Office 365 이메일을 효과적으로 암호화하는 방법은 무엇입니까?

Azure Information Protection을 사용하여 Office 365 이메일을 암호화하는 방법에 대해 알아야 할 사항은 다음과 같습니다.

1 Azure Information Protection이란 무엇입니까?

2 Azure Information Protection 클라이언트

3 Office 365 이메일 암호화: 설정

3.1 Azure Information Protection 구독

3.2 Office 365 이메일 암호화: 활성화

4 Office 365 이메일 암호화: 보호

4.1 "암호화" 레이블 사용

4.2 "전달 금지" 라벨 사용

4.3 "암호화 – 보호" 레이블 사용

5 첨부 파일 보호

6 타사 365 Pro Plus 문서 보호

7 Microsoft 365 Pro Plus 문서 보호

8 보호된 문서 관리

Azure Information Protection이란 무엇입니까?

Azure Information Protection(AIP라고도 함)은 조직에서 레이블을 적용하여 문서와 전자 메일을 분류하고 선택적으로 보호하는 데 도움이 되는 클라우드 기반 솔루션입니다. 레이블은 규칙과 조건을 정의하는 관리자가 자동으로, 사용자가 수동으로 또는 사용자에게 권장 사항을 제공하는 조합으로 적용할 수 있습니다.

Azure 정보 보호 클라이언트

• 이메일 암호화 서비스를 제공하기 위해 Microsoft Azure Information Protection 클라우드 서비스와 Microsoft 365 ID 관리 서비스 및 Microsoft 365 Pro Plus 클라이언트 소프트웨어 제품군과의 기존 통합을 활용하고 있습니다.
• AIP 서비스 정책 및 제한 컬렉션을 정의하는 레이블은 클라이언트 문서 및 이메일에 할당할 수 있으며 Azure 클라우드 서비스에서 관리됩니다.
• 이러한 AIP 정책 및 레이블을 활용하려면 Windows OS 워크스테이션에 AIP 클라이언트 소프트웨어를 설치해야 합니다. 현재 Windows 10 PC와 macOS 워크스테이션만 문서나 이메일에 이러한 제한 사항을 적용할 수 있습니다.

Office 365 이메일 암호화: 설정

보안 메시지 배달을 위해 Microsoft 365 메시지 암호화를 사용하도록 설정하고 구성하려면 다음 단계가 필요합니다.

• Azure Information Protection 구독
• OME 활성화

Azure Information Protection 구독

• Azure Information Protection 제품군은 사용자가 전자 메일로 몇 가지 매우 유용한 기능을 수행할 수 있도록 하는 Microsoft 365용 추가 기능 구독입니다. 또한 SharePoint 및 OneDrive와 통합되어 데이터 손실 방지 도구 역할을 합니다.
• AIP를 사용하면 사용자는 메시지나 파일에 플래그를 지정하여 복사, 전달, 삭제 또는 기타 일반적인 작업 범위를 할 수 없도록 할 수 있습니다. 전자 메일의 경우 특정 분류 플래그가 있거나 특정 요구 사항을 충족하는 모든 메시지가 암호화되어 잠긴 HTML 파일로 패키징되어 수신자에게 첨부 파일로 전송됩니다.
• 받는 사람이 메시지를 받으면 Azure에 등록하여 이메일을 열 수 있는 키를 할당받아야 합니다.
• 키는 이메일 주소에 연결되어 있으며 일단 등록되면 사용자는 로그인할 필요 없이 HTML 첨부 파일과 향후 첨부 파일을 열 수 있습니다.

다시 말하지만 사용자에게 할당된 E3 이상의 구독이 있는 경우 AIP가 필요하지 않습니다. 그러나 기밀 정보가 포함된 메시지를 보낼 각 사용자는 그렇게 하려면 AIP 라이선스 또는 E3/E5 라이선스가 필요합니다.

AIP에 가입하려면 다음 단계를 수행하십시오.

