Cara Pergi ke Inbox Zero dalam Gmail

Pernahkah anda terlepas e-mel penting kerana peti masuk anda penuh dengan mesej sebelum ini yang tidak dijawab? Kebanyakan orang pernah mengalami perkara ini dan hampir semua orang tahu gangguan lima puluh e-mel yang belum dibaca yang menuntut perhatian anda sebaik sahaja anda membuka peti masuk anda pada waktu pagi. 

Menurut kajian, pekerja menghabiskan sebanyak 28 peratus minggu mereka membaca dan menjawab e-mel. Itu lebih daripada satu perempat daripada keseluruhan masa anda di tempat kerja. Berapa banyak lagi yang boleh anda capai jika anda tidak perlu mengendalikan e-mel yang berterusan? 

Apakah Inbox Zero?

Inbox Zero ialah konsep yang dibangunkan oleh Merlin Mann, pakar produktiviti. Walaupun kebanyakan orang mentafsirkan "sifar" dalam nama untuk merujuk kepada bilangan e-mel yang dimiliki seseorang, ia pada asalnya merujuk kepada berapa banyak masa yang diluangkan oleh orang untuk memikirkan tentang e-mel. Jika anda mempunyai sifar e-mel, anda menghabiskan hampir sifar masa memikirkannya.

Artikel ini akan membimbing anda melalui cara untuk mengekalkan bilangan e-mel yang belum dibaca dalam peti masuk anda kepada minimum mutlak menggunakan alatan yang tersedia untuk anda dalam Gmail, serta amalan yang boleh anda gunakan pada hari kerja anda yang akan membantu anda menjinakkan kawanan e-mel yang anda terima sepanjang hari. 

Asas Pengurusan E-mel

Langkah pertama untuk meningkatkan produktiviti e-mel anda ialah menutup peti masuk anda. Ia mungkin kedengaran berlawanan dengan intuisi, tetapi lebih baik memberi diri anda tempoh masa yang ditetapkan untuk membaca dan membalas e-mel daripada menanganinya apabila ia tiba. Penyelidikan telah menunjukkan bahawa tarikh akhir, dibuat sendiri atau tidak, meningkatkan kecekapan dan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk projek.

Luangkan lima minit pada permulaan setiap jam, atau mungkin dua puluh minit pada permulaan dan penghujung hari, untuk menjawab e-mel . Padamkan sebarang e-mel yang jelas merupakan spam . Jika e-mel memerlukan dua minit atau kurang untuk menjawab, balasnya terlebih dahulu. 

Jika e-mel memerlukan lebih banyak masa untuk menjawab, alihkannya ke folder yang ditetapkan khas.

Menggunakan Gmail untuk Mencapai Inbox Zero

Gmail ialah klien e-mel yang paling banyak digunakan di dunia, tetapi kebanyakan orang tidak menyedari betapa serba boleh platform itu sebenarnya. Gmail penuh dengan alatan dan pilihan yang boleh disesuaikan yang memberi anda sejumlah besar kawalan ke atas penampilannya. Inbox Zero menjadi lebih mudah dicapai apabila anda memanfaatkan alatan ini. 

Gunakan Bintang Khas

Semua orang tahu tentang keupayaan untuk "mebintangi" e-mel dengan mengklik ikon Bintang–tetapi adakah anda tahu terdapat 12 bintang berbeza yang boleh digunakan? Klik Tetapan > Lihat Semua Tetapan > Umum dan kemudian tatal sehingga anda melihat subseksyen Bintang . 

Terdapat pelbagai warna bintang, tetapi terdapat juga ikon seperti tanda seru, anak panah ke hadapan, tanda semak, tanda soal dan huruf kecil i. Secara lalai, hanya bintang utama yang aktif, tetapi anda boleh mengklik dan menyeret mana-mana ikon ke bahagian Sedang digunakan untuk mengaktifkannya. 

Hanya satu simbol akan muncul dalam Gmail. Klik padanya beberapa kali untuk mengimbas semua bintang berbeza yang telah anda pilih. Pilih sekurang-kurangnya empat simbol: bintang standard, bintang merah, huruf kecil i dan semak hijau. 

