Cara Mencegah Detik Pertemuan Dalam Talian yang Memalukan

Keupayaan untuk mengadakan mesyuarat dalam talian jauh di rumah boleh menjadi sangat mudah. Tetapi ia juga memperkenalkan senarai keseluruhan peluang untuk saat-saat yang sangat memalukan.

Jika anda mempunyai anak, haiwan peliharaan, bayi atau malah tingkap di belakang anda yang mempamerkan kawasan luar, anda mempunyai semua ramuan resipi untuk bencana.

Dalam artikel ini, kami akan membincangkan beberapa isu paling biasa yang boleh membawa kepada mesyuarat dalam talian yang memalukan, dan cara menghalangnya.

Mesyuarat Dalam Talian: Apa yang Mungkin Boleh Berlaku Salah?

Salah satu contoh paling terkenal tentang detik memalukan itu berlaku kepada Profesor Robert Kelly ketika dia ditemu bual secara langsung di televisyen oleh BBC.

Salah seorang kanak-kanak Kelly yang masih kecil masuk ke pejabatnya, pada pertengahan temu bual, dan begitu juga bayinya dengan berjalan kaki. Akhirnya, isterinya yang panik berlari masuk ke dalam bilik untuk mengeluarkan anak-anak dari bilik itu.

Ini bukan sahaja momen pertemuan dalam talian yang memalukan, tetapi ia adalah momen yang berlaku secara langsung dan disiarkan di seluruh dunia kepada berjuta-juta penonton.

Mencegah Detik Pertemuan Dalam Talian yang Memalukan

Terdapat cara anda boleh menyediakan ruang kerja anda, komputer anda dan mesyuarat itu sendiri untuk mengurangkan kemungkinan sebarang peristiwa yang tidak diingini.

Jika anda mengikuti semua garis panduan ini, anda boleh yakin bahawa semua mesyuarat dalam talian anda akan berjalan lancar dan tanpa sebarang detik "yang tidak dapat dilupakan".

Sekat Kamera Anda Apabila Tidak Digunakan

Terdapat banyak sebab keselamatan mengapa anda perlu memastikan kamera web anda dilindungi melainkan ia sedang digunakan. Tetapi selain keselamatan, anda juga tidak mahu menunjukkan video anda pada permulaan mesyuarat dalam talian sebelum anda bersedia.

Terdapat cerita tentang orang yang ditangkap pergi ke bilik mandi semasa mesyuarat kerana kamera web mereka dihalakan ke arah pintu bilik mandi yang terbuka. 

Ini boleh berlaku atas pelbagai sebab.

• Kamera web dihidupkan secara automatik pada masa mula mesyuarat
• Anda terlupa bahawa kamera dihidupkan semasa mesyuarat
• Anda fikir mesyuarat telah tamat tetapi kamera masih dihidupkan semasa orang disambungkan

Cara paling mudah untuk menghalang semua senario ini ialah menggunakan penutup gelangsar pada kamera web anda jika ia mempunyai satu. Jika tidak, maka simpan beberapa pita untuk disimpan di atas kamera apabila ia tidak digunakan.

Gunakan Langsir Pada Latar Belakang Windows

Windows mungkin bagus untuk membiarkan cahaya masuk ke pejabat anda, tetapi apabila anda berada dalam mesyuarat dalam talian ia boleh menyebabkan banyak masalah.

Terdapat berbilang senario yang boleh membawa kepada rasa malu dengan tingkap, jadi mari kita terokai tiga senario utama.

Anda Kelihatan Seperti Penjahat

Bayangkan seseorang muncul dalam mesyuarat dan mereka hanya kelihatan seperti bayang-bayang di dalam bilik yang gelap. Apakah kesan pertama anda tentang orang itu?

Kebanyakan orang akan diingatkan tentang beberapa filem di mana seorang penjahat sedang duduk di sarang penjara bawah tanah, merancang rancangan jahat mereka yang seterusnya.

Cahaya yang masuk melalui tingkap memainkan helah dengan kebanyakan kamera web dan memaksa mereka menapis cahaya secara automatik, menjadikan seluruh bilik kelihatan lebih gelap daripada yang sebenarnya.

Cara paling mudah untuk membetulkan isu ini ialah dengan memakai langsir pada mana-mana tingkap di belakang anda dan sentiasa menutup langsir atau bayang semasa mesyuarat.

Haiwan Peliharaan Suka Tingkap

Haiwan peliharaan juga suka tingkap, dan haiwan peliharaan dan mesyuarat dalam talian jarang digabungkan dengan baik.

Jika anda melihat orang dalam mesyuarat mencebik atau ketawa semasa anda bercakap, anda mungkin ingin melihat ke belakang anda.

Kemungkinan besar kucing anda tidak bagus.

Jika anda sudah bersedia untuk memulakan mesyuarat dalam talian, bawa semua haiwan peliharaan anda keluar dari bilik supaya mereka tidak bersembunyi di ambang tingkap bersedia untuk memalukan anda semasa persidangan video anda.

Nota: Menutup pintu pejabat (dan menguncinya) boleh menghalang haiwan peliharaan yang tidak diingini dan tetamu lain yang tidak diundang.

Keadaan Luar Tidak Sentiasa Indah

Masalah lain dengan tingkap ialah perkara yang berlaku di sisi lain tingkap tersebut.

Adakah anda benar-benar mahu rakan sekerja anda atau peserta mesyuarat lain melihat jiran anda memotong rumput di luar dengan memakai baju tidur mereka? 

