12 tips om Google Meet-deelnemers efficiënt te beheren

Google Meet wint steeds meer terrein omdat het updates blijft uitrollen om te proberen te concurreren met de grote videoconferentie-apps van de dag. Met de nieuwste update kan Google Meet nu maximaal 250 gebruikers bevatten (vereist Enterprise-abonnement). Google Meet wordt ook gratis , maar we moeten nog ontdekken hoeveel gebruikers in de gratis versie worden toegestaan ​​en wat de duur van de vergaderingen zal zijn.

Google Meet wordt ook zwaar aangeklaagd voor educatieve doeleinden, waarbij een goede mate van controle over de deelnemers (studenten, weet je wel!) van het grootste belang is voor het sluiten van een succesvolle vergadering. Hier zijn de beste tips om Google Meet-deelnemers tijdens een vergadering te beheren.

► Hoe Google Meet te gebruiken vanuit Gmail

Inhoud

• 1. Pin een deelnemer
• 2. Dempen en dempen van een deelnemer
• 3. Een deelnemer verwijderen
• 4. Chat met deelnemers tijdens een vergadering
• 5. Voeg deelnemers toe aan een evenement
• 6. Voeg deelnemers toe aan een lopende vergadering
• 7. Blijf in contact met deelnemers tijdens het presenteren
• 8. Creëer organisatie-eenheden (OU)
• 9. Houd je chats in de gaten tijdens het presenteren
• 10. Voorkom dat deelnemers een vergadering maken zonder jou
• 11. Voorkom dat deelnemers weer deelnemen aan een vergadering nadat u bent vertrokken
• 12. Interoperabiliteit toestaan

Een deelnemer vastzetten

Met de pinfunctie in Google Meet kunnen gebruikers bepalen wie in het midden van hun scherm de meeste ruimte inneemt. Standaard start Google Meet een videovergadering in de 'Auto'-layout. Met deze lay-out kan Google Meet de beste optie kiezen voor de videofeed van uw vergadering, afhankelijk van presentaties, actieve sprekers, enz.

Als u echter een bepaalde deelnemer in het midden van het scherm vastgezet wilt houden, ongeacht de gebruikte lay-out, kunt u de standaardinstelling overschrijven en ze 'vastzetten'.

Eenmaal vastgezet, blijft deze deelnemer gemarkeerd in het midden van het scherm totdat ze worden losgemaakt.

Hoe een deelnemer vast te pinnen

Op een pc : Plaats de muisaanwijzer op de miniatuur van de deelnemer in de videofeed en klik op het pictogram 'Pin'.

Op een telefoon : zet de telefoon horizontaal in de liggende modus. Tik nu op de miniatuur van de deelnemer in de videofeed en tik op het pictogram 'Pin'.

Een deelnemer losmaken

Wanneer u een deelnemer vastzet, krijgt u op de plaats van het vastzetpictogram ook het losmaken-pictogram, waarmee u de deelnemer kunt losmaken.

Een deelnemer dempen en dempen opheffen

Gastheren van vergaderingen kunnen andere deelnemers dempen terwijl ze praten, om een ​​betere doorstroming te creëren. Na het dempen moeten de deelnemers het dempen echter zelf weer opheffen. Dit betekent dat als een host je dempt, ze je het dempen niet kunnen opheffen, tenzij je zelf het dempen opheft.

Google stelt dat dit een beveiligingsfunctie is die is ingesteld om te voorkomen dat anderen (de host) het dempen van je microfoon ongedaan maken zonder je toestemming. Volg deze handleiding om te leren hoe u een deelnemer aan een Google Meet-vergadering kunt dempen.

Een deelnemer dempen (als host)

Als je een host bent en een deelnemer of deelnemers wilt dempen, volg dan deze handleiding.

Stap 1: Klik op de naam van de deelnemer in de filmstrip naast de videofeed.

Stap 2:  Klik op de microfoonknop die naast hun naam verschijnt. Eenmaal geklikt, wordt de microfoon grijs, wat aangeeft dat de deelnemer nu gedempt is.

Het dempen van een deelnemer opheffen (als host)

U kunt dat om privacyredenen niet zelf doen. Alleen een gebruiker kan zelf het dempen opheffen. U moet de deelnemer dus vragen het dempen op te heffen.

Zelf dempen en dempen opheffen

Als deelnemer bepaal je zelf of je je microfoon actief wilt hebben.

• Om jezelf te dempen , klik je op de microfoonknop onderaan de videofeed. De knop wordt rood om aan te geven dat uw microfoon nu gedempt is. Als de knop al rood is, betekent dit dat je bent gedempt door een host.
• Om het dempen weer op te heffen , klikt u nogmaals op de rode microfoonknop. De knop wordt nