Automatisch e-mails archiveren in Gmail

Er zijn tal van manieren om uw Gmail-inbox te ordenen en overzichtelijk te houden. Als je elke dag tientallen of honderden e-mails ontvangt, moet je bewust je best doen om alles georganiseerd te houden. Een manier om dat te doen is door uw e-mails te archiveren . Als u Gmail gebruikt, volgt u de onderstaande stappen om de klus te klaren.

Automatisch e-mails archiveren in Gmail

Gebruik labels en filters om uw e-mails te archiveren

Om je e-mails automatisch in Gmail te archiveren, moet je specifieke labels maken . U kunt die labels vervolgens gebruiken om filters te maken die uw e-mails automatisch naar een bepaalde map verplaatsen. Zie die map als het archief voor die specifieke categorie e-mails.

Hoe automatisch e-mails archiveren met behulp van labels en filters

1. Ga naar  Gmail en selecteer  Instellingen .
2. Klik op Alle instellingen bekijken .
3. Selecteer het   tabblad Etiketten .
4. Scrol vervolgens omlaag naar Labels en selecteer  Een nieuw label maken.
5. Voeg de naam van het nieuwe label toe en klik op de knop Maken  .

   

6. Open vervolgens een van de berichten die u wilt archiveren.
7. Klik op Meer opties ( de drie puntjes ) en selecteer Berichten als deze filteren .

8. Gmail haalt alle e-mails van die afzender op. U kunt de berichten verder filteren op basis van specifieke woorden.
9. Druk op de knop Filter maken om een ​​specifiek filter voor die e-mails te maken.

10. Selecteer het archieflabel dat u eerder hebt gemaakt. U kunt ook een specifieke categorie voor uw e-mails selecteren.

11. Sla de wijzigingen op.

Vanaf nu worden alle e-mails die aan de criteria voldoen automatisch naar uw archiefmap gestuurd.

Als alternatief kunt u ook de opties "Archiveren" of "Verzenden en archiveren" gebruiken om uw e-mails te archiveren.

Archiveer al uw e-mails

1. Start Gmail en log in op uw account.
2. Klik op het zoekveld en filter de e-mails die u wilt archiveren met het volgende formaat:
   • label:inbox ouder_dan:Xd
   •  label:inbox ouder_dan:Xm
   •  label:inbox ouder_dan:Xy .
     • X is het aantal dagen, maanden of jaren dat u wilt gebruiken om uw e-mails te filteren. Als u bijvoorbeeld e-mails van meer dan 40 dagen oud wilt archiveren, voert u label:inbox ouder_dan:40d in .
3. Druk op Enter om de gefilterde e-mails weer te geven.
4. Selecteer alle e-mails. Als je meer dan 50 e-mails hebt die overeenkomen met de zoekopdracht, klik dan op Selecteer alle conversaties die overeenkomen met de zoekopdracht .
5. Druk dan op de Archief - knop.

⇒ Opmerking : u kunt uw e-mails filteren op dagen, maanden en jaren. Als u bijvoorbeeld e-mails van meer dan 3 maanden oud wilt archiveren, gebruikt u label:inbox ouder_dan:3m . Als je e-mails ouder dan een jaar wilt archiveren, gebruik dan label:inbox ouder_dan:1y .

Gebruik de optie Verzenden en archiveren

U kunt ook de functie Verzenden en archiveren gebruiken. De optie is beschikbaar naast de knop Verzenden en stuurt uw e-mails automatisch naar het label Alle berichten. Gmail verplaatst de e-mail automatisch terug naar je inbox wanneer iemand erop reageert.

Om deze optie in te schakelen, ga je naar Gmail-instellingen en selecteer je Alle instellingen bekijken . Klik vervolgens op het tabblad Algemeen en scrol omlaag naar Verzenden en archiveren . Selecteer de knop "Verzenden en archiveren" weergeven als antwoord .

Conclusie

Als u uw e-mails automatisch in Gmail wilt archiveren, maakt u een specifiek label en gebruikt u dit om een ​​filter te maken dat dat label op een reeks e-mails toepast. Als alternatief kunt u ook de opties "Archief" of "Verzenden en archiveren" gebruiken om het archief van uw e-mails te krijgen.

Hoe vaak gebruik je de Archief-optie in Gmail? Laat het ons weten in de reacties hieronder.