2가지 간편한 방법으로 Excel에서 Word로 메일 병합하는 방법

각 문서의 콘텐츠를 개인화하여 클라이언트 및 고객에게 대량 전자 메일 또는 메일을 보내는 데 어려움을 겪고 있다면 편지 병합이 도움이 될 수 있습니다. 편지 병합의 경우 최상의 조합은 Excel과 Word입니다. 두 가지 쉬운 방법으로 Excel에서 Word로 메일 병합하는 방법을 여기에서 찾으십시오.

편지 병합은 데스크톱 및 랩톱 컴퓨터에서 가장 저렴한 형태의 사무 자동화입니다. 하나의 문서에 대한 Excel 파일과 같이 데이터베이스에서 자리 표시자 텍스트에 대한 데이터를 가져오도록 Microsoft Word 앱을 구성하기만 하면 됩니다.

일단 설정되면 한 번의 클릭으로 개인 편지, 봉투, 이메일, 디렉토리, 주소 레이블 등을 만들 수 있습니다. Excel에서 Word로 편지를 병합하는 방법을 배우면 몇 번의 클릭만으로 수백, 수천 명의 고객을 위한 송장, 월별 청구서, 구독 세부 정보 및 기타 많은 공식 문서를 만들 수 있습니다.

Excel에서 Word로 편지 병합을 수행하는 방법을 배우면 데이터가 풍부한 전자 메일과 메일을 만들고 이러한 문서를 수동으로 만들 때 발생할 수 있는 인적 오류를 방지할 수 있습니다. 이제 Excel에서 Word로 메일 병합을 수행하는 방법부터 시작하겠습니다.

Excel에서 Word로 메일 병합하는 방법: 수동 방법

Excel에서 Word로 메일 병합을 수행하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 첫 번째는 하나의 문서에 대해 자리 표시자 텍스트를 직접 추가하고 Word가 나머지 메일 또는 전자 메일에 대해 나머지 작업을 수행하는 수동 방법입니다. 여기에서 수동 메일 병합 단계를 알아보세요.

Excel 워크시트에서 데이터 원본 만들기

먼저 MS Word가 템플릿 이메일, 메일, 송장 등의 편지 병합 필드로 데이터를 가져올 데이터베이스를 만들어야 합니다. 한 수신자와 관련된 모든 데이터가 다음과 같은 방식으로 Excel 데이터베이스를 만들어야 합니다. 단일 행에서 사용할 수 있습니다.

서로 다른 열 머리글 아래의 단일 행에서 다양한 데이터를 분리할 수 있습니다. 이러한 열 머리글은 Word의 편지 병합 필드에 대응하는 역할을 합니다. 이제 원하는 대로 열 머리글을 만들 수 있습니다. 그러나 나중에 Word의 필드와 일치하도록 열 머리글을 약간 편집해야 합니다.

Excel에서 편지 병합을 위한 데이터베이스를 만드는 기본 단계를 아래에서 찾으십시오. 이 자습서에서는 비용이 많이 드는 온라인 솔루션이나 타사 대행사에 의존하지 않고 저렴하게 수천 명의 고객에게 대량 송장 및 월별 청구서를 보낼 수 있는 소규모 또는 재택 사업용 송장을 만듭니다.

• 빈 Excel 파일을 만들고 시트 이름을 Invoices 로 이름을 바꿉니다 .
• 이 워크시트에 편지 병합에 대한 모든 데이터를 채워야 합니다.
• 이제 편지 병합 문서에 열 머리글 로 포함할 항목을 만듭니다 . 이들은 Word에서 편지 병합 필드 로 작동합니다 .
• 동일한 행의 해당 열 머리글 아래에 고객 이름 및 기타 모든 관련 정보를 입력합니다. 동일한 고객에 대한 행을 변경하면 Word에서 병합된 문서에 올바른 정보를 채울 수 없습니다.

메일 병합 Excel을 Word로 병합하기 위한 Excel 데이터베이스

• 고객 기반이 증가함에 따라 고객 열 헤더 아래에 새 고객 이름을 추가할 수 있습니다 .
• 또한 특정 열 머리글 아래에 기존 또는 신규 고객에 대한 새 데이터를 추가할 수 있습니다.
• 이 데이터베이스를 업데이트할 때마다 Word 편지 병합은 추가된 고객에 대한 새 고객 문서를 자동으로 만들고 일부를 삭제하면 클라이언트를 생략하며 Excel 데이터베이스의 정보에 따라 문서의 그림도 업데이트합니다.
• Word 편지 병합은 Excel에서 숫자 서식을 가져오지 않습니다. 소수점, 통화 기호 등과 같은 숫자 서식 요소를 유지하려면 특정 편지 병합 필드에 짧은 코드를 삽입해야 합니다. 이 튜토리얼의 뒷부분에서 코드와 사용 요령에 대해 언급하겠습니다.

