이메일 정리를 위한 고급 팁: 2022년에 입증된 기술 사용

오늘은 Outlook에서 이메일을 정리하는 효과적인 팁을 보여 드리겠습니다.

• 미국의 평균 정규직 근로자는 하루에 약 120개의 이메일을 받고 근무일의 약 28%를 이메일을 읽고 응답하는 데 보냅니다. 시간이 많이 걸립니다. 우리가 스트레스를 받는 것은 당연합니다. 끝도 없이 쏟아지는 이메일의 물결을 겪으면서도 여전히 실제 작업을 완료해야 합니다.
• 받은 편지함을 제어할 수 있는 몇 가지 팁과 기술을 다룰 시간입니다. 이 주제를 조사했다면 이메일을 다루는 방법에 대한 다양한 전략을 찾을 수 있을 것입니다. 예를 들어 받은 편지함 0이 있습니다. 받은 편지함을 항상 100% 비워 두는 것이 목표인 전략입니다.
• 스펙트럼의 반대편에는 받은 편지함에 수천 개의 이메일이 있고 완벽하게 만족하는 사람들이 있습니다. 그들은 플래그 지정 도구와 검색 도구를 사용하여 필요한 것을 찾습니다.
• 자, 이러한 극단은 저에게 통하지 않습니다. 둘 다 나에게 불안을 준다. 나는 두 가지 버전을 모두 시도했다. 받은 편지함이 100% 깨끗한지 확인하는 데 하루를 보내면 산만하기 때문에 실제 작업을 많이 수행하지 못합니다. 하루나 이틀을 놓치면 결국 모든 것이 쌓여가는 극단으로 치닫게 되고, 저에게 보내는 각 이메일은 마치 완료해야 하는 테스트와 같기 때문에 길을 잃습니다.
• 수많은 텍스트가 나를 기다리고 있는 넘쳐나는 받은 편지함을 스크롤해야 할 때 나는 스트레스를 받습니다. 더 이상 그 상자에 들어가고 싶지 않습니다. 나에게 효과가 있고 내가 추천하는 방법은 생산성을 향상하고 불안을 줄이려면 두 전략의 아이디어를 적용하는 시스템을 사용하는 것입니다.
• 또한 전자 메일을 보내는 시간을 크게 줄이는 데 도움이 되는 Microsoft Outlook의 몇 가지 훌륭한 기능도 보여 드리겠습니다.

이메일 루틴 개발

• 대중적인 믿음에도 불구하고 우리의 두뇌는 멀티태스킹에 능숙하지 않습니다. 실제로 연구에 따르면 멀티태스킹은 생산성을 감소시킵니다. 따라서 작업을 수행하는 도중에 원래 상태로 돌아오는 데 시간이 걸리므로 받은 편지함을 계속 확인하지 마십시오.
• 받은 편지함을 확인한 후 시간이 지남에 따라 이러한 시간이 합산되어 여러 번 작업을 계속해서 다시 시작해야 하는 것이 정말 답답합니다.
• 모든 사람에게 가능한 것은 아니지만 대부분의 직업에서 가능하다는 것을 압니다. 이메일에 대한 즉각적인 응답이 필요한가요? 예를 들어 매시간 10분을 이메일에 할애할 것을 권장합니다. 가장 중요한 것에만 집중하세요. 작업이 끝나면 받은 편지함을 닫고 다른 작업에 집중하세요.
• 또한 지속적으로 팝업이 표시되지 않도록 Windows 알림을 꺼야 합니다.

알림을 끄려면:

• 시작   버튼을 선택한 다음  설정 을 선택  합니다 . 시스템  >  알림 및 작업 으로 이동합니다  .
• 알림 및 작업으로 이동합니다. 아래로 스크롤하면 알림이 켜져 있는 다양한 앱이 표시됩니다. Outlook을 확실히 끄고 다른 앱도 확인하여 정말로 팝업을 받아야 하는지 확인하십시오.

• 다른 작업을 완료해야 하기 때문에 이메일이 없는 시간에 Outlook을 닫을 수 없으면 오프라인 모드로 전환하세요. 오프라인으로 전환하려면 상단의 보내기/받기로 이동한 후 상태 표시줄에서 오프라인으로 작업을 클릭하세요.

• 현재 오프라인 상태임을 확인할 수도 있습니다.

• 이메일을 다시 확인해야 할 때 오프라인으로 작업을 다시 클릭하면 받은 편지함이 사용자에게 적합한 폴더 시스템을 만들기 위해 번호를 업데이트합니다.