Sediakan Berbilang Peti Masuk dan Penapis

Anda mungkin sudah biasa dengan beberapa tab yang tersedia untuk anda dalam Gmail: Promosi, Peribadi, Sosial, dll. Navigasi ke Tetapan > Peti Masuk dan di sebelah Jenis Peti Masuk, klik kotak lungsur dan pilih Berbilang peti masuk.

Bahagian baharu muncul dipanggil Berbilang bahagian peti masuk. Anda boleh menamakan sehingga lima bahagian tersuai untuk dilihat bersama peti masuk utama anda, walaupun dua telah diisi secara lalai. Satu bahagian adalah untuk e-mel Berbintang, manakala satu lagi adalah untuk draf. Bahagian ini ditetapkan oleh pertanyaan carian mereka, jadi anda perlu mengetahui nama setiap bintang istimewa untuk mengetepikan bahagian untuk mereka.

Ini adalah nama setiap bintang:

• Bintang kuning
• Bintang merah
• Bintang jingga
• Bintang hijau
• Bintang Biru
• Bintang ungu
• Yellow-bang (tanda seru)
• Red-bang
• Ungu-soalan
• Jingga-guillemet (simbol ke hadapan pantas)
• Semak hijau
• Maklumat biru (huruf kecil i)

Medan pertanyaan carian mengenali pengendali yang berbeza, jadi anda boleh menggunakan perintah OR/AND untuk memasukkan berbilang bintang dalam bahagian yang sama. Di sebelah medan pertanyaan Carian ialah medan nama Bahagian . Masukkan nama khusus yang anda mahu medan itu dipanggil di sini.

Untuk mencapai Inbox Zero, sebaiknya sediakan beberapa bahagian tertentu:

• Perlu Tindakan/Balas
• Memerlukan Balasan Segera
• Menunggu Balasan
• Diwakilkan

Anda boleh memilih untuk menyediakan bahagian kelima mengikut keperluan anda, tetapi keempat-empat ini akan mengendalikan tugas paling asas. 

Mencapai Inbox Zero

Memandangkan anda telah menukar tetapan Gmail anda, tiba masanya untuk melaksanakan segala-galanya. Mula-mula, tetapkan penapis anda. Sila isikan:

Apabila anda menerima e-mel, perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah memutuskan sama ada ia memerlukan balasan atau jika anda perlu memadamkannya. Jika e-mel itu adalah spam atau hanya tidak memerlukan balasan, segera padamkannya atau arkibkannya. 

Jika e-mel memerlukan balasan dan akan mengambil masa kurang daripada dua minit, jawabnya. Jika anda memerlukan lebih daripada dua minit, klik ikon Bintang sekali. Jika e-mel itu mendesak dan sepatutnya menjadi perkara seterusnya yang anda balas, klik ikon dua kali untuk menandakannya dengan Bintang Merah. 

Sebaik sahaja anda membalas e-mel, jika anda sedang menunggu balasan, klik ikon Bintang tiga kali untuk menetapkannya sebagai "Menunggu Balasan." Jika anda menerima e-mel yang lebih baik dikendalikan oleh orang lain, majukannya kepada orang yang sesuai dan klik ikon Bintang empat kali untuk menandakannya sebagai "Diwakilkan". 

Pilih masa anda mahu membalas e-mel anda dan fokus untuk bekerja hanya dalam masa tersebut. Dengan memberi diri anda tarikh akhir dan menetapkan tempoh untuk mengendalikan e-mel, anda mengurangkan jumlah masa yang anda luangkan dalam peti masuk anda supaya anda boleh menumpukan pada tugas yang lebih penting. Jika anda memilih untuk menanganinya pada permulaan jam, fokus pada membalas sebarang e-mel yang mendesak dahulu, kemudian kendalikan yang lain dari sana. 

Dengan mempraktikkan kaedah ini, anda boleh mencapai kawalan penuh ke atas peti masuk anda tidak lama lagi. Jika ia sudah kucar-kacir, peruntukkan setengah jam sehari untuk menyusun e-mel yang anda sudah ada dan menentukan sama ada ia penting atau tidak. Balas kepada mereka yang memerlukannya, padamkan mereka yang tidak memerlukannya. 

Ia mungkin mengambil sedikit masa, tetapi penapis , peti masuk yang ditetapkan dan alatan lain akan membantu anda mencapai Inbox Zero–dan anda akan mendapati teknik yang terbaik membantu anda kekal di sana.