Interne Instant Messaging (IM) Client: veilige organisatorische communicatie

Communicatie en betekenisvolle interacties maken een organisatie efficiënter. Zonder interactie van leden kan de betrokken werkplek nauwelijks een gunstig bedrijfsresultaat bieden. Het delen van communicatie en informatie tussen werknemers vereist echter een medium dat kan voldoen aan het doel van effectieve organisatorische communicatie, evenals het delen van cruciale gegevens en nuttige updates. Verschillende organisaties gebruiken IM-clients zoals WhatsApp en Skype Chat om hun leden te helpen individueel in groepen te communiceren. Velen van hen zijn zich echter niet bewust van de gevaren die door internet gehoste IM-clients vormen voor een organisatie en de bijbehorende informatie die wordt gedeeld op deze IM-client-apps van derden die worden gehost op externe servers.

Om deze problemen aan te pakken, is het belangrijk dat de organisaties een manier vinden om zowel hun organisatiegegevens en werknemersinformatie als andere gevoelige bestanden en informatie die ze delen op hun favoriete IM-client te beschermen. Laten we eens kijken hoe een interne IM-client een betere en veiligere oplossing kan zijn om directe communicatie tussen leden in een kantoorruimte te vergemakkelijken.

Waarin verschillen interne Instant Messengers van IM-apps van derden?

Afbeeldingsbron: Canadian Business

Met IM-clients van derden, zoals Hangouts, WhatsApp en Skype, kunt u communiceren en informatie delen door u een overdrachtsmedium aan te bieden tussen de afzender en de ontvanger. Dat medium zijn de datacenters van de betrokken IM-klant, waarin alle data en chats die je deelt op de app worden opgeslagen. Kortom, alle bestanden die u deelt, organisatiestrategieën die u bespreekt en alle informatie die u doorgeeft met behulp van die IM-client, worden overgebracht naar de IM-clientservers, en het wordt daar opgeslagen in de vorm van een database.

Dat brengt die informatie in gevaar voor diefstal en kaping. Een andere zorg die door veel recensenten naar voren wordt gebracht, is dat de gegevens via de openbare netwerken moeten worden doorgegeven, en op internet kan niemand met zekerheid zeggen dat deze gegevens niet zullen worden onderschept door hackers en nieuwsgierige regeringen, die er misbruik van kunnen maken.

Aan de andere kant werken interne IM-client-apps alleen voor uw kantoorruimte. In tegenstelling tot IM-client-app-servers van derden, zijn interne instant messengers alleen verbonden met uw kantoornetwerk. Dit betekent dat de gegevens die worden gedeeld tussen de afzender en de ontvanger op dergelijke IM-client-apps worden verzonden via de server, die op uw werklocatie is geïnstalleerd. Hierdoor kunt u uw gedeelde gegevens binnen uw organisatie op een vertrouwde server bewaren, die niet is verbonden met een openbaar netwerk.

Moet lezen:-

Instant Messaging (IM)-clients: waarom ze niet geschikt zijn... Instant Messaging-apps zijn overal op internet en op onze mobiele telefoons te vinden, waardoor communicatie eenvoudiger wordt. Maar hoe goed deze IM...

Hoe interne IM-clients werken?

Het proces is bijna hetzelfde als dat van de IM-clientservers van derden, zij het met kleine verschillen. Ten eerste bevindt de IM-server zich hier in uw eigen kantoorruimte in plaats van de eigenaar van een andere IM-app van derden. Dit maakt u, of een andere aangewezen persoon in de IT-administratie van uw organisatie, de controller-beheerder van uw interne IM-client. Om nu de IM-client-app te gebruiken, zou de betrokken gebruiker een specifiek gegenereerde gebruikersnaam en wachtwoord krijgen (die later kunnen worden gewijzigd).

Zodra het wachtwoord is ingevoerd, laadt de interne server het account van de gebruiker rechtstreeks met de lijst met leden die binnen de organisatie werken, wat uw persoonlijke vriendenlijst op kantoor zou vormen. De rest van het proces is precies hetzelfde. De afzender typt een bericht, dat wordt verzonden naar de interne server en vervolgens wordt doorgestuurd naar de ontvanger. En dat alles gebeurt in enkele seconden, zodat u nooit de volledige transmissie te pakken krijgt, waardoor u onmiddellijke antwoorden kunt geven en ontvangen.

——————–>

Met de interne IM-client-app die werkt op een interne server die is verbonden met een privénetwerk, kunt u uw gegevens binnen de muren van uw werklocatie houden. Maar dat is niet alles wat een interne instant messenger u biedt.
Welke voordelen bieden interne, gehoste IM-clients ten opzichte van IM-client-apps van derden?

Waarom zou een organisatie een interne IM-client gebruiken in plaats van een gemakkelijk en vrij beschikbare instant messenger van een derde partij? Hier is een lijst met alle pluspunten die u zouden helpen begrijpen waarom messengers van derden, ondanks de functies die ze bieden, niet geschikt zijn voor organisaties:

1. Het delen van informatie wordt veiliger

De pakketinformatie die u deelt op een interne IM-client-app in de vorm van een afbeelding of een document, wordt alleen via het kantoornetwerk verzonden en daar op een server opgeslagen voordat het naar de ontvanger wordt verzonden. Aangezien de gedeelde gegevens binnen uw eigen netwerk en servers blijven en niet bij een derde partij zijn, hoeft u zich geen zorgen te maken over de mogelijkheid van ongeoorloofde toegang of informatiemisbruik.

Moet lezen:-

Clash of Instant Messaging Titans: WhatsApp v/s Snapchat Bij WhatsApp draait alles om sms'en en met Snapchat kun je leuke verhalen delen met je vrienden. Hier zijn enkele voordelen en...

2. U, als eigenaar, heeft controle over en controle over gedeelde informatie

Als bedrijfseigenaar wilt u zeker niet dat iemand de organisatiegegevens verkeerd behandelt of ongeautoriseerde bestanden deelt via chat. U kunt in dit opzicht niets vermoeden op een IM-client van een derde partij; als u echter een interne instant messenger op een kantoorserver gebruikt, kunt u de informatie en gegevens die voortdurend via de app worden gedeeld, regelmatig controleren. Zo voorkom je dat er binnen de organisatie haatdragende taal en onethische communicatie wordt verspreid.

3. Databasebeheer met eigen voorkeur

Afbeeldingsbron: MitchJ

In plaats van uw serverdatabase, verzameld van alle activiteiten op de IM-client, over te laten aan een extern bedrijf, zou een interne messenger u in staat stellen om die database binnen het kantoorgebouw te houden. U kunt uw IT-mannen vervolgens de database laten organiseren volgens uw keuze, waardoor het ophalen en opslaan van gegevens ook beter beheersbaar wordt. Deze georganiseerde gegevens kunnen achteraf verder worden gebruikt om organisatorische belangen te dienen voor onderzoeksdoeleinden.

4. U kunt uw gegevens veilig houden met een van uw favoriete firewallmethoden

Afbeeldingsbron: The Washington Post

Met IM-toepassingen van derden moet u voor de beveiliging van de servers afhankelijk zijn van de ontwikkelaars en bedrijfseigenaren van de klant. Een enkele fout van hun kant kan leiden tot een inbreuk en kan uw gegevens onbeschermd en kwetsbaar buiten uw controle houden. Een interne server kan echter worden beschermd door elke firewall die u als eigenaar kiest en kan onder uw eigen voorwaarden worden beveiligd. Zo kunt u beslissen hoe veilig u uw servers wilt beschermen tegen malware en spyware-aanvallen.

5. Uw gegevens zijn van u om te gebruiken

Afbeeldingsbron: Puter Pros

IM-klanten van derden kunnen uw gegevens gebruiken en de daaruit verkregen informatie verkopen aan digitale adverteerders en marketeers om hen te helpen consumenten te werven in ruil voor commissies of rechtstreekse betalingen. Hoewel veel van dergelijke activiteiten bij wet verboden zijn, doen IM-klanten zich tot op zekere hoogte aan dergelijke activiteiten en dat ook met uw toestemming (die u geeft door akkoord te gaan met hun genoemde voorwaarden).

Door echter een interne IM-app te hebben, met volledige beheerderscontrole, kunt u uw eigen voorwaarden kiezen en alle mogelijkheden van ongeoorloofd en irrelevant gebruik van uw gegevens verwijderen.