작업 기반 폴더 시스템 사용

• 이메일 정리 및 보관 에 대해 이야기해 보겠습니다 . 과거에는 보관하고 싶은 이메일을 보관하기 위해 다양한 주제에 대해 정교한 다단계 폴더 구조를 만들었습니다. 처음에는 잘 작동하지만 주제를 계속 추가했더니 목록이 점점 더 길어졌습니다.
• 어떤 폴더를 이동하고 리더에게 이메일을 보낼지 결정하는 데 시간을 보냈습니다. 내가 무언가를 자주 찾을 때 나는 그것을 어디에 두었는지 더 이상 확실하지 않았고 결국 목적을 달성하지 못하는 종류를 찾는 데 시간을 낭비하게 되었습니다.
• 이제 더 액션 기반의 폴더 구조를 사용하고 몇 개의 폴더만 있는 간단한 시스템으로 유지하려고 합니다. 잠시 후에 설정하는 방법을 알려 드리겠습니다.
• 또 다른 중요한 규칙은 이메일을 다시 읽지 않는 것입니다. 이것이 내가 넘치는 받은 편지함을 좋아하지 않는 또 다른 이유입니다. 받은 편지함에 모든 것을 보관하면 결국 이메일을 여러 번 다시 읽게 되기 때문입니다.
• 이를 피하기 위해 내가 하는 일은 다음과 같습니다. 이메일을 처음 읽었을 때 나는 이메일로 무엇을 할지 결정합니다. 내가 당장 할 수 있는 일이라면 하겠다. 예를 들어 회계에 영수증이 필요한 경우 제출하는 것을 잊었습니다. 바로 보내드립니다.
• 기본적으로 몇 분 안에 할 수 있는 모든 것을 완료하기 위해 할 것입니다. 작업을 마치고 이메일에 답장하면 나중에 다시 참조해야 하는 내용인지 결정합니다. 아니면 법적 또는 세금상의 이유로 보관해야 하는 항목일 수도 있습니다. 그렇다면 상단의 아카이브를 클릭하여 이메일을 아카이브하겠습니다.

• 이렇게 하면 이메일이 받은 편지함에서 보관 폴더로 이동됩니다. 나중에 다시 돌아가야 하는 경우 검색을 사용하여 찾을 수 있습니다.
• 더 이상 필요하지 않은 항목이라면 그냥 삭제합니다. 아카이브 대신 삭제를 클릭합니다. 이렇게 하면 이메일이 받은편지함에서 삭제된 항목으로 이동됩니다.
• 나는 불필요한 저장 공간을 차지하지 않도록 정기적으로 지운 편지함 폴더를 비웁니다. 그것이 내가 아는 이메일로 신속하게 완료하고 저장한 다음 보관하거나 삭제할 수 있는 방법입니다.
• 분명히 조치가 필요하지 않은 이메일에도 동일하게 적용됩니다. 메시지를 보관처리할지 아니면 바로 휴지통으로 이동할지 결정합니다.
• 이제 바로 응답할 수 없는 메시지를 만났을 때 어떻게 할 수 있습니까? 보고서를 작성하거나 다른 사람과 확인하거나 몇 분 이상 걸리는 작업이 필요할 수 있습니다. 여기에 내 작업 폴더가 있습니다. 이메일을 읽은 후 더 많은 시간을 할애해야 한다는 것을 깨달았다면 내가 만든 폴더로 이동합니다.

• 폴더를 만들려면 사서함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택하고 이름을 지정하고 Enter 키를 누릅니다.
• 이는 하위 폴더를 생성하려는 경우 기존 폴더에서도 작동합니다. 제 경우에는 Action Required라는 폴더가 있습니다.
• 또한 폴더를 원하는 순서대로 끌어다 놓을 수 있으므로 이메일을 받았을 때 바로 삭제하거나 답장을 보낼 수 없습니다.
• 빠른 단계를 사용하여 메시지를 작업 폴더로 이동하여 빠른 단계를 설정합니다. 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 빠른 단계를 선택한 다음 새 빠른 단계를 선택한 다음 폴더로 이동하십시오.

• 이름과 행동을 지정하십시오. 드롭다운에서 메시지를 이동할 폴더를 선택합니다. 이메일이 강조 표시된 상태로 빠른 단계를 생성한 마침을 클릭합니다.

• 홈 탭에서 빠른 단계를 클릭하기만 하면 됩니다. 이렇게 하면 받은 편지함 밖으로 이동합니다.

• 퀵스텝에 바로가기를 추가할 수도 있습니다. 퀵스텝으로 이동하여 퀵스텝을 관리한 후 수정하세요. 바로 가기, 키 조합을 선택하고 저장한 다음 바로 가기를 사용하여 메시지를 할당합니다. 그렇지 않으면 추적해야 하는 다른 폴더를 생성했기 때문에 끝이 아닙니다.

