Outlook에서 이메일 템플릿을 만드는 방법(2022)

이 게시물은 Outlook에서 이메일 템플릿을 만들고 사용하는 방법에 대해 설명합니다. Outlook에서 비슷한 이메일에 자주 회신하는 경우 유용한 정보가 있습니다. 회신을 템플릿으로 저장하여 필요할 때마다 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 매번 처음부터 텍스트를 작성하는 대신 버튼 클릭으로 시간을 절약하고 미리 정의된 텍스트 블록을 사용할 수 있습니다.

보여드리겠습니다. 저장된 회신 템플릿으로 이메일에 응답하는 데 사용할 수 있는 두 가지 훌륭한 방법이 있습니다. 첫 번째는 무료 템플릿 추가 기능을 사용하는 것이고 두 번째는 빠른 부품 기능을 사용하는 것입니다.

내 템플릿 추가 기능이 포함된 이메일 템플릿

• 이제 템플릿부터 시작하겠습니다. 내 템플릿의 장점은 사서함에 저장되므로 다른 컴퓨터를 사용하거나 웹에서 볼 때도 사용할 수 있다는 것입니다.
• 기본적으로 내 템플릿 추가 기능은 Exchange 계정이 있고 POP 또는 IMAP 계정에서 사용할 수 없는 경우 Outlook에서 켜져 있어야 합니다. 추가 기능 가져오기를 클릭하여 추가 기능이 있는지 확인할 수 있습니다 상단에.

• 내 추가 기능 아래에서 Microsoft에서 제공하는 추가 기능 섹션에 표시되며 2013년부터 사용할 수 있습니다.

• 어떤 이유로든 켜져 있지 않으면 활성화할 수 있습니다.
• 이 템플릿을 사용하여 이메일에 회신하는 방법은 무엇입니까? 답장에 있을 때 몇 가지 템플릿과 리본의 메시지 탭을 볼 수 있습니다. 리본을 오른쪽 클릭하면 템플릿 창이 열립니다.
• 그것은 몇 가지 샘플 응답과 함께 올 것입니다. 템플릿 위로 마우스를 가져가면 여기에서 더하기를 클릭하여 템플릿을 삭제하고 편집할 수 있는 옵션이 표시되어 자체 템플릿을 만들 수 있습니다.
• 고유한 템플릿을 만들려면 더하기를 클릭하고 템플릿에 이름을 지정합니다.

• 응답에 대한 텍스트를 추가할 수 있습니다. 템플릿에는 서식 지정 옵션이 없으므로 글꼴 크기, 색상을 변경하거나 텍스트에 대한 링크를 추가할 수 없습니다. 솔직히 말해서 상당히 제한적입니다.

• 당신이 할 수 있는 일은 다른 애플리케이션에서 텍스트를 작성하는 것입니다. 예를 들어 Microsoft Word에서 필요한 모든 서식을 추가한 다음 템플릿에 텍스트를 복사하여 붙여넣습니다.

• 이렇게 하면 응답을 마쳤을 때 응답에 링크를 추가할 수도 있습니다. 저장을 클릭하면 사용 가능한 템플릿에 추가됩니다.
• 이제 My Templates 추가 기능은 모든 템플릿의 총 크기가 32KB이므로 "이 템플릿이 너무 커서 저장할 수 없습니다. 더 작게 만든 다음 다시 저장해 보세요." 저장하려고 할 때 모든 템플릿을 합친 크기가 32KB 미만이 되도록 콘텐츠의 양을 줄여야 합니다. 너무 지나치지 마십시오. 그러면 괜찮을 것입니다.
• 다음에 메시지에 회신해야 하는 경우 템플릿 보기를 클릭하고 원하는 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다. 텍스트가 응답에 복사됩니다.
• 두 번만 클릭하면 완료됩니다. 물론 응답에 이러한 템플릿을 사용하는 것으로 제한되지 않습니다. 새 메시지를 작성할 때도 사용할 수 있습니다.

