaya, yang tidak terhubung ke jaringan publik.

Harus baca:-

Klien Pesan Instan (IM): Mengapa Mereka Tidak Cocok... Aplikasi Pesan Instan ada di seluruh web dan ponsel kami, membuat komunikasi menjadi lebih mudah. Tapi seberapa baik IM ini...

Bagaimana Klien IM In-House Bekerja?

Prosesnya hampir sama dengan server klien IM pihak ketiga, meskipun dengan sedikit perbedaan. Pertama, server IM di sini ada di ruang kantor Anda sendiri, bukan perusahaan pemilik beberapa aplikasi IM pihak ketiga lainnya. Ini menjadikan Anda, atau orang yang ditunjuk dalam administrasi TI organisasi Anda, sebagai pengontrol-administrator klien IM internal Anda. Sekarang, untuk menggunakan aplikasi klien IM, pengguna yang bersangkutan akan diberikan nama pengguna dan kata sandi yang dibuat secara khusus (yang dapat diubah nanti).

Setelah kata sandi dimasukkan, server internal akan langsung memuat akun pengguna dengan daftar anggota yang bekerja di dalam organisasi, yang akan membentuk daftar teman pribadi Anda di kantor. Sisa prosesnya persis sama. Pengirim mengetik pesan, yang ditransmisikan ke server internal dan kemudian ditransfer ke penerima. Dan semua itu dilakukan dalam hitungan detik, sehingga Anda tidak pernah mendapatkan seluruh transmisi, sehingga memungkinkan Anda untuk memberi dan menerima tanggapan langsung.

———————–>

Aplikasi klien IM internal yang bekerja pada server internal yang terhubung ke jaringan pribadi memungkinkan Anda menyimpan data di dalam dinding lokasi kerja Anda. Tapi bukan itu saja yang ditawarkan oleh instant messenger internal.
Apa Manfaat yang Ditawarkan Klien IM In-House Terhadap Aplikasi Klien IM Pihak Ketiga?

Mengapa organisasi harus menggunakan klien IM in-house vis-a-vis instant messenger pihak ketiga yang tersedia dengan mudah dan gratis? Berikut adalah daftar semua poin plus yang akan membantu Anda memahami mengapa messenger pihak ketiga, meskipun fitur yang mereka tawarkan tidak cocok untuk organisasi:

1. Berbagi Informasi Menjadi Lebih Aman

Informasi paket yang Anda bagikan di aplikasi klien IM internal dalam bentuk gambar atau dokumen hanya dikirim melalui jaringan kantor dan disimpan di server di sana sebelum dikirim ke penerima. Karena data yang dibagikan tetap berada di dalam jaringan dan server milik Anda, dan tidak dengan perusahaan pihak ketiga, Anda tidak perlu khawatir tentang kemungkinan akses tidak sah atau penyalahgunaan informasi.

Harus baca:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat WhatsApp adalah semua tentang SMS dan Snapchat memungkinkan Anda berbagi cerita menyenangkan dengan teman-teman Anda. Berikut adalah beberapa pro dan...

2. Anda, Sebagai Pemilik, memiliki Kontrol dan Pengawasan Atas Informasi yang Dibagikan

Sebagai pemilik bisnis, Anda tentu tidak ingin ada orang yang salah menangani data organisasi atau membagikan file yang tidak sah melalui obrolan. Anda tidak dapat menganggap apa pun dalam hal ini pada klien IM pihak ketiga; namun, menggunakan instant messenger internal yang berjalan di server kantor akan memungkinkan Anda untuk terus memeriksa informasi dan data yang terus-menerus dibagikan melalui aplikasi. Ini akan membantu Anda menghindari penyebaran ujaran kebencian dan komunikasi tidak etis di dalam organisasi.

3. Manajemen Basis Data Pilihan Sendiri

Sumber Gambar: MitchJ

Alih-alih meninggalkan database server Anda yang dikumpulkan dari semua aktivitas di klien IM ke perusahaan pihak ketiga, utusan internal akan memungkinkan Anda untuk menyimpan database itu di dalam gedung kantor. Anda kemudian dapat meminta orang-orang TI Anda mengatur database sesuai pilihan Anda, yang juga akan membuat pengambilan dan penyimpanan data lebih mudah dikelola. Data terorganisir ini dapat digunakan lebih lanjut dalam retrospeksi untuk melayani kepentingan organisasi untuk tujuan penelitian.

4. Anda Dapat Menjaga Keamanan Data Anda Dengan Metode Firewall Pilihan Anda

Sumber Gambar: The Washington Post

Dengan aplikasi IM pihak ketiga, Anda harus bergantung pada pengembang klien dan pemilik perusahaan untuk keamanan server. Satu kesalahan di pihak mereka dapat menyebabkan pelanggaran dan dapat membuat data Anda tidak terlindungi dan rentan di luar kendali Anda. Namun, server internal dapat dilindungi oleh firewall apa pun yang Anda pilih sebagai pemiliknya dan dapat disimpan dengan aman dengan syarat dan ketentuan Anda sendiri. Dengan demikian, Anda dapat memutuskan seberapa aman Anda ingin menjaga server Anda dari serangan malware dan spyware.

