Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 방법

Excel에서 드롭다운 목록을 사용하면 스프레드시트에 데이터를 입력하는 데 걸리는 시간을 크게 줄일 수 있습니다 . 고맙게도 Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 매우 쉽습니다. 

간단한 방법부터 고급 방법까지 몇 가지 방법이 있습니다. 이 기사에서 이를 수행하는 모든 방법을 배우게 됩니다.

Excel에서 드롭다운 목록 만들기: 간단한 방법

Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 쉬운 방법은 목록을 수동으로 입력하는 것입니다. 이는 단일 셀에 드롭다운 목록만 필요하고 자주 업데이트할 필요가 없는 상황에 이상적입니다.

예를 들어, 일부 필드를 작성하기를 원하는 파일을 사람들에게 보내고 있고 한 필드에 간단한 선택 목록이 있는 경우 이 방법이 이상적입니다.

간단한 방법을 사용하여 드롭다운 목록을 만들려면:

1. 목록을 만들려는 셀을 선택합니다.

2. 메뉴에서 데이터를 선택하고 리본에서 데이터 유효성 검사를 선택합니다.

3. 그러면 데이터 유효성 검사 창이 열립니다. 허용 에서 드롭다운 목록을 선택 하고 목록을 선택합니다 .

4. 이렇게 하면 목록에 원하는 항목을 수동으로 입력할 수 있습니다. 각 항목을 쉼표로 구분 하여 소스 필드에 각 항목을 입력하기만 하면 됩니다.

5. 확인을 선택합니다 . 이제 선택한 셀 옆에 드롭다운 화살표가 있는 것을 볼 수 있습니다. 이 화살표를 선택하면 입력한 모든 항목이 이 목록에 포함된 것을 볼 수 있습니다.

이것은 Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 빠른 방법이지만 유지 관리하기도 가장 어렵습니다. 목록을 수정하려면 유효성 검사 설정으로 돌아가 소스 필드를 업데이트해야 합니다. 

Excel에서 이러한 종류의 드롭다운 목록을 많이 만들면 이를 수정하는 데 많은 작업이 필요할 수 있습니다. 이것이 단일 셀과 변경할 것으로 예상하지 않는 목록에 대해서만 이 방법을 사용하는 것이 중요한 이유입니다. 

Excel에서 드롭다운 목록 만들기: 범위 사용

보다 유연한 솔루션을 원하는 경우 Excel의 다른 셀 범위 에서 목록에 대한 항목을 가져올 수 있습니다 . 

이것을하기 위해:

1. 먼저 목록에서 원하는 모든 항목을 셀의 열에 나열하십시오. 현재 스프레드시트 또는 다른 시트에 입력할 수 있습니다.

2. 위의 프로세스를 반복하여 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 시작합니다. 허용 필드를 목록 으로 설정하십시오 . 이번에는 소스 필드에 아무 것도 입력하지 않고 이 필드 오른쪽에 있는 위쪽 화살표 아이콘을 선택합니다. 목록 항목을 가져올 필드를 선택할 수 있는 범위 선택 옵션입니다.

3. 데이터 유효성 검사 창이 축소되어 전체 시트를 볼 수 있습니다. 포함하려는 모든 목록 항목을 포함하는 셀의 전체 범위 아래로 마우스 포인터를 끕니다. 이 작업을 마치면 선택 필드 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 아이콘을 선택합니다. 이렇게 하면 데이터 유효성 검사 창이 다시 확장됩니다.

4. 이제 선택한 범위가 소스 필드에 나타납니다. 이 설정을 수락하려면  확인을 선택하기만 하면 됩니다 .

5. 이제 드롭다운 목록으로 구성한 셀 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택하면 방금 선택한 범위에 포함된 모든 항목이 표시됩니다.

이 접근 방식의 좋은 점은 범위의 셀을 수정하기만 하면 해당 목록의 항목을 변경할 수 있다는 것입니다. 여기에서 변경하면 이 범위를 소스로 선택한 위치에서 만든 모든 드롭다운 목록이 업데이트됩니다.

이 방법은 동일한 목록 항목을 사용하여 많은 셀을 드롭다운 형식 으로 지정 하려는 경우에 가장 좋습니다 . 단일 범위의 내용이 해당 목록의 모든 항목을 제어하도록 할 수 있으며 항목 수는 중요하지 않습니다.

목록에 항목 추가

범위 내 항목을 변경하여 목록을 업데이트하는 것 외에도 새 항목을 추가할 수도 있습니다. 선택한 첫 번째 셀과 마지막 셀에 의해 범위 선택이 제한되기 때문에 범위 끝에 항목을 추가할 수 없습니다.

대신 범위 중간에 새 항목을 삽입해야 합니다. Excel은 한 셀씩 증가한 새 범위를 포함하도록 데이터 유효성 검사 설정에서 범위 선택을 동적으로 업데이트합니다.

이것을하기 위해:

1. 소스 범위의 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 삽입을 선택합니다.

2. 작은 선택 창에서 Shift cells down 을 선택 하고 OK 를 선택합니다 . 이렇게 하면 범위의 모든 셀이 하나씩 아래로 이동하여 선택한 위치에 빈 셀이 삽입됩니다.

3. 방금 만든 빈 셀에 추가하려는 새 항목을 입력합니다.

이제 생성한 드롭다운 목록 셀의 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표 아이콘을 선택하면 방금 범위에 추가한 새 항목이 표시됩니다.

이것은 드롭다운 목록에 새 항목을 추가하는 쉬운 방법이지만 몇 가지 추가 단계가 필요합니다. 범위 끝에 새 항목을 추가하는 것만 큼 간단하지는 않습니다. 

그렇게 하려면 범위에 대한 데이터 유효성 검사를 구성한 방법을 변경하기만 하면 됩니다. 다음 섹션에서 이를 수행하는 방법을 배울 수 있습니다.

목록에 항목을 동적으로 추가

구성된 범위의 끝에 새 항목을 입력하기만 하면 드롭다운 목록에 항목을 추가하는 보다 편리한 방법을 위해 OFFSET 기능을 사용해야 합니다 .

드롭다운 목록 셀을 선택한 상태에서 메뉴에서 데이터를 선택하고 리본에서 데이터 유효성 검사를 선택합니다.

데이터 유효성 검사 창에서 소스를 다음과 같이 변경합니다.

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

항목 목록을 입력한 열의 문자를 사용하도록 수식 에서 $E$1 및 $E:$E를 변경합니다 . 확인을 선택하여 이 새로운 데이터 유효성 검사 구성을 확인합니다.

수식이 작동하는 방식은 다음과 같습니다.

• OFFSET 함수의 0 인수는 열이나 행에 오프셋을 적용하지 않도록 지시합니다.
• COUNTA 함수의 출력은 OFFSET 함수에 범위의 높이를 알려줍니다.
• COUNTA 함수는 범위가 포함된 열에서 비어 있지 않은 셀 수를 계산합니다.

이제 해당 열에 새 값을 추가할 때마다 OFFSET 함수의 높이 매개변수가 하나씩 증가하고 OFFSET 함수는 새 항목을 포함하도록 업데이트된 전체 범위를 반환합니다.

이를 실제로 보려면 항목 범위에 새 항목을 추가하기만 하면 됩니다. 드롭다운 셀 오른쪽에 있는 드롭다운 화살표를 선택하면 드롭다운 목록에 새 항목이 표시됩니다.

항목 목록이 길면 오른쪽에 있는 스크롤 막대를 사용해야 할 수도 있습니다.

Excel에서 드롭다운 목록 제거

마지막으로 설정한 셀에서 드롭다운 옵션을 제거하려면 해당 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 다시 열면 됩니다.

허용 드롭다운을 모든 값 으로 변경 하고 확인을 선택합니다 . 

이 설정을 변경하면 셀이 정상으로 돌아가는 것을 볼 수 있습니다.

Excel에서 드롭다운 목록 만들기

Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 쉽고 선택할 수 있는 옵션이 많습니다. 선택하는 방법은 하나의 항목 목록으로 활성화할 셀 수와 항목 목록을 얼마나 유연하게 하려는지에 따라 다릅니다. 목록 항목을 자주 변경할 계획이라면 반드시 동적 접근 방식을 사용하십시오.