• " Microsoft 365 관리 센터 " 를 시작하십시오.
• " 구독 " 목록 으로 이동
• 오른쪽 상단 모서리에 있는 " 구독 추가 "를 클릭합니다.
• 아래로 스크롤하여 Azure Information Protection을 찾습니다.
• 지금 구매 옵션을 클릭하고 프롬프트를 따르거나 " 무료 평가판 시작 " 옵션을 선택하여 구매하기 전에 30일 동안 25개 라이선스를 사용해 보십시오.
• Microsoft 테넌트에 서비스가 프로비저닝될 때까지 약 1시간 동안 기다립니다.
• 프로비저닝되면 프로세스의 다음 단계로 이동할 수 있습니다.

Office 365 이메일 암호화: 활성화

이 부분은 아주 최근에 변경되었습니다. 과거에는 Office 365 메시지 암호화를 활성화하는 데 많은 Powershell 작업이 필요했고 제대로 작동할 때까지 기다려야 했습니다. MS는 프로세스를 간소화하고 작업하기 쉽게 만들기 위해 OME 활성화 방법을 변경했습니다.

해야 할 일은 다음과 같습니다.

• 관리 포털에서 설정 옵션을 엽니다.
• 서비스 및 추가 기능 선택
• 서비스 목록에서 Azure Information Protection을 찾아 클릭합니다.
• "Microsoft Azure Information Protection 설정 관리" 링크를 클릭하여 새 창을 엽니다.
• "권한 관리가 활성화되지 않음"에서 활성화 버튼을 선택합니다.
• 팝업 창에서 활성화를 선택하십시오.

이 작업이 완료되면  AIP의 클라이언트 응용 프로그램 을 사용  하여 Outlook에서 권한 관리를 위해 메시지에 태그를 지정할 수 있습니다. Outlook Web App에는 메시지를 암호화할 수 있는 새로운 버튼과 옵션도 있습니다.

Office 365 이메일 암호화: 보호

이메일 암호화 서비스의 기본 기능은 원치 않는 개인이 전송 중이거나 사서함에 있는 동안 이메일 내용을 읽을 수 없도록 보호하는 것입니다. 이메일 내용에 액세스하려면 수신자를 확인해야 합니다. Microsoft Outlook과 같은 Microsoft 365 Pro Plus 응용 프로그램을 사용할 때 이 유효성 검사 프로세스는 백그라운드에서 수행되며 받는 사람에게 자격 증명을 묻는 메시지가 표시되지 않습니다. 다른 모든 경우에는 수령인에게 신원 확인을 요청하게 됩니다.

"암호화" 레이블 사용

• Windows OS 워크스테이션에 설치된 Microsoft Outlook 응용 프로그램을 사용하여 이메일에 암호화를 적용하려면 아래와 같이 " 민감도 표시줄 " 에서 " 암호화 " 레이블 만 선택하면 됩니다.

• 이 " 암호화 " 레이블은 아래와 같이 메뉴 - 메시지 버튼 리본 " 보호 " 버튼 드롭다운 메뉴에서도 액세스할 수 있습니다.

• 선택하면 감도 막대가 선택한 사항을 반영하고 다른 선택 사항을 숨깁니다. 할당된 권한의 세부 정보는 아래와 같이 이메일 창의 왼쪽 상단에 있는 " 민감도 표시줄 " 바로 아래에 " 도구 설명 " 으로 표시됩니다.

• 선택한 레이블 옆에 있는 " 연필 " 아이콘을 클릭하여 아래와 같이 다른 선택 사항을 표시하여 보호 선택 사항을 수정하도록 선택할 수 있습니다 . 이 연필 아이콘을 사용하여 다른 선택 항목을 한 번 더 숨길 수도 있습니다.

