Outlook에서 보관 이메일을 사용하여 공간 확보(2022)

오늘은 Outlook에서 보관 이메일을 사용하여 사서함을 정리하는 방법(FAST)을 보여 드리겠습니다.

우리 모두는 어떤 식 으로든 이메일에 의존하지만 이러한 이메일은 쌓이기 때문에 공간을 차지합니다. 모든 것이 느려지고 이메일이 귀하에게 전달되지 않고 어느 날 사서함을 열면 "Mailbox FULL 귀하의 사서함이 가득 찼습니다. , 항목을 보내거나 받지 못할 수 있습니다." 너 뭐하니? 특히 몇 년 동안 메시지를 수집한 후 넘쳐나는 편지함을 어떻게 정리합니까? 다행히 몇 가지 요령만 알면 어렵지 않습니다.

사서함 크기 결정

• 현재 사서함 크기를 확인하는 것으로 시작하겠습니다. 그렇게 하려면 상단에 있는 파일을 클릭하기만 하면 계정 정보로 이동합니다. 편지함 설정에서 전체 크기를 볼 수 있습니다.

• 사서함을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 파일 속성을 선택한 다음 폴더 크기를 클릭해야 합니다.

• 흥미로운 숫자는 하위 폴더를 포함한 전체 크기입니다.

• 이것은 현재 사서함의 크기입니다. 5GB 이상이면 작업을 고려해야 합니다.

휴지통 메일 삭제

사서함 크기를 어떻게 줄일 수 있습니까? 자, 옵션을 살펴보겠습니다. 옵션 1은 수동 정리를 사용하는 것입니다. 시작하는 좋은 방법은 항상 휴지통을 비우는 것입니다. 삭제된 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 빈 폴더를 선택하기만 하면 됩니다. 거기에 있는 항목을 영구적으로 삭제합니다. 이것은 되돌릴 수 없으므로 분명히 해당 항목이 더 이상 필요하지 않은지 확인하십시오. 제 경우에는 확신합니다.

오래된 항목 정리 – 수동 보관

다음 단계는 어느 시점에서 액세스해야 할 수도 있는 오래된 메시지를 보관하는 것입니다. 종종 세금 및 법적 이유로 특정 기간 동안 항목을 보관해야 하므로 항목을 삭제하고 싶지 않지만 사서함의 공간을 차지하는 것도 원하지 않습니다. 보관을 위한 것입니다. 보관은 Outlook 사서함에서 오래된 항목을 물리적으로 제거하여 로컬 컴퓨터의 데이터 파일 또는 PST 파일을 분리합니다.

• 어떻게 할 수 있는지 보여드리겠습니다. 상단의 파일로 돌아가서 도구 드롭다운의 대화 상자에서 이전 항목 정리를 선택하겠습니다.

• 이 폴더와 모든 하위 폴더를 보관하려면 두 번째 옵션을 선택합니다. 받은 편지함이나 보낸 편지함과 같은 개별 폴더를 선택할 수 있지만 일반적으로 맨 위에 있는 편지함을 클릭하기만 하면 모든 항목을 통과하게 됩니다.
• 기본 설정은 마감 날짜이므로 선택한 날짜보다 오래된 모든 항목은 밖으로 이동되고 아카이브 파일로 이동됩니다.
• 찾아보기를 사용하여 파일의 위치와 이름을 변경할 수 있습니다. 기본값을 사용하고 키를 누르면 보관이 시작됩니다.

• 이제 필요할 경우를 대비하여 보관 메시지를 다시 찾을 수 있는 위치를 알려 드리겠습니다. 아카이브라는 폴더가 표시됩니다.

• 이전에 메시지가 있던 모든 폴더를 사용할 수 있으므로 모든 것을 하나의 큰 폴더에 덤프하지 않습니다. 물론 검색을 사용하여 필요한 것을 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 Outlook에서 이전 이메일에 계속 액세스할 수 있으며 사서함의 공간을 차지하지 않습니다. 그러나 Outlook 온라인이나 모바일에서는 사용할 수 없습니다.

개인 폴더 만들기

일부는 Outlook이 이동할 항목을 결정하도록 하는 아이디어를 좋아하지 않습니다. 따라서 개인 폴더를 만드는 방법으로 사서함에서 항목을 오프로드할 수 있는 또 다른 수동 방법을 보여 드리겠습니다. 개인 폴더도 로컬 컴퓨터의 데이터 파일이기 때문에 기술적으로 보관과 매우 유사합니다. 여기를 제외하고 항목을 직접 이동하고 자신의 폴더 구조를 만들어 개인 폴더를 만들 수 있습니다.

