Klien Pesan Instan (IM): Mengapa Mereka Tidak Cocok Untuk Organisasi?

Toko aplikasi di komputer dan ponsel dibanjiri ratusan klien atau aplikasi Pesan Instan (IM), beberapa di antaranya telah mengubah cara kita berkomunikasi. Pesan langsung, obrolan grup, panggilan video , berbagi dokumen dan file. Penggunaan emoji dan stiker membuat komunikasi Anda lebih interaktif. Tapi, seberapa andal aplikasi ini?

Mempelajari Apa Itu Pesan Instan?

Sumber Gambar: Wired

Pesan Instan atau IM mengacu pada terlibat dalam komunikasi melalui pengiriman dan penerimaan pesan real-time dalam bentuk teks. Ini dilakukan melalui aplikasi yang berdiri sendiri, yang dapat dimiliki, dikelola, dan dikelola oleh perusahaan pihak ketiga, yang disebut klien IM. Aplikasi IM memiliki fitur unik inti tertentu yang membuatnya terpisah dari media komunikasi lain seperti ruang obrolan dan email. Ini termasuk "kehadiran", yang memungkinkan pengguna untuk mengetahui apakah pengguna di pihak penerima sedang online atau tidak. Selain itu, aplikasi IM mendukung berbagi file langsung dalam sesi teks langsung, memungkinkan pengguna untuk meninjau dokumen, gambar, dan file lainnya secara real-time dan mendiskusikannya.

Bagaimana Aplikasi Ini Berbeda dari Email?

Sumber Gambar: Tech Spirited

Email tidak menjamin komunikasi real-time instan antara kedua pihak. Itu tidak menawarkan respon cepat dari pengguna penerima meskipun memiliki konektivitas internet. Selain itu, email dimaksudkan untuk percakapan deskriptif dalam bentuk teks panjang, sedangkan IM biasanya lebih pendek. Plus, IM dimaksudkan untuk menampilkan komunikasi langsung dan tidak cenderung membentuk serangkaian komunikasi berbasis rantai yang tumpang tindih antara banyak pengguna. Namun, aplikasi IM modern mendukung percakapan berbasis grup melalui obrolan grup.

Bagaimana IM Bekerja?

Sumber Gambar: Medium

Aplikasi IM mandiri pihak ketiga memiliki server jaringan sendiri yang terpisah. Cara kerja semua klien IM adalah sama terlepas dari platform mereka. Aplikasi IM membuat koneksi antara server mereka dan perangkat pengguna menggunakan koneksi internet mereka. Pengguna mendapatkan klien IM dimulai dengan mendaftarkan UserID dan Password yang disimpan dengan server klien. Sekarang, sebagai pengguna, Anda mengizinkan klien IM untuk mengakses daftar kontak Anda, yang diperiksa terhadap daftar penggunanya, yang disebut daftar teman. Klien kemudian akan mengirimi Anda informasi mengenai kontak mana yang merupakan bagian dari daftar teman dan tersedia untuk koneksi.

Setelah daftar teman pribadi Anda siap, Anda dapat memilih pengguna yang ingin Anda ajak berkomunikasi dan proses selanjutnya adalah mudah. Saat Anda mengobrol, server klien akan bertindak sebagai media transmisi antara perangkat Anda dan perangkat penerima.

Lihat juga:-

6 Tips dan Trik WhatsApp Web yang Berguna WhatsApp Web adalah salah satu layanan pengiriman pesan yang andal dan aman yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima pesan dari PC tanpa...

Mengapa Organisasi Dapat Rugi Karena Klien IM Ini?

Aplikasi IM mudah digunakan, memiliki proses pendaftaran yang sederhana, dan memiliki banyak fitur untuk memberi Anda pengalaman komunikasi langsung. Plus, ini memungkinkan Anda untuk berbagi file dan gambar, dan beberapa di antaranya sering mengizinkan berbagi lokasi juga. Jadi, mengapa organisasi tidak dapat menggunakan fitur ini untuk melakukan komunikasi profesional dan berbagi file sehari-hari? Nah, ada kelemahan yang dapat menimbulkan risiko bagi bisnis ini:

• Berbagi File di Server Pihak Ketiga Dapat Membebani Privasi Data Anda

Setiap informasi atau file yang dibagikan pada klien IM yang bersangkutan ditransmisikan dari pengirim ke penerima, menggunakan paket data, melalui server klien. Paket-paket itu berisi informasi yang Anda kirimkan, yang selamanya disimpan dengan klien. Karena klien IM ini tidak ada di rumah, Anda tidak memiliki kendali untuk melindungi privasi file dan tidak memiliki kendali atas aksesibilitasnya. Anda akan sepenuhnya bergantung pada operator IM untuk memastikan bahwa data dilindungi dari akses yang tidak sah. Meskipun banyak klien IM mengatakan bahwa informasi tersebut selalu dienkripsi; Namun, siapa yang bisa mengatakannya secara nyata?

Sebagai pemilik atau pengelola organisasi mana pun, Anda tentu tidak ingin informasi terkait bisnis Anda dibagikan di server pihak ketiga. Sementara perusahaan IM telah mengklaim bahwa data selalu dilindungi, insiden pelanggaran data baru-baru ini dan pengawasan intelijen yang tidak sah pada pengguna klien IM mengatakan sebaliknya.

• Kurangnya Keamanan Data

Sumber Gambar: TechCrunch

Meskipun Anda dapat melindungi perangkat Anda dari spyware dan malware melalui penggunaan layanan firewall, Anda tidak dapat begitu saja melindungi jalur transmisi antara perangkat Anda dan server klien IM hanya dengan menggunakan firewall.

Internet luas dan penuh dengan bahaya berbahaya yang dapat membahayakan aktivitas web Anda, bahkan dengan menghambat percakapan Anda. Klien IM memerlukan konektivitas ke jaringan publik dan oleh karena itu, server mereka menyimpan dan memproses paket informasi dari beberapa jaringan di seluruh dunia. Server ini sangat rentan terhadap serangan malware dan dapat diakses di jaringan publik mana pun membuatnya semakin berisiko untuk mengandalkannya demi keamanan. Dalam upaya peretasan yang berhasil, data Anda akan disusupi, dan kemudian, data tersebut dapat disalahgunakan dan aktivitas terlarang.

• Untuk Klien IM, Organisasi Anda akan menjadi Produk

Sumber Gambar: Messenger People

Aplikasi klien IM dijalankan oleh perusahaan bisnis, dan seperti organisasi Anda, mereka juga memiliki model bisnis. Perusahaan-perusahaan ini menggunakan informasi pengguna Anda untuk berbagai kampanye pemasaran dan mendapatkan uang sebagai imbalan untuk berbagi informasi tersebut dengan pengiklan yang relevan. Menjadi pemilik bisnis, orang tidak akan pernah ingin informasi organisasinya dipublikasikan ke sumber yang tidak dikenal atau tidak dikenal.

• Masalah Cadangan dan Batasan Transfer

Sumber Gambar: Ulasan Solusi

Di tingkat perusahaan, setiap bisnis ingin menyimpan catatan dokumen yang berisi data organisasi penting. Data ini digunakan sebagai acuan dalam strategi bisnis ke depan. Tetapi tidak ada aplikasi perpesanan yang akan memberi Anda ruang cadangan yang besar. Selain itu, setiap aplikasi klien IM memiliki batasan batas karakter untuk teks, serta ukuran file yang akan ditransfer. Untuk tujuan organisasi, pembatasan ini bisa menjadi penghalang komunikasi dan berbagi data.

Dalam kebanyakan kasus, organisasi bisnis akan memilih layanan pencadangan cloud terpisah selain klien IM. Ini sekali lagi akan menimbulkan risiko menggunakan server pihak ketiga. Oleh karena itu, data tersimpan Anda selalu berada di server cloud eksternal, dan Anda bergantung pada pemilik server untuk keamanannya. Jadi, apa pun yang Anda lakukan, jika klien IM yang Anda gunakan tidak internal, yaitu, dibuat untuk memenuhi kepentingan kantor saja, organisasi Anda akan terus menghadapi masalah ini.

• Dukungan Konsumen?