• 레이블이 설정되면 선택한 레이블을 제거 하고 이메일 의 " 민감도 "를 " 설정되지 않음 " 으로 되돌릴 수 있도록 다른 레이블과 함께 " 휴지통 " 아이콘을 사용할 수 있습니다 . 레이블을 제거한 이유를 기록하라는 메시지가 표시됩니다. (나중에 사용하기 위해)

• 설정하면 이메일이 보내기 전 임시 보관함 폴더, 보낸 후 보낸 편지함 폴더 또는 받는 사람의 사서함에 있든 상관없이 보호됩니다. Microsoft Outlook은 다음 아이콘을 사용하여 이 보호 기능을 식별하는 데 도움이 됩니다.

• 적용하기로 선택한 보호 기능에 관계없이 귀하 는 이메일에 대한 "모든 권한" 을 보유합니다. From, To, Cc 및 Bcc 필드에 이름이 지정된 ID만 액세스할 수 있습니다.
• " 암호화 " 선택을 사용하면 받는 사람이 다른 사람에게 귀하의 이메일을 전달할 수 있으며, 다른 사람도 이메일 내용에 대한 전체 액세스 권한을 갖게 되며, 각 사람은 액세스 권한을 얻기 위해 인증을 받아야 합니다. 수신자는 암호화 요구 사항을 제거할 수 없습니다.

"전달 금지" 레이블 사용

" 전달 금지 " 보호는 Microsoft에서 제공하는 기본 전자 메일 보호입니다. 이 보호를 선택하면 수신자가 다음을 수행할 수 없습니다.

•  이메일을 다른 사람에게 전달합니다(회신할 때 "to", "cc" 또는 "bcc" 필드에 새 수신자를 추가하지 못하도록 방지)
•   이메일을 인쇄하거나 이메일 텍스트 본문의 내용을 클립보드에 복사합니다.

이러한 보호는 민감도 레이블 " 전달 금지 ."를 선택하거나 아래와 같이 메뉴 - 메시지 버튼 리본에서 " 전달 금지 " 버튼을 선택하여 설정할 수 있습니다.

민감도 표시줄 바로 아래에 표시되는 보호 설정을 설명하는 " 도구 설명 "을 참고하십시오.

주의: 아래와 같이 메뉴 – 메시지 버튼 리본에서 " 전달 금지 " 버튼을 선택 해제 하여 의도한 보호 기능 을 실수로또한 "도구 설명"은 제거 되지만 " 전달하지 마십시오 "에 유의하십시오 . 레이블은 아직 설정되어 있습니다. 이 이메일은 보호 되지 않습니다 .

현재로서는 " 전달 금지 " 버튼 의 선택을 취소할 수 있는 방법이 없으므로 주의하시기 바랍니다.

참고: Microsoft Outlook에서는 이러한 제한이 적용된 것과 상관없이 첨부 파일을 다운로드할 수 있습니다. 이 문서 뒷부분의 " 첨부 파일 보호 "를 참조하십시오 .

"암호화 – 보호" 레이블 사용

• " 암호화 – 보호 " 레이블은 수신자가 원본 이메일을 편집하거나 수정할 수 없도록 추가 제한을 추가하는 이메일에 대한 사용자 지정 보호입니다.
• 이 레이블은 수신자가 귀하의 이메일에 대해 " 보기 전용 " 권한을 갖도록 하려는 경우 에만 사용해야 합니다. 회신할 때 받는 사람은 원본 이메일 의 스레드에 추가할 수 없도록 방지되므로 원본 이메일 을 새 메시지에 첨부 파일로 첨부해야 합니다.
• 이 레이블은 위의 "전달 금지" 레이블 사용 섹션 에 설명된 대로 인쇄 및 복사에 대한 제한 사항도 적용합니다 .

참고: Microsoft Outlook에서는 이러한 제한이 적용된 것과 상관없이 첨부 파일을 다운로드할 수 있습니다. 이 문서 뒷부분의 " 첨부 파일 보호 "를 참조하십시오 .