• 상단의 파일로 이동한 다음 계정 설정 드롭다운에서 계정 설정을 선택합니다.

• 데이터 파일 탭으로 이동하여 추가를 클릭합니다.

• 데이터 파일 이름을 지정하거나 위치를 변경할 수 있습니다. 이러한 데이터와 아카이브 파일을 같은 위치에 보관하는 것이 좋습니다. 그 이유는 이 포스트 말미에 말씀드리겠습니다. 완료되면 확인을 클릭하면 됩니다.

• 이제 자신의 개인 폴더를 만들었습니다. 이 폴더가 폴더 창에 표시되는 것을 볼 것입니다.

• 이 폴더를 원하는 대로 구성할 수 있습니다. 개인 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 폴더를 선택하여 Contract라는 새 폴더를 생성하겠습니다.

• 이제 메시지 또는 전체 폴더를 선택하고 사서함에서 이 개인 폴더로 이동할 수 있습니다.
• 이렇게 하면 제거 및 보관되는 항목을 완전히 제어할 수 있습니다. Outlook의 수동 정리 옵션입니다. 수동 보관 및 개인 폴더는 로컬 파일과 컴퓨터를 기반으로 하므로 이러한 파일로 이동하는 모든 내용은 다른 컴퓨터나 온라인에서 사용할 수 없습니다.

오래된 항목을 자동으로 보관

• 이제 자동 보관에 대한 또 다른 옵션을 살펴보겠습니다. 이 수동 접근 방식을 계속 반복해야 하는 것은 상당히 성가실 수 있습니다. Outlook에서 이 작업을 수행하는 더 효율적인 방법은 자동 보관을 사용하는 것입니다.
• 이 기능은 영원히 있었습니다. 정의된 설정을 기반으로 Outlook 2003에 도입된 것 같습니다.
• 백그라운드에서 실행되며 모든 사서함 폴더를 통과합니다. 그런 다음 수동 보관과 마찬가지로 오래된 이메일을 이러한 폴더에서 별도의 데이터 파일이나 로컬 컴퓨터의 PST 파일로 물리적으로 이동합니다. 일단 설정이 된 경우를 제외하고는 더 이상 그것에 대해 생각할 필요가 없습니다.
• 자동 아카이브의 문제는 설정을 이해하는 것이므로 올바르게 설정하는 것이 중요하지만 불행히도 실제로 직관적이지 않습니다.

하지만 걱정하지 마세요. 여기를 따라하시면 ​​자동 보관 설정에 액세스할 수 있도록 빠른 시간 안에 준비하고 실행할 수 있습니다.

• 파일 메뉴로 이동하여 옵션을 선택한 다음 고급을 선택하면 자동 보관이 표시됩니다.

• 표시되지 않는 경우 회사 환경에 있고 관리자가 이 기능을 비활성화했거나 Exchange 계정이 있고 Microsoft 365 온라인 보관 파일 이 활성화되어 있는 것입니다. 이러한 경우 Outlook은 회사 정책에 따라 보관하며 그렇지 않으면 자동 보관을 사용할 수 없습니다.

자동 보관 설정

• 클릭하면 자동 보관 설정이 표시됩니다. 첫 번째 확인란을 사용하여 자동 보관을 켜고 처리를 시작하기 전에 알림을 받으려면 실행 빈도를 지정할 수 있습니다. 자동 보관 전 확인 확인란을 선택합니다. 이렇게 하면 만료 날짜가 있는 이메일만 참조 만료된 항목을 삭제해야 하는 경우 취소할 수 있습니다. 이것은 때때로 시간에 민감한 메시지에 사용됩니다.
• 만료된 이메일이 사라지기를 원할 수 있습니다. 그렇다면 만료된 항목 삭제(이메일 폴더만 해당) 확인란을 선택합니다.
• 항목을 보관하거나 삭제하려면 활성화된 상태로 유지합니다.
• 폴더 목록에 아카이브 폴더 표시를 선택해야 합니다. 아카이브는 폴더 창에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.
• 항목을 보관할 기본 기간을 지정할 수 있습니다. 저는 12개월로 갈 예정이지만 어떤 것이 당신에게 적합한지 확인하십시오. 우리는 항목이 영구적으로 삭제되지 않고 이동되기를 원합니다.
• 그것은 이미 기본 폴더를 가지고 있습니다. 이것은 저에게 적합합니다. 다른 폴더를 사용하려면 클릭하고 찾아보세요.
• 삭제된 항목 폴더를 무시할 것이기 때문에 이러한 항목을 정말로 제거하려는 경우에만 영구 삭제를 선택하십시오.
• 마지막으로 이러한 기본 설정을 모든 폴더에 적용할 수 있는 옵션이 제공됩니다. 이 버튼을 클릭하여 이해하는 것이 중요합니다. 방금 변경한 이러한 기본 설정은 모든 폴더에 적용됩니다. 이렇게 하면 각 폴더를 개별적으로 변경할 필요가 없습니다. 동일한 방식으로 보관하려는 폴더가 많은 경우 이것이 올바른 선택일 수 있습니다. 그러나 프로세스를 더 많이 제어하려면 이 버튼을 사용하지 마십시오.
• 예를 들어 3개월 후에 보관하고 싶은 폴더가 여러 개 있고 6개월 후에 보관할 폴더도 있고 전혀 보관하지 않을 폴더도 있다고 가정해 보겠습니다. 일부의 경우 특정 시간이 지나면 콘텐츠가 삭제되기를 원할 수 있습니다. 그렇다면 폴더 수준의 설정에 적용하는 것이 좋습니다.
• 그걸하자. 모두에 적용 버튼을 클릭하지 않고 안전 설정의 키를 누르겠습니다.