6. Geen kwestie van ruimte, totdat je geen ruimte meer hebt op je basis

Afbeeldingsbron: IBI Times

Elke IM-client-app heeft een beperkte cloudruimte die is toegewezen aan één specifiek account. Bovendien moet u ofwel kiezen voor afzonderlijke cloud- en webservices van derden of betalen voor extra ruimte. Maar als het gaat om interne IM-clients, is de ruimte alleen beperkt als u besluit deze niet uit te breiden. In de servers zijn speciale harde schijven geïnstalleerd. Om ervoor te zorgen dat er meer gegevens op de server kunnen worden opgeslagen, kunt u altijd meer speciale schijven of schijven met grotere schijfruimte op de server installeren. Op deze manier kunt u altijd meer en meer chatlogs op uw IM-server hebben zonder dat u voor extra ruimte hoeft te betalen.

Moet lezen:-

10 beste communicatietools voor teams - Teamsamenwerking... Als je ook gelooft dat 'Teamwerk belangrijk is voor het succes van alle bedrijven', begin dan met het gebruik van groepscommunicatietools en...

7. Controle over wijzigingen in de IM-app

Externe bedrijven kunnen rekening houden met het algemene belang van consumenten bij het aanbrengen van wijzigingen en upgrades voor hun IM-clients. Als u echter een interne IM-client-app heeft, heeft u volledige zeggenschap over het gebruikersbeleid, de updates en de beperkingen ervan. U kunt dat allemaal instellen volgens de vereisten van uw zakelijke en organisatorische doeleinden en daarom de betreffende boodschapper coderen in overeenstemming met de verwezenlijkingen van uw zakelijke belangen. Dit betekent geen onnodige upgrades, ongewenste functies (afhankelijk van uw zakelijke gebruik) en vrijheid van beperkte voorwaarden en beleid van gebruikersovereenkomsten.

8. Uitsluitend bestemd voor organisatorisch gebruik

Een interne IM-client zou iets zijn dat alleen op kantoorsystemen zou werken. Aangezien het verbonden zal worden met kantoorservers en netwerken, kan men het niet op afstand gebruiken voor persoonlijke communicatie. Dit zou u in staat stellen om een ​​aparte speciale IM-client-app te hebben voor uw zakelijke en organisatorische communicatie, die ook verplicht zou worden geïnstalleerd op elke computer die in gebruik is. Omdat het beperkt is tot kantoorsystemen en de buddylijst die alleen uit organisatieleden bestaat, zou de betreffende IM-client-app volledig zijn gewijd aan uw zakelijke communicatie en het delen van informatie, en zou er geen interferentie zijn van persoonlijke contacten en persoonlijke communicatie op een zakelijke IM app.

9. Volledige deelname

Een interne IM-client-app zou een gemeenschappelijk communicatiemedium tussen de leden tot stand brengen, dat toegankelijk zou zijn vanaf de toegewezen systemen. Bovendien zou het gescheiden zijn van de op afstand toegankelijke IM-apps van derden en zou het daarom alleen open zijn voor kantoorcommunicatie. Het zou dus verplicht door alle leden worden gebruikt, omdat dat de enige plaats zou blijven om alle organisatorische updates te verzamelen en met collega's om te gaan.

Met de snel toenemende communicatiesnelheid is Instant Messaging een belangrijke manier om een ​​verbonden kantoor te krijgen. Het stelt de taskforce in staat om onmiddellijk met elkaar te communiceren, gegevens en bestanden te delen, reacties en antwoorden op vrijwel onmiddellijke basis te krijgen. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te onthouden dat de race om snelheid niet betekent dat we concessies doen aan de veiligheid en heiligheid van de organisatorische gegevens. Er zijn meerdere gevolgen van het gebruik van een service van derden, waarvan de belangrijkste het feit is dat ze eigendom zijn van en worden beheerd door een derde partij!

Organisaties zullen voor hun interne communicatie verbinding moeten maken met openbare netwerken om toegang te krijgen tot servers van derden. Met toenemende privacy- en veiligheidszorgen en de lakse houding van deze externe communicatieserviceproviders, is het absoluut noodzakelijk dat we het juiste medium kiezen voor interne communicatie. Probeer vandaag nog een zelf-gehoste Instant Messaging-client!