그게 다야! 편지 병합 프로젝트를 위한 Excel 데이터베이스를 성공적으로 만들었습니다. 잘 했어! Microsoft Word에서 편지 병합 템플릿 만들기를 시작하겠습니다.

고객을 위한 이메일 또는 메일 만들기

먼저 고객에게 보낼 인보이스 이메일 또는 메일의 초안을 작성해야 합니다. 편지에는 아래와 같이 귀하에 대한 몇 가지 기본 정보가 포함되어야 합니다. 이것은 모든 이메일과 메일에 대해 정적입니다.

Excel에서 Word로 편지 병합을 수행하는 방법에 대한 Word 템플릿

• 당신의 이름
• 업체 이름
• 사업장 주소
• 회사 로고(있는 경우)
• 서명란

Excel에서 Word로 메일 병합 수행

이제 편지 병합 필드를 추가할 Word 템플릿을 만들었으므로 아래 단계를 살펴보겠습니다.

• Word 리본에서 우편물 탭을 클릭한 다음 편지 병합 시작 을 선택합니다 .

Word에서 전자 메일 메시지 편지 병합 만들기

• 드롭다운 목록 에서  만들려는 문서 유형을 선택합니다. 전자 메일 메시지 를 선택하겠습니다 .
• 이제 Mailings를 다시 클릭하되 이번에는 Select Recipients를 선택합니다 .
• Excel에서 Word로 메일 병합을 수행하려면 기존 목록 사용 옵션을 선택합니다.

Excel에서 편지 병합 데이터베이스 테이블 선택

• 이제 이전에 Excel에서 만든 편지 병합 데이터베이스를 찾아 테이블 선택 대화 상자 에서 청구서 워크시트를 선택합니다 .
• 이제 Word 리본 메뉴 > 우편물 에서 쓰기 및 삽입 필드 명령 그룹이 활성화되는 것을 볼 수 있습니다 .

지금까지 편지 병합을 위해 Excel 데이터베이스를 Word에 연결했습니다. 다음으로 아래 메일 병합 템플릿 문서에서 필수 필드를 채우는 방법을 알아봅니다.

• 우편물 탭에서 인사말 옵션을 클릭 하고 추가하려는 인사말을 만듭니다. « GreetingLine » 자리 표시자 텍스트가 표시됩니다.

Word용 편지 병합에서 인사말 만들기

• 이제 송장 지불을 언급하는 명세서를 작성할 수 있습니다. 이것은 모든 수신자에게 전달되는 정적 진술이 될 것입니다.
• 인사말 아래에 사용자 이메일 «Customer_Email» 과 같은 다른 편지 병합 필드를 추가할 수 있습니다 . 인보이스 번호: «Invoice_Number» ; 인보이스 날짜: «Invoice_Date» 등

송장에 대한 메일 병합 전자 메일의 상단 부분 만들기

• 그런 다음 병합 필드 삽입 옵션을 클릭하여 메일 병합 프로젝트의 동적 구성 요소 추가를 시작합니다.
• 병합 필드 삽입 명령은 편지 병합 문서에 추가한 Excel 데이터베이스에서 사용할 수 있는 모든 열 머리글을 표시합니다. 시간을 들여 원하는 필드를 추가하십시오.

편지 병합 전자 메일에 기본 청구서 세부 정보 및 종료 명세서 만들기

• 예를 들어 다음 병합 필드를 추가할 수 있습니다. «Services_Line_1» ; «Date_Line_1» ; «Amount_Line_1» ; «서비스_라인_2» ; «Date_Line_2» ; «Amount_Line_2» ; «금액_총_».

Excel에서 Word로 수동으로 메일 병합하는 방법 전체 메일 병합 템플릿

• 이제 모든 동적 필드를 추가했으므로 닫는 말과 서명란을 추가하여 이메일을 닫을 수 있습니다. 다시 말하지만 이것은 정적 구성 요소입니다.
• 이제 메일링 탭 아래에 있는 결과 미리보기 버튼을 클릭하여 첫 번째 병합된 문서를 볼 수 있습니다.

미리보기에서 볼 수 있듯이 인보이스 금액에 통화 또는 소수점이 표시되지 않습니다. 이 문제를 해결하려면 여기에 설명된 단계를 따르십시오.

• «Amount_Line_1» 메일 병합 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭 하고 Toggle Field Codes 를 클릭합니다 .

메일 병합 Word에서 토글 필드 코드 수정

• 이제 MERGEFIELD와 필드가 표시되어야 합니다.
• 위 이미지에 표시된 대로 다음 코드를 입력합니다.

#$0.00

• 이제 필드를 다시 선택하고 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한 다음 Toggle Field Codes .

필드 코드를 전환하여 Excel에서 금액 서식 지정

• 그런 다음 미리보기를 보고 편지 병합이 숫자 서식을 가져오는지 여부를 확인합니다.
• 이제 «Amount_Line_2» 및 «Amount_Total_» 과 같은 숫자가 있는 다른 편지 병합 필드에 위의 코드를 입력할 수 있습니다 .

