Google ドキュメントを使用して封筒に印刷する方法

世界のデジタル化が年々進んでいますが、物理的なメールは、特に企業にとって、他の人と通信するための重要な方法であり続けています。Google Apps スイートには、封筒の作成プロセスを合理化するのに役立つツールとアドオンが豊富に用意されています。必要なのは、プリンター、Windows または Apple PC、Google Chrome などのブラウザーへのアクセス、または iOS および Android アプリだけです。

封筒を印刷する手順

1. Google ドキュメントを開く
2. 差し込み印刷を開き、封筒のサイズを選択する
3. 封筒をカスタマイズする
4. 差し込み項目を追加する
5. 新しいドキュメントを開いて印刷する

1. Google ドキュメントを開く

Google ドキュメント Web アプリ (またはスマートフォン アプリ) に移動し、[新しい Google ドキュメント]をクリックして、Google ドキュメント ドキュメントを開きます。

2. 差し込み印刷を開き、封筒のサイズを選択する

差し込み印刷アドオンをまだ持っていない場合は、次の手順でインストールできます。すでにインストールされている場合は、手順 5 に進みます。

1. ツールバーの[拡張機能]をクリックし、 [アドオン] > [アドオンを取得]を選択します。
2. 「アプリの検索」にMail Mergeと入力し、リストから差し込み印刷を選択します。
3. 差し込み印刷アプリをクリックし、[インストール]を選択します。
4. [続行]を選択してアカウントを確認し、差し込み印刷に必要なアクセス許可を付与します。
5. インストールしたら、[拡張機能] > [差し込み印刷] > [封筒]をクリックします。
6. ポップアップが読み込まれるのを待ってから、ドロップダウン メニューから封筒サイズを選択するか、カスタム ページ サイズを設定します。その後、[保存]をクリックして確定します。

3. 封筒をカスタマイズする

文書を編集して、受取人の住所や返送先住所を追加します。これには通常のドキュメント編集ツールを使用します。

4. 差し込み項目を追加する

一連の封筒を印刷する場合は、Google ドキュメントの封筒テンプレートを作成し、差し込みフィールドを追加することでプロセスを簡素化できます。

1. [拡張機能] > [差し込み印刷] > [開始]をクリックします。
2. [スプレッドシートを開く]を選択します。
3. Google スプレッドシートを選択し、必要に応じて Microsoft Excel から変換します。
4. 差し込みフィールドを挿入する場所にカーソルを置き、[差し込みフィールド]ドロップダウンで追加するフィールドを選択します。
5. [差し込み先]ドロップダウン ボックスで[レター]を選択し、[結合]をクリックします。

5. 新しいドキュメントを開いて印刷する

封筒ドキュメントを開いたら、すべてが正しくフォーマットされているか確認します。問題がなければ、印刷を実行します。

1. [ファイル] > [印刷]を選択します。
2. [その他の設定]を選択し、用紙サイズが正しいか確認します。
3. [印刷]を選択します。

オプション: メーリングリストを使用してエンベロープアドレスを自動入力します

封筒の名前とアドレスを自動的に入力するためには、Google スプレッドシートを準備することが推奨されます。

Google スプレッドシートでメーリングリストを設定する

1. 新しいスプレッドシートを開始し、受取人の情報を入力します。
2. 列ヘッダーとして、受取人の氏名、住所、市、州、郵便番号+4コードを設定します。
3. 受信者のメール情報を下に入力します。

差し込みフィールドを構成する

スプレッドシートの列ヘッダーを使って差し込みフィールドを設定し、Google ドキュメントに追加します。

差し込み印刷された文書を表示する

差し込み印刷された文書は、Google ドキュメントのサイドバーの「開く」ボタンから表示できます。

このチュートリアルを通じて、Google ドキュメントを使った封筒印刷がより簡単になります。