5. Data Anda Adalah Milik Anda Untuk Digunakan

Sumber Gambar: Puter Pros

Klien IM pihak ketiga dapat menggunakan data Anda dan menjual informasi yang diperoleh darinya kepada pengiklan dan pemasar digital untuk membantu mereka mendapatkan konsumen dengan imbalan komisi atau pembayaran langsung. Meskipun banyak kegiatan seperti itu dilarang oleh hukum, klien IM menikmati kegiatan tersebut sampai batas tertentu dan itu juga dengan izin Anda (yang Anda berikan dengan menerima syarat dan ketentuan tersebut).

Namun, dengan memiliki aplikasi IM internal, dengan kontrol admin lengkap, Anda dapat memilih syarat dan ketentuan Anda sendiri dan menghapus semua kemungkinan penggunaan data Anda yang tidak sah dan tidak relevan.

6. Tidak Ada Masalah Ruang, Sampai Anda Kehabisan Di Pangkalan Anda

Sumber Gambar: IBI Times

Setiap aplikasi klien IM memiliki ruang cloud terbatas yang didedikasikan untuk satu akun tertentu. Di atas itu, Anda juga harus memilih layanan cloud dan web pihak ketiga yang terpisah atau membayar untuk ruang ekstra. Namun, jika menyangkut klien IM internal, ruang terbatas hanya jika Anda memutuskan untuk tidak memperluasnya. Server memiliki hard drive khusus yang terpasang di dalamnya. Untuk memungkinkan lebih banyak data disimpan di server, Anda selalu dapat memiliki lebih banyak drive khusus atau drive dengan ruang disk yang lebih besar yang terpasang di server. Dengan cara ini, Anda selalu dapat menyimpan lebih banyak log obrolan di server IM Anda tanpa kesulitan membayar untuk ruang ekstra.

Harus baca:-

10 Alat Komunikasi Tim Terbaik - Kolaborasi Tim... Jika Anda juga percaya 'Kerja tim penting untuk kesuksesan semua bisnis', maka mulailah menggunakan alat komunikasi kelompok dan...

7. Kontrol Perubahan Di Aplikasi IM

Perusahaan pihak ketiga mungkin mempertimbangkan kepentingan konsumen secara keseluruhan saat melakukan perubahan dan peningkatan pada klien IM mereka. Namun, memiliki aplikasi klien IM internal memungkinkan Anda memiliki otoritas penuh atas kebijakan penggunanya, pembaruan, dan batasannya. Anda dapat mengatur semua itu sesuai dengan kebutuhan bisnis dan tujuan organisasi Anda, dan oleh karena itu, kodekan kurir yang bersangkutan sesuai dengan pencapaian kepentingan bisnis Anda. Ini berarti tidak ada peningkatan yang tidak perlu, fitur yang tidak diinginkan (sesuai penggunaan bisnis Anda), dan bebas dari persyaratan dan kebijakan perjanjian pengguna yang dibatasi.

8. Didedikasikan untuk Penggunaan Organisasi Saja

Klien IM internal akan menjadi sesuatu yang hanya berfungsi pada sistem kantor. Karena akan terhubung ke server dan jaringan kantor, seseorang tidak dapat menggunakannya dari jarak jauh untuk komunikasi pribadi apa pun. Ini akan memungkinkan Anda untuk memiliki aplikasi klien IM khusus yang terpisah untuk komunikasi bisnis dan organisasi Anda, yang juga akan diinstal secara wajib di setiap komputer yang digunakan. Karena terbatas pada sistem kantor dan daftar teman hanya terdiri dari anggota organisasi, aplikasi klien IM terkait akan sepenuhnya didedikasikan untuk komunikasi bisnis dan berbagi informasi saja, dan tidak akan ada gangguan kontak pribadi dan komunikasi pribadi pada IM bisnis aplikasi.

9. Partisipasi Lengkap

Aplikasi klien IM internal akan membentuk media komunikasi umum antara anggota, yang dapat diakses dari sistem yang dialokasikan. Selain itu, ini akan terpisah dari aplikasi IM pihak ketiga yang diakses dari jarak jauh, dan oleh karena itu, hanya akan terbuka untuk komunikasi kantor saja. Dengan demikian, itu akan digunakan oleh semua anggota secara wajib karena itu akan tetap menjadi satu-satunya tempat untuk mengumpulkan semua pembaruan organisasi dan bergaul dengan sesama rekan kerja.

Dengan kecepatan komunikasi yang meningkat pesat, Pesan Instan adalah cara penting untuk menghubungkan kantor. Hal ini memungkinkan gugus tugas untuk berkomunikasi satu sama lain secara instan, berbagi data dan file, mendapatkan tanggapan, dan jawaban hampir seketika. Karena itu, penting untuk diingat bahwa perlombaan untuk kecepatan tidak berarti bahwa kita berkompromi dengan keamanan dan kesucian data organisasi. Ada banyak kerugian dalam menggunakan layanan pihak ketiga, yang paling penting adalah fakta bahwa layanan tersebut dimiliki dan dikendalikan oleh pihak ketiga!

Organisasi harus terhubung ke jaringan publik, untuk mengakses server pihak ketiga, untuk komunikasi internal mereka. Dengan meningkatnya masalah privasi dan keamanan serta sikap lemah dari penyedia layanan komunikasi pihak ketiga ini, sangat penting bagi kita untuk memilih media yang tepat untuk komunikasi internal. Coba klien Pesan Instan yang dihosting sendiri hari ini!