Sumber Gambar: AnswerFirst

Harus ada tanda tanya yang lebih besar setelah itu. Sebagai pengguna individu, menghadapi masalah seperti kehilangan data atau kesalahan server bukanlah masalah besar. Tetapi berada di sebuah organisasi, masalah ini dapat menghabiskan banyak uang. Sebuah organisasi tentu tidak mampu kehilangan data atau mengatasi tugas sehari-hari jika klien komunikasinya menyerah. Server pihak ketiga sering kali dapat menghadapi masalah dan terkadang bahkan ditutup oleh perusahaan pengelola mereka karena berbagai alasan. Sekarang semoga berhasil dengan juggling antara pakar layanan konsumen mereka, sekaligus membahayakan pekerjaan dan waktu Anda.

• Di sebelah Zero Control: Perubahan dan Pembaruan yang Sering Dilakukan

Sumber Gambar: Wired

Aplikasi klien IM pihak ketiga memiliki lebih dari satu pengguna. Oleh karena itu, ada ratusan konsumen lain dari aplikasi semacam itu dan semuanya memiliki persyaratan yang berbeda. Sekarang perusahaan pemilik klien IM yang bersangkutan akan membuat perubahan atau peningkatan di aplikasi itu, sesuai kebutuhan basis konsumen mayoritasnya. Anda, sebagai pemilik bisnis, tidak dapat memastikan apakah peningkatan atau perubahan tersebut memenuhi minat Anda atau tidak.

Plus, persyaratan perjanjian, kebijakan privasi, dan perjanjian pengguna sering diubah tanpa sepengetahuan Anda. Menjalankan organisasi tanpa kontrol pada berbagi data dan komunikasi organisasi adalah tugas yang berisiko. Apakah itu sepadan dengan risiko itu?

• Kemungkinan Partisipasi Anggota Rendah

Sumber Gambar: Wired

Mengapa Anda membutuhkan klien IM untuk ruang kantor Anda? Untuk menjaga agar setiap anggota yang terlibat tetap terhubung melalui alat yang sama, dan untuk memastikan bahwa keputusan dan informasi organisasi dapat dijangkau oleh semua orang, tanpa diskriminasi apa pun. Sekarang, ada ratusan aplikasi klien IM di luar sana. Tidak mungkin setiap anggota organisasi akan menggunakan aplikasi klien IM yang sama. Jadi, Anda akan beberapa dari mereka mengunduh aplikasi pesan instan itu, yang tidak mereka minati. Karena mereka tidak mau aktif di sana, itu akan mempengaruhi partisipasi pengguna.

• Bukan Hanya Untuk Bekerja

Yang merupakan aplikasi klien IM yang paling banyak digunakan; WhatsApp, Google Hangouts, Skype, dll.?

Benar?

Sumber Gambar: Android Central

Tak satu pun dari aplikasi ini membagi dua antara orang resmi dan kontak pribadi Anda. Jika koneksi pribadi Anda tersedia di aplikasi yang digunakan oleh organisasi Anda, mereka akan disertakan dalam daftar teman Anda. Jadi sekarang, percakapan pribadi dan profesional Anda digabungkan, membuat antarmuka dan manajemen komunikasi organisasi Anda menjadi tugas yang merepotkan.

Dengan semua ini dikatakan, cukup jelas bahwa menggunakan server pihak ketiga global dan Klien Pesan Instan untuk penggunaan organisasi yang lengkap bukanlah pilihan yang baik. Karena aplikasi klien IM ini dioperasikan oleh perusahaan bisnis, mereka tidak akan pernah memenuhi kepentingan organisasi Anda dengan prioritas. Selain itu, mereka datang dengan semua kerugian yang disebabkan oleh server di luar lokasi. Ini membuat informasi Anda berisiko dicuri dan disalahgunakan, membuat Anda tidak terkendali, membatasi hak transfer data Anda, dan yang terpenting, membagikan data Anda dengan pihak luar untuk keuntungan komersial mereka.

Apakah menurut Anda dengan cara ini Anda dapat menjalankan dan mengembangkan bisnis yang aman di masa depan? Dengan begitu banyak pengawasan pada aktivitas organisasi Anda, klien IM ini tidak akan membantu Anda tumbuh. Jadi, penting bagi Anda, sebagai pemilik bisnis untuk menemukan alternatif, yang dapat menyelesaikan masalah Anda untuk selamanya. 

Klien IM internal memiliki potensi untuk menggantikan utusan pihak ketiga . Karena mereka berjalan di server pribadi dan bebas dari campur tangan pihak ketiga, mereka mungkin merupakan alternatif terbaik yang dapat dipilih oleh organisasi modern.