빠른 부품이 포함된 이메일 템플릿

다른 옵션은 Microsoft가 Outlook 2007에 도입한 기능인 Quick Parts를 사용하는 것입니다. 이제 Quick Parts를 사용하면 기본적으로 재사용 가능한 콘텐츠 및 갤러리 조각을 저장할 수 있습니다. 여기에는 텍스트 이미지, 표 및 서식이 포함될 수 있습니다. 하지만 여기에 문제가 있습니다. 컴퓨터에서 로컬로만 사용할 수 있습니다. 자동으로 동기화되지 않습니다.

• 빠른 부품으로 템플릿을 만들려면 원하는 텍스트를 입력하거나 기존 응답의 텍스트를 사용하십시오. 표준 응답으로 사용하려는 텍스트 부분을 강조 표시한 다음 텍스트 그룹의 오른쪽에 있는 삽입 탭으로 이동하면 빠른 부분이 표시됩니다. 그것을 클릭하면 선택 항목을 빠른 부품 갤러리에 소위 빌딩 블록으로 저장할 수 있는 옵션이 표시됩니다.

• 카테고리 드롭다운을 사용하여 이 빠른 부품에 이름을 지정할 수 있습니다. 새 범주를 만들어 빠른 부품을 별도의 그룹으로 구성할 수 있습니다. 이제 필요하지 않으므로 장군님과 함께 가겠습니다. 확인을 클릭합니다.

• 다음에 이 텍스트를 사용하려면 메시지에 회신할 때 빠른 부품 삽입을 클릭하고 원하는 템플릿을 선택하기만 하면 됩니다.

• 더 빠른 방법은 빠른 액세스 도구 모음에 갤러리를 추가하는 것입니다. 리본에서 빠른 부품을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 빠른 액세스 도구 모음에 추가를 선택하기만 하면 훨씬 더 빠른 방법으로 자동 완성을 사용하도록 선택할 수 있습니다.

• 빠른 부품의 이름을 입력하기만 하면 됩니다. 제 경우에는 테스트이고 F3 키를 누르면 거기에 있습니다.

• 고유한 이름이라면 전체 이름을 입력할 필요도 없습니다. 제 경우에는 test를 입력한 다음 F3을 입력하면 충분합니다. Quick Parts의 가장 큰 장점은 빌딩 블록이 텍스트에만 국한되지 않는다는 것입니다.
• 이 경우 특정 항목의 재고가 없고 대체 항목과 함께 제공되는 고객 요청에 응답하려고 한다고 가정해 보겠습니다.

• 수신된 응답에는 고객의 요청에 응답하는 일부 텍스트가 포함되었습니다. 나는 또한 이 대체 제품의 사진과 사양을 추가했는데, 모두 몇 번의 클릭만으로 편리하게 저장되고 사용할 수 있습니다.

• 수신된 응답을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 구성 및 삭제 옵션이 표시됩니다.

• 가지고 있는 모든 빌딩 블록이 표시됩니다. 속성을 편집하거나 삭제하거나 새 속성을 삽입할 수 있습니다. 나는 이미 빠른 부품이 귀하의 컴퓨터에서 로컬로 수신된다고 언급했습니다.

다른 PC로 빠른 부품 내보내기

마지막으로 어떻게 내보낼 수 있는지 보여드리고 싶습니다. 저장된 파일은 NormalEmail.dotm입니다.

위치를 찾으려면:

• 파일 탐색기/Windows 탐색기를 엽니다.
• 주소 표시줄에 " %APPDATA%\Microsoft\Templates "를 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
• NormalEmail.dotmfile을 찾을 것입니다.
• 이 파일에는 추가하거나 수정한 모든 스타일에 대한 설정이 포함되어 있습니다.

• Outlook이 닫힐 때 이 파일을 백업 위치나 다른 컴퓨터나 사용자의 템플릿 폴더에 복사할 수 있습니다.

이것이 Outlook에서 이메일 템플릿을 사용하여 이메일을 작성하거나 반복되는 요청에 응답하는 시간을 절약하는 방법입니다.

자세한 내용을 보려면 Microsoft 웹 사이트 를 방문하십시오 .

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