폴더별 자동 보관 설정

• 보낸 항목에 대한 특정 보관 옵션을 정의하려는 경우 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택한 다음 자동 보관 탭으로 이동합니다.
• 세 가지 옵션이 표시됩니다. 이 폴더를 보관하지 않으려면 기본 설정에 따라 항목을 보관하십시오. 방금 살펴본 설정입니다. 기본 아카이브 설정을 클릭하면 선택한 폴더별 설정에 대한 해당 창으로 돌아갑니다.
• 세 번째 옵션. 보낸 항목을 3개월 후에 이동하기를 원하므로 기간을 3개월로 변경하겠습니다. 기본 보관 폴더가 좋습니다. 완료되면 확인을 클릭합니다.

• 삭제된 항목에 대한 옵션도 설정해 보겠습니다. 모든 항목을 보관처리하고 싶지는 않지만 영구적으로 삭제되기를 원합니다.
• 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 기본 보관 설정으로 이동한 다음 세 번째 옵션을 다시 선택합니다(예: 삭제된 항목의 경우). 나는 4개월 후에 그것들을 정리하기를 원하고 나는 이것을 옮기고 싶지 않고 오히려 그것들을 삭제하기 때문에 마지막 옵션인 오래된 항목을 영구적으로 삭제하기를 선택합니다.

• 보관하려는 폴더를 살펴보고 변경하기만 하면 됩니다.
• Outlook에서 자동 보관을 시작하는 것이 가장 직관적인 경험은 아니지만 원하는 방식으로 설정하면 백그라운드에서 조용히 작동하여 공간을 확보할 수 있다는 점을 인정합니다.

백업 아웃룩 PST 파일

• 이제 백업에 대해 빠르게 이야기해 보겠습니다. 개인 폴더, 수동 또는 자동 보관 여부에 관계없이 이러한 모든 솔루션은 모든 메시지를 컴퓨터의 로컬 파일로 이동합니다.
• 위험은 하드 드라이브에 오류가 발생하고 파일이 손상될 수 있으므로 이러한 파일을 외장 하드 드라이브나 다른 스토리지 솔루션에 백업하는 것이 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 모든 파일을 한 곳에 보관하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 백업이 더 쉬워집니다.

• 마지막 조언 하나. 사람들이 회사 네트워크 드라이브에 아카이브 PST 파일을 저장하여 Outlook에서 직접 액세스하는 것을 종종 봅니다. 이제 이것이 중앙 백업을 활용하고 싶을 수 있다는 것을 알고 있지만 그렇게 하지 마십시오. 네트워크를 통해 PC에 연결하면 성능이 저하되거나 데이터가 손상될 수 있습니다. Microsoft는 또한 웹 사이트 에서 이것이 지원되지 않는 구성이라고 명시합니다.

Outlook에서 보관 이메일을 사용하여 사서함을 정리하는 다양한 방법입니다.

이제 나는 그것을 당신에게 넘기고 싶습니다.

오늘의 가이드에서 어떤 전략을 먼저 시도하시겠습니까? 또는 내가 다룬 내용에 대해 질문이 있을 수 있습니다. 어느 쪽이든, 나는 당신에게서 듣고 싶습니다. 그래서 아래에 의견을 남겨주세요.