Excel 자동 복구 및 자동 백업 기능을 사용하는 방법

누군가가 문서를 제대로 저장하지 않았기 때문에 작업 중이던 중요한 것을 잃어버리는 것은 항상 끔찍한 비극입니다. 이것은 Excel 및 Word 사용자에게 생각보다 자주 발생합니다!

운 좋게도 Microsoft는 충돌, 정전, 실수로 인한 삭제 등으로 인해 데이터 손실 가능성을 줄이는 데 도움이 되는 지난 몇 가지 버전에 많은 기능을 추가했습니다. 한 가지 기능은 AutoRecover이고 두 번째는 덜 알려진 기능인 자동 백업이라고 합니다.

이 기사에서는 데이터가 최대한 안전하도록 두 옵션을 구성하는 방법에 대해 설명합니다. 또한 최신 버전의 Office를 사용하면 문서를 OneDrive에 직접 저장할 수 있다는 점을 언급하고 싶습니다. 이는 하드 드라이브에 장애가 발생하더라도 작업에 계속 액세스할 수 있기 때문에 고려해 볼만한 좋은 옵션입니다.

엑셀 자동 복구

자동 복구 기능은 기본적으로 켜져 있으며 기본적으로 설정된 시간 간격 후에 문서를 임시 위치에 자동으로 저장합니다. 자동 복구 설정을 보려면 파일을 클릭 한 다음 옵션을 클릭합니다 .

왼쪽 메뉴에서 저장을 클릭하면 통합 문서 저장 아래에 자동 복구 옵션이 표시됩니다 .

기본적으로 자동 복구 정보는 10분마다 저장됩니다. 간격 외에도 Excel은 데이터가 저장되기 전에 30초 동안 유휴 상태여야 합니다. 또한 자동 저장된 정보는 여기에 나열된 자동 복구 파일 위치 에 저장됩니다 . 어떻게 작동합니까? 기본적으로 아래와 같은 워크시트가 있고 저장했다고 가정해 보겠습니다.

이제 다음 데이터를 Excel 스프레드시트에 추가하고 문서를 저장하지 않고 약 10분 동안 기다린다고 가정해 보겠습니다. 자동 복구 간격은 10분으로 설정되어 있으므로 데이터가 저장되려면 최소한 그만큼 기다려야 합니다.

제 경우에는 작업 관리자를 열고 Excel 프로세스를 종료하여 Excel 충돌을 시뮬레이트했습니다. 그 후 Excel을 다시 열었고 복구된 파일 표시 라는 옵션이 즉시 표시되었습니다 .

그것을 클릭하면 복구할 수 있는 Excel 파일 목록이 나타납니다. 내 경우에는 A1과 A2에만 데이터가 있는 원본 파일이 있었고 디스크에 저장하지 않은 데이터가 포함된 자동 복구 파일도 있었습니다.

목록에 있는 항목을 클릭하면 해당 특정 파일의 데이터를 보여주는 다른 Excel 인스턴스가 열립니다. 전반적으로 이것은 모든 작업을 저장하지 않았지만 Excel이 예기치 않게 종료되는 경우에 정말 유용한 기능입니다.

이 기능의 주요 단점은 자동 복구 데이터가 파일과 동일한 하드 드라이브에 저장되므로 하드 드라이브에 문제가 발생하면 모든 것이 사라진다는 것입니다. 위의 설정에서 위치를 별도의 하드 드라이브로 변경하거나 네트워크 위치로 변경할 수 있으므로 적극 권장합니다.

자동 복구 정보는 다음과 같은 경우에도 Excel에서 자동으로 삭제됩니다.

파일을 수동으로 저장하거나 파일 – 다른 이름으로 저장 을 사용하여 저장합니다 .
파일을 닫거나 Excel을 종료하는 경우(파일 저장 여부)
자동 복구를 완전히 해제하거나 통합 문서에 대해서만 해제합니다.

따라서 기본적으로 파일을 저장할 때마다 자동 복구 데이터가 제거됩니다. 또한 Excel을 수동으로 종료하고 데이터를 저장하지 않도록 선택하면 자동 복구 데이터가 삭제됩니다. 이 기능을 사용할 때 명심하십시오. Excel을 많이 사용하는 경우 자동 복구 간격을 10분 대신 2분 또는 3분으로 설정하는 것이 좋습니다.

자동 백업

많은 사람들이 실제로 알지 못하는 또 다른 기능은 AutoBackup입니다. 이를 사용하려면 먼저 파일을 저장하고 저장 대화 상자 로 이동해야 합니다 . 저장된 Excel 문서가 이미 있는 경우 파일 로 이동한 다음 다른 이름으로 저장 하고 위치를 선택합니다. 이렇게 하면 다른 이름 으로 저장 대화 상자가 나타납니다.

대화 상자에서 저장 버튼 왼쪽에 있는 도구 버튼을 클릭합니다 . 몇 가지 옵션이 표시되며 그 중 하나는 일반 옵션 입니다 . 그것을 클릭하면 더 많은 옵션이 있는 작은 창이 나타납니다.

계속해서 항상 백업 생성 상자를 선택하십시오. 확인을 클릭하면 이제 파일을 저장하면 확장자가 .XLK인 Excel 백업 파일도 생성됩니다. 이 작업을 처음 수행하면 파일이 정확히 동일합니다. 원본 파일을 편집한 다음 다시 저장하면 백업 파일은 여전히 동일하게 유지됩니다(원본 데이터). 단, 세 번째 저장 시 백업 파일은 두 번째 저장까지의 정보로 업데이트됩니다.

기본적으로 백업 파일은 항상 현재 버전보다 한 버전 뒤에 있습니다. 따라서 여러 가지를 변경하고 파일을 저장한 다음 해당 변경 사항이 없는 버전으로 돌아가고 싶다면 백업 파일을 열면 됩니다.

파일은 원본 파일과 같은 위치에 저장되며 변경할 방법이 없는 것 같습니다. 이 기능은 문서에 많은 보안을 추가하지는 않지만 특정 상황에서는 유용합니다.

Excel에서 이러한 백업 및 복구 기능을 활성화하면 중요한 데이터 손실을 방지할 수 있습니다. 컴퓨터에 치명적인 오류가 발생할 경우를 대비하여 클라우드 저장소(예: OneDrive)를 추가 안전망으로 사용하는 것은 항상 좋은 옵션입니다. 질문이 있으시면 언제든지 댓글을 달아주세요. 즐기다!

Tags: #MS 오피스 팁

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