이제 이메일 템플릿에서 중요한 데이터를 강조 표시할 수 있습니다. Word 편지 병합은 이 편지 병합 프로젝트에서 만드는 다른 모든 문서의 서식을 유지합니다.

Word에서 병합 완료

준비가 되면 레코드 병합 대화 상자에서 마침 및 병합 > 개별 문서 편집 > 모두를 클릭합니다 . 확인을 클릭하여 Excel 데이터베이스의 각 고객에 대해 병합된 모든 문서를 만듭니다.

Excel에서 Word로 수동으로 메일 병합하는 방법 알아보기

Word 편지 병합은 병합된 전자 메일로 새 문서를 만듭니다. 따라서 파일을 따로 저장하거나 바로 메일을 보내주셔야 합니다.

Excel에서 Word로 편지 병합하는 방법: 편지 병합 마법사

편지 병합을 수행하는 두 번째 방법은 Microsoft Word의 편지 병합 마법사를 사용하는 것입니다. 그러나 이것은 까다로운 방법입니다. Word에서 사용 가능한 편지 병합 필드에 따라 Excel에서 원본 데이터베이스를 수정해야 합니다. 다음은 Word에서 자동 편지 병합을 시도하기 위해 수행해야 하는 작업입니다.

• 템플릿 Word 문서를 만든 다음 우편물 > 편지 병합 시작 > 생성할 문서 유형을 클릭합니다.

단계별 편지 병합 마법사의 사용자 인터페이스

• 그런 다음 메일 병합 시작을 다시 클릭한 다음 단계별 메일 병합 마법사 를 선택합니다 .

편지 병합 마법사의 편지 병합 두 번째 단계

• 지침은 Word의 오른쪽 탐색 창에 6단계로 표시됩니다.
• 마법사를 따르려면 첫 번째 단계에 표시된 작업을 수행한 후 다음: 문서 시작을 클릭해야 합니다.

Excel에서 Word로 메일 병합하는 방법: FAQ

Excel에서 Word로 데이터를 자동으로 병합하려면 어떻게 해야 합니까?

Word 메일 병합 기능을 사용하여 Excel에서 Word로 데이터를 자동으로 병합할 수 있습니다. 이를 위해서는 Excel 파일이 있어야 합니다. 그런 다음 새 Word 문서를 만들고 이메일이나 메일 작성을 시작하십시오. Excel에서 값을 가져와야 하는 위치에서 메일 병합 삽입 필드를 클릭하고 필요한 값을 추가합니다.

이 작업을 수행하기 전에 메일링 > 수신자 선택 > 기존 목록 사용으로 이동하여 Excel 데이터베이스를 추가하고 Excel 파일을 선택해야 합니다. 템플릿 문서를 수동으로 만든 후 편지 병합을 완료하면 Word에서 각 받는 사람에 대해 다른 모든 전자 메일 또는 메일을 자동으로 만듭니다.

Excel 데이터에서 편지 병합을 만들려면 어떻게 해야 합니까?

새 연락처 목록 또는 Outlook의 연락처에 대해 일반적으로 수행하는 것처럼 Excel 데이터에서 편지 병합을 만들 수 있습니다. 그러나 Excel 워크시트의 데이터를 활용하려면 다음 단계를 따르십시오.

• Excel 파일 및 Word 편지 병합 템플릿을 로컬 저장소에 저장합니다.
• Word 파일을 열고 메일링을 클릭합니다.
• 이제 수신자 선택 옵션을 선택하고 기존 목록 사용을 클릭하십시오.
• 이제 Excel 파일이 있는 드라이브로 이동하여 선택한 다음 열기를 클릭합니다.
• 그게 다야! 편지 병합을 위한 Excel 파일을 성공적으로 연결했습니다.

편지 병합의 6단계는 무엇입니까?

단계별 편지 병합 마법사에 따르면 다음은 Word에서 편지 병합을 위한 6단계입니다.

• 편지, 봉투, 디렉토리 등과 같은 문서 유형을 선택하십시오.
• 현재 문서 또는 기존 문서와 같은 시작 문서 선택
• 기존 목록(Excel), Outlook 연락처 또는 새 목록에서 수신자 선택
• 편지 쓰기
• 편지 미리보기
• 병합 완료

결론

이제 수동 방법이나 Word 편지 병합 마법사를 따라 Excel에서 Word로 편지를 병합하는 방법을 알았습니다. 편지 병합 문서, 데이터베이스 및 필요한 개인 설정 정도에 따라 방법을 시도해 보십시오.

Excel에서 Word로 편지 병합을 수행하는 방법에 대한 다른 손쉬운 방법을 알고 있다면 아래에 의견을 남기는 것을 잊지 마십시오.  또한 MS Word 메일 병합을 사용하여 Excel에서 레이블을 인쇄 하고  여러 문서의 주석 및 변경 사항을 병합하는 방법을 알고 싶을 수도 있습니다  .