첨부 파일 보호

Azure Information Protection 클라이언트는 보호된 문서를 해독하고 여는 데 필요합니다. " 리더 "는 Windows OS, macOS, iOS 및 Android용 Microsoft 365 Pro Plus 소프트웨어에 이미 포함되어 있습니다. 그러나 암호화된 타사 Office Pro Plus 문서를 읽으려면 별도의 응용 프로그램이 필요합니다( 여기에서 사용 가능 ). AIP Reader는 PC, iPhone, iPad 및 Android에서 사용할 수 있습니다.

타사 365 Pro Plus 문서 보호

• 비 Microsoft Office 문서는 아래와 같이 Windows 탐색기에서 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 찾을 수 있는 " 분류 및 보호 "라는 추가 " 핫 메뉴 " 선택 을 사용하여 보호할 수 있습니다.

• 이 응용 프로그램(아래 표시)은 파일을 감싸고 암호화 및 선택한 보호 기능을 추가 하는 " 래퍼 "를 생성합니다.

• 원하는 각 용도에 대해 먼저 이메일에 원하는 민감도 레이블을 선택해야 합니다. 보호된 파일이 첨부되면 이 레이블이 이메일로 상속됩니다. 원하는 보호 기능을 설치하는 데 필요한 두 가지 요소 : " 권한 " 및 " ID "

부여할 수 있는 "권한"은 다음과 같습니다.

• 뷰어 – 보기 전용
  이 권한은 이메일 보호: " 암호화 - 보호 " 와 동일합니다.
• 검토자 – 보기, 편집
  이 권한은 Email Protection: " 전달 금지 "와 동일합니다 .
• 공동 작성자 – 보기, 편집, 복사, 인쇄
  이 권한은 이메일 보호: " 암호화 " 와 동일합니다.
• 공동 소유자 – 전체 권한
• 이 권한은 " 암호화 " 레이블과도 동일하지만 이 권한은 사용자에게 설정된 권한과 암호화를 제거할 수 있는 권한을 부여합니다.
• 나만을 위한 설정 - 이 설정은 다른 사람에게 문서를 보내는 데는 아무런 가치가 없지만 개별 문서를 보호하는 데 사용할 수 있습니다.

혼동을 피하기 위해 권장되지는 않지만 원하는 이메일 암호화 레이블보다 더 엄격한 권한을 선택할 수 있습니다(예: " Encrypt " Email Protection 레이블 이 있는 " 뷰어 – 보기 전용 " 문서 권한 ). 이 조합은 문서를 제한하여 원치 않는 ID가 보는 것을 방지할 뿐만 아니라 수신자에게 이메일 텍스트 본문에 대한 모든 기능을 부여하면서 복사, 인쇄 또는 편집을 제한합니다. 다시 말하지만, 위에서 언급했듯이 이것은 혼란스러울 수 있으므로 권장하지 않습니다.

"Identity"는 다음 유형으로 설정할 수 있습니다.

사용자 – 문서를 수신하는 개별 사용자의 이메일 주소입니다. 이것은 문서에 액세스할 수 있는 사람을 식별하는 데 사용할 기본 방법입니다.

그룹 – 의도한 수신자가 속한 배포 목록의 이메일 주소입니다.  참고 : 이것은 수신자에게만 적용됩니다 .

조직 – Active Directory 도메인 내의 모든 사람에게 액세스 권한을 부여할 수도 있습니다.

제공된 상자에 ID를 직접 입력하거나 " 책 " 아이콘 을 클릭하여 Outlook 주소록에서 수신자를 선택할 수 있습니다(Outlook 앱이 이미 실행되고 실행 중인 경우) .

첨부 파일 보호에 사용할 수 있는 세 번째 컨트롤이 있습니다. 날짜를 직접 입력하거나 " 달력 " 아이콘을 클릭하여 날짜를 선택하여 부여된 권한의 만료 날짜를 설정할 수 있습니다. 만료 날짜에 도달하면 선택한 사용자에 대한 모든 권한이 취소됩니다.

위의 설정에 관계없이 귀하는 문서에 대한 모든 권한을 보유합니다. 문서에 보호를 " 적용 " 하면 문서가 " 래핑된 " 파일로 교체되고 파일 확장자가 변경됩니다 ( 파일 이름은 예시를 위해 수동으로 수정됨 )

이 파일을 해독하고 열려면 Azure Information Protection 클라이언트가 필요 합니다.

