Hoe Outlook-e-mail opslaan als een PDF-document?

Outlook is een populaire e-mailclient die door miljoenen mensen over de hele wereld wordt gebruikt. Hoewel het een geweldig hulpmiddel is voor het verzenden en ontvangen van e-mails, heeft het geen ingebouwde optie om e-mails als PDF's op te slaan. Dat is waar het opslaan van Outlook-e-mails als PDF-documenthulpmiddelen een rol speelt. In deze uitgebreide handleiding leiden we u door de stappen voor het opslaan van Outlook-e-mail als PDF, zodat uw waardevolle berichten bewaard blijven en gemakkelijk toegankelijk zijn. Of u nu een doorgewinterde professional bent of een technisch onderlegde liefhebber, u zult deze gids van onschatbare waarde vinden bij het vereenvoudigen van uw e-mailbeheer.

Hoe Outlook-e-mail als PDF opslaan?

Waarom Outlook-e-mail opslaan als PDF?

Voordat we ingaan op het 'how-to'-gedeelte, willen we eerst even onderzoeken waarom. Het opslaan van Outlook-e-mails als PDF's biedt verschillende aantrekkelijke voordelen:

Universele compatibiliteit: PDF's zijn universeel compatibel, zodat uw e-mailinhoud toegankelijk blijft, ongeacht het apparaat of de software die uw ontvanger gebruikt.

Behoud van opmaak: PDF's behouden de oorspronkelijke opmaak van uw e-mails, inclusief lettertypen, afbeeldingen en hyperlinks, zodat er tijdens de vertaling niets verloren gaat.

Juridische en nalevingsvereisten: Veel sectoren en organisaties vereisen het archiveren van e-mails voor juridische en nalevingsdoeleinden. PDF’s dienen hiervoor als een betrouwbaar en geaccepteerd formaat.

Eenvoudig delen: PDF's zijn eenvoudig te delen, waardoor u eenvoudig belangrijke e-mails naar collega's of klanten kunt verzenden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over compatibiliteitsproblemen.

Nu u de voordelen begrijpt, gaan we verder met de stapsgewijze handleiding voor het opslaan van Outlook-e-mail als PDF.

Lees ook: Hoe versleutelde e-mails verzenden met Gmail en Outlook?

Bewaar Outlook-e-mail als PDF

Methode 1: Het dialoogvenster Afdrukken gebruiken

Eén manier om een ​​Outlook-e-mail als PDF op te slaan, is door het dialoogvenster Afdrukken te gebruiken. Om dit te doen, volgt u deze stappen:

Stap 1: Open de Outlook-e-mail die u als PDF wilt opslaan.

Stap 2: Klik op het tabblad Bestand .

Stap 3: Klik op Afdrukken.

Stap 4: Selecteer in het vervolgkeuzemenu Printer Microsoft Afdrukken naar PDF.

Stap 5: Klik op Afdrukken.

Stap 6: Selecteer in het dialoogvenster Opslaan als een locatie en naam voor uw PDF-bestand.

Stap 7: Klik op Opslaan.

Lees ook: Beste e-mailherstelsoftware voor Microsoft Outlook

Methode 2: Een PDF-converter van derden gebruiken

Als u meerdere Outlook-e-mails als PDF's wilt opslaan of als u meer controle over het conversieproces nodig heeft, kunt u een PDF-converter van derden gebruiken. Er zijn veel verschillende PDF-converters beschikbaar, zowel gratis als betaald. Hoewel Microsoft Outlook mogelijk geen directe functie voor 'Opslaan als PDF' biedt, is er een slimme oplossing waarmee u hetzelfde resultaat kunt bereiken. U kunt beginnen met het opslaan van uw Outlook-e-mail als een bestand met HTML-opmaak en vervolgens een bekwame PDF-converter gebruiken om die HTML-e-mail om te zetten in een PDF-indeling.

Een uitstekende oplossing voor deze taak is Systweak PDF Editor , een robuuste en veelzijdige PDF-softwaretool die het proces van het converteren van Outlook-e-mails naar PDF stroomlijnt. De veelzijdigheid van deze PDF-editor zorgt ervoor dat hij opvalt. Het converteert niet alleen moeiteloos Outlook-e-mails naar PDF's, maar stelt u ook in staat bijlagen van verschillende formaten zoals Excel, Word, PowerPoint en meer naar PDF's te converteren.

Stap 1: Open de Outlook-e-mail die u als PDF wilt opslaan.

Stap 2: Sla de e-mail op als HTML-bestand. Om dit te doen, klikt u op het tabblad Bestand , klikt u op Opslaan als en selecteert u *HTML (*.htm; .html) in het vervolgkeuzemenu Opslaan als type .

Stap 3: Open Systweak PDF Editor en selecteer “Open PDF.” Zoek nu het HTML-bestand met uw Outlook-e-mail en klik op "Openen". Laat nu het conversieproces van Outlook naar PDF binnen het programma beginnen.

Stap 5: Nadat het conversieproces is voltooid, wordt het resulterende PDF-bestand automatisch geopend in Systweak PDF Editor.

Stap 6: Om het als PDF op te slaan, klikt u eenvoudig op "Bestand" en selecteert u vervolgens de knop "Opslaan als" in Systweak PDF Editor.

Lees ook: Hoe PDF naar Excel converteren zonder de opmaak te verliezen?

Converteer Outlook-e-mail naar PDF

Leren hoe u Outlook-e-mail als PDF kunt opslaan, is een waardevolle vaardigheid die het e-mailbeheer kan vereenvoudigen, de compatibiliteit kan verbeteren en het behoud van cruciale informatie kan garanderen. Door de eenvoudige stappen in deze handleiding te volgen, kunt u uw e-mails moeiteloos naar PDF's converteren, waardoor ze toegankelijker en deelbaarder worden.

Met Systweak PDF Editor tot uw beschikking wordt het beheren van uw Outlook-e-mails in PDF-formaat een probleemloze en veelzijdige onderneming. Zeg vaarwel tegen compatibiliteitsproblemen en hallo tegen een naadloze PDF-conversie-ervaring.

Voor meer van dergelijke handleidingen voor probleemoplossing, lijsten en tips en trucs met betrekking tot Windows, Android, iOS en macOS kunt u ons volgen op Facebook , Instagram , Twitter , YouTube en Pinterest .

Lees vervolgens: E-mail plannen in Outlook