Anda tidak pernah tahu siapa atau apa yang akan melalui tingkap, jadi ini adalah satu lagi sebab untuk memastikan tingkap di belakang anda mempunyai langsir dan anda menggunakannya.

Bangkitkan Pencahayaan

Bercakap tentang pencahayaan, pejabat yang terang menghasilkan video terbaik semasa persidangan web. Cara terbaik untuk mencapai pencahayaan yang sempurna adalah dengan meletakkan meja anda supaya terdapat tingkap (dengan langsir terbuka) sama ada di belakang monitor yang anda hadapi, atau di sebelah tepi. 

Cahaya semula jadi dari tingkap di sisi adalah bertentangan dengan tingkap di belakang anda. Daripada memaksa kamera web menapis cahaya, ia memberikan cahaya semula jadi kepada anda untuk diambil oleh kamera.

Jika anda tidak mempunyai tingkap dengan cara yang betul di pejabat anda, penyelesaian terbaik seterusnya ialah menghidupkan seberapa banyak lampu atas seperti yang anda ada.

Lebih baik lagi, gunakan lampu Philips Hue dan tetapkannya pada tetapan paling terang.

Kemas Sebelum Mesyuarat

Menurut kajian 2018 oleh Universiti Michigan , ahli psikologi mendapati bahawa orang ramai mengembangkan pendapat negatif tentang orang hanya dengan keadaan pejabat mereka.

Penemuan ini tidak menghairankan. Walau bagaimanapun, adalah malang jika anda telah bekerja keras sepanjang minggu dan tidak mempunyai masa untuk membersihkan ruang di sekeliling anda sebelum mesyuarat video dalam talian itu.

Penyelesaian mudah ialah menjadualkan sekurang-kurangnya 15 minit dalam kalendar anda sebelum permulaan mesyuarat video. Luangkan masa itu untuk mengutip semua kekacauan di belakang anda. Sekurang-kurangnya bersihkan semua yang boleh dilihat oleh kamera.

Ini mungkin tidak bermakna seluruh bilik bersih atau desktop anda masih tidak bersepah, tetapi jika orang yang menghadiri mesyuarat tidak dapat melihat kekacauan itu, mereka tidak akan tahu apa-apa yang lebih baik.

Oh Bunyi Yang Kami Buat

Bunyi boleh menjadi musuh paling teruk anda semasa persidangan video. Terdapat pelbagai cara mikrofon anda boleh memalukan anda. 

Cuma pertimbangkan untuk melupakan mikrofon anda dihidupkan dan lakukan mana-mana perkara berikut:

• Makan kerepek atau yang lain rangup dan kuat
• Mengumpat sesuatu yang negatif tentang rakan sekerja dalam nafas anda yang semua orang boleh dengar
• Mempunyai perbualan sampingan peribadi dengan pasangan anda atau ahli keluarga yang lain
• Membuat bunyi badan yang memalukan

Kesemua senario ini boleh terdiri daripada sedikit jenaka kepada sangat memalukan. 

Apakah penyelesaiannya? Sentiasa pastikan anda diredam pada permulaan mesyuarat melainkan anda perlu bercakap dan perhatikan dengan teliti status mikrofon anda semasa mesyuarat. 

Lebih baik lagi, konfigurasikan tetapan perisian persidangan video anda supaya mikrofon secara automatik kekal diredam apabila mesyuarat bermula.

Dalam Skype, anda boleh menemui tetapan ini dalam menu Tetapan , di bawah Audio & Video . Cuma pastikan Nyahredam untuk panggilan masuk dimatikan.

Kebanyakan aplikasi persidangan video utama mempunyai tetapan yang sama untuk mikrofon.

Petua Berguna Lain

Mengingat semua nasihat di atas akan memastikan persidangan video anda berjalan lancar dan tanpa sebarang gangguan. 

Terdapat beberapa petua lain yang boleh membantu dengan panggilan video anda:

• Berkongsi skrin : Apabila berkongsi skrin anda, jangan pilih butang kongsi sebelum anda melihat skrin yang betul diserlahkan. Setiap apl persidangan dalam talian utama menyerlahkan skrin yang telah anda pilih supaya anda sentiasa tahu skrin yang anda akan kongsi. Berkongsi skrin yang salah boleh menyebabkan orang melihat perkara yang anda tidak mahu mereka lihat.
• Pemberitahuan yang memalukan : Tidak ada yang lebih buruk daripada rakan sekerja menghantar mesej peribadi kepada anda semasa anda berkongsi skrin anda semasa mesyuarat. Lumpuhkan pemberitahuan tingkap sebelum setiap persidangan video.
• Peletakan tetingkap : Kesilapan biasa yang dilakukan oleh orang ramai ialah meletakkan tetingkap sembang dengan wajah semua orang pada skrin jauh dari kamera web. Sebaliknya, letakkannya pada skrin yang sama supaya kelihatan seperti anda sedang melihat orang secara langsung.
• Latar belakang maya – Kebanyakan apl seperti Zoom dan Skype kini membenarkan anda memilih latar belakang maya. Anda boleh memilih sesuatu daripada pratetap atau anda boleh memuat turun imej anda sendiri dan menggunakannya sebagai latar belakang. Sesetengah apl membenarkan anda mengaburkan latar belakang juga, jadi jika anda tersekat dengan tirai latar belakang yang buruk untuk panggilan anda, dapatkan yang maya.

Pernahkah anda mengalami detik-detik memalukan semasa persidangan video anda? Kami ingin mendengar cerita anda di bahagian komen di bawah.