Microsoft 365 Pro Plus 문서 보호

Microsoft Office 문서는 Office 응용 프로그램 내에서 보호할 수 있습니다. Microsoft Outlook과 마찬가지로 홈 버튼 리본은 " 보호 " 버튼 드롭다운 메뉴를 호스팅합니다. 이를 통해 " 사용자 지정 권한 "을 Office 문서에 적용할 수 있습니다. 민감도 레이블을 적용하면 Outlook에서 문서가 첨부된 모든 전자 메일에 동일한 사용 권한 제한을 적용합니다.

주의: 사용자 지정 권한을 할당하기 전에 민감도 레이블을 선택해야 합니다그렇지 않으면 사실 이후에 레이블을 선택하면 덮어쓰게 되고 레이블 의 기본 " 권한 " 만 적용 되어 누구나 문서를 해독할 수 있습니다.

위의 " 비 Microsoft 365 Pro Plus 문서 보호 "와 마찬가지로 문서와 상호 작용할 수 있는 사람 의 " 신원 "과 부여하려는 " 권한 "을 식별하여 문서를 보호하고 싶을 것 입니다. 권한 선택 및 ID 할당 프로세스는 " 비 Microsoft 365 Pro Plus 문서 보호 "에서와 거의 동일한 그래픽 사용자 인터페이스를 사용합니다 .

참고 : 일단 보호되고 저장되면 파일 형식이 변경되지 않습니다 .

Office 문서를 기본 형식으로 저장해야 합니다. 파일을 " compatible " 형식으로 저장하려고 하면 구성한 제한 사항이 제거됩니다.

일단 저장되면 이제 문서에 제한된 액세스 권한이 있다는 사실을 알려주는 새로운 정보 표시줄이 표시됩니다.

보호된 문서 관리

문서에 보호가 설정되면 해당 문서의 보기를 " 추적 "할 수 있을 뿐만 아니라 문서에 대한 액세스 권한을 " 취소 "할 수 있습니다. Microsoft Office 문서의 경우 Office 응용 프로그램 내에서 이 기능에 액세스할 수 있습니다.

타사 Office 문서의 경우 Windows 탐색기에서 문서를 두 번 클릭하거나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하여 이 기능에 액세스할 수 있습니다.

둘 다 웹 브라우저를 실행하고 AIP 문서 추적 센터 로 이동 합니다.

여기에서 다음을 수행할 수 있습니다.

• 수신자의 문서 상호작용 요약 검토
• 문서를 본 사람과 본 날짜를 나열합니다.
• 문서와의 상호 작용 타임라인 검토
• 알림 설정 다른 사람이 문서와 상호 작용을 시도할 때 알려주도록 설정
• 받는 사람이 더 이상 액세스할 수 없도록 문서에 대한 액세스 권한을 취소합니다.

이러한 통계를 CSV 파일로 내보낼 수도 있습니다.

Mac 사용자는 Microsoft Office 365 Cloud 서비스 에서 보호 옵션을 검색하기 전에 " 자격 증명 확인 " 작업을 추가했습니다 .

일단 설정; 보호를 제거하거나 변경 하려면 보호 버튼 아래에서 " 제한 없음 " 선택을 설정해야 합니다.

Microsoft 365 문서에 대한 보호를 설정하려면 " 검토 " 메뉴 의 " 권한 제한 " 버튼을 사용하십시오 .

" Restricted Access... " 메뉴 옵션을 선택하여 원하는 사용자 지정 액세스 권한을 부여합니다.

"추가 옵션..." 버튼을 사용하여 인쇄 및 복사 권한을 설정합니다.

축하합니다! 이제 Azure Information Protection으로 Office 365 이메일을 암호화하는 방법을 알게 되었습니다. 추가 질문이 있으면 알려주세요.

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