• 다른 사람에게 작업을 위임 할 수 있습니다 . 이메일을 그 사람에게 전달하여 완료되었는지 확인할 수 있습니다.
• Outlook의 후속 조치 기능을 사용하여 플래그를 지정할 수 있습니다.
• 당신만이 할 수 있기 때문에 그 일을 위임할 수 없다면 그 일에서 할 일을 만들어야 합니다. 내가 하는 일은 그것을 끝내기 위해 달력에 시간을 정하는 것입니다. 왜냐하면 내가 일정을 잡지 않으면 일어나지 않을 것이기 때문입니다.
• 시간을 예약하려면 메시지를 캘린더 아이콘으로 드래그하여 메시지에서 직접 약속을 만드십시오. 그러면 약속 창이 열립니다. 일정 도우미를 사용하여 이메일 작업을 위한 슬롯을 예약할 수 있습니다. 이렇게 하면 내 작업을 완료할 수 있는 좋은 기회가 있습니다.
• 여기에 마지막 조정을 추가하겠습니다. Outlook의 기본 시작 폴더를 작업 폴더로 변경해 보겠습니다. Outlook이 열릴 때마다 가장 먼저 처리해야 할 작업이 표시됩니다. 다른 이메일에 쉽게 주의가 산만해지고 실제 폴더를 확인하는 것을 잊어버릴 수 있기 때문에 이것은 저에게 아주 좋습니다.

• 기본 폴더를 수행하려면 사전에 있는 파일 옵션으로 이동하면 Outlook이 시작되고 종료되는 것을 볼 수 있습니다. 여기에서 Outlook이 시작 폴더로 사용하는 폴더를 선택할 수 있습니다. 찾아보기 및 작업 폴더 선택을 클릭하기만 하면 됩니다.

받은 편지함 정리

• 분명히 깨끗한 받은 편지함을 갖는 가장 쉬운 방법은 처리할 메시지를 줄여 수신을 원하지 않는 메일을 수신 거부하는 것입니다. 누군가가 이메일로 당신을 공격하는 것을 막을 수 없다면 발신자를 차단하고 정크 폴더로 보내십시오.
• 외부 앱 및 소셜 미디어의 이메일 알림을 끄는 것은 기본적으로 수신 이메일의 물결을 줄이기 위해 할 수 있는 모든 일을 합니다.
• 또한 Outlook에서 규칙을 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 관심 있는 여러 뉴스레터를 구독하고 있지만 이러한 메시지가 받은 편지함에 쌓이는 것을 원하지 않습니다. 이 경우 이러한 메시지에 대해 별도의 폴더를 만들고 규칙을 사용하여 메시지가 도착하는 즉시 자동으로 이 폴더로 이동할 수 있습니다. 아주 간단합니다. 수신한 뉴스레터 이메일 중 하나를 클릭한 다음 홈 탭에서 규칙을 선택하고 규칙을 만듭니다.
• 이제 규칙에 대한 트리거를 식별해야 합니다. 특정 발신자 또는 제목 줄의 특정 키워드가 될 수 있습니다.
• 제 경우에는 보낸 사람과 함께 이동한 다음 이동할 폴더를 선택하면 됩니다.
• 정말 창의적이고 복잡한 인출을 할 수 있습니다. 고급 옵션을 클릭하면 무슨 말인지 알 수 있습니다. 제 경우에는 간단한 규칙만 필요하므로 확인을 클릭하겠습니다.

• 마지막 팁으로, 이는 사람들이 수신자와 참조로 많은 이메일을 보내는 기업 환경에서 특히 효과적입니다. 이제 일반적으로 이러한 이메일에는 조치가 필요하지 않으므로 나중에 읽을 수 있도록 규칙을 사용하여 별도의 폴더로 이동할 수 있습니다.
• 또 다른 방법은 해당 메시지를 색상으로 구분하는 것입니다. 이렇게 하면 해당 메시지가 여러분에게 직접 전달되지 않는다는 것을 이미 알 수 있습니다.
• Outlook에서 이러한 조건부 서식을 설정하려면 보기 탭으로 이동하여 보기 설정을 선택한 다음 조건부 서식을 선택합니다. 추가를 클릭하여 새 규칙을 설정합니다. 이름을 지정하고 글꼴 버튼을 클릭합니다. 글꼴, 스타일, 크기 및 색상을 변경할 수 있습니다.
• 조건을 추가해야 합니다. 당신은 또한 정말로 복잡해질 수 있지만 내가 원하는 것은 내가 복사된 메시지에 적용하는 것이므로 내가 있는 위치에 대한 상자를 선택하고 드롭다운에서 다른 사람들과 함께 라인을 선택합니다. 그게 다야 확인을 클릭합니다.

• 나는 CC에 있는 나 자신에게 이메일을 보낼 것이고 이제 메시지가 도착했을 때 나는 즉시 이 이메일에 복사되었다는 것을 알 수 있습니다.

• 요약하자면, 이메일 루틴을 개발하고 받은 편지함을 지속적으로 확인하지 마십시오. 자신에게 적합한 폴더 시스템을 만들고 규칙을 적용하고 이메일 알림을 해제하여 이메일을 다시 읽고 받은 편지함을 복잡하게 만드는 단일 터치 규칙을 적용합니다. Outlook에서 이메일을 정리하기 위한 이 팁이 받은 편지함을 제어하고 생산성을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다.

자세한 내용은 Microsoft 웹 사이트 를 참조하십시오 .

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