Microsoft Outlook에서 메일 설명을 사용하는 방법

이메일 실수는 창피하고 비용이 많이 드는 결과를 초래할 수 있습니다. 전자 메일 실수를 방지하기 위해 Microsoft는 Outlook 메일 설명을 구현했습니다. 예를 들어, 모두 답장 버튼을 눌렀을 때 경고를 트리거하도록 메일 설명을 설정할 수 있습니다 . 특히 민감한 정보가 포함된 경우 많은 수신자에게 이메일을 보내기 전에 몇 분 정도 시간을 내어 이메일을 다시 읽는 것이 항상 가장 좋습니다.

이전에 MailTips를 사용한 적이 없다면 제대로 찾아오셨습니다. 이 빠른 가이드에서는 Outlook에서 메일 설명을 사용하는 방법을 보여줍니다.

메일 설명을 어떻게 설정합니까?

이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange Server 계정이 필요합니다. 즉, 해당 기능은 조직에서 관리하는 이메일 계정에서만 사용할 수 있습니다. IT 관리자는 계정에서 메일 설명을 활성화해야 합니다. 그렇지 않으면 옵션을 사용할 수 없습니다. 동시에 IT 관리자는 사용자 계정에 특정 메일 설명 설정을 적용할 수 있습니다.

메일 설명은 Outlook에서 기본적으로 활성화되어 있습니다. 이 옵션을 비활성화하거나 설정을 조정할, Outlook을 시작하려는 경우 이동 파일 선택 옵션 , 다음을 클릭 메일 .

메일 설명으로 이동하여 메일 설명 옵션을 클릭합니다 . 계정을 선택하고 MailTips 알림을 트리거할 작업을 선택합니다.

메일 설명을 비활성화하려면 메일 설명 표시 안 함 확인란을 선택합니다.

메일 설명 작동 방식

메일 설명이 활성화되면 Outlook은 메시지를 작성하는 동안 다양한 메시지를 표시합니다. Exchange는 작성 중인 이메일의 내용을 분석합니다. 문제가 감지되면 Outlook에서 알려서 당황스러운 상황을 피하기 위해 메시지를 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 받는 사람이 부재 중이고 긴급하게 회신하도록 요청하는 경우 MailTips에서 해당 작업을 수행할 수 없음을 알려줍니다.

메일 설명을 트리거할 수 있는 상황의 다른 예는 다음과 같습니다.

• 받는 사람의 편지함이 가득 찼습니다.
• 수신자의 이메일 주소가 일시적으로 비활성화되었거나 영구적으로 삭제되었습니다.
• 이메일이 조직의 정책 또는 제한 사항을 위반합니다.
• 수신자에게 연락하거나 외부 수신자에게 이메일을 보낼 수 있는 권한이 없습니다.
• 받는 사람의 사서함이 중재되므로 메시지 승인이 필요합니다.

메일 설명 제한 사항

• 이 옵션은 오프라인 모드에서 사용할 수 없습니다.
• 받는 사람 목록에 받는 사람이 200명이 넘는 경우 메일 설명은 개별 사서함을 평가하지 않습니다.

결론

MailTips는 잘못된 수신자에게 이메일을 보내는 것과 같은 난처한 상황을 방지하는 데 도움이 되는 편리한 Outlook 기능입니다. 예를 들어 이메일이 조직의 정책을 위반하는 경우 메일 설명에서 문제에 대해 알려줍니다. Outlook에서 메일 설명을 사용할 계획입니까? 아래 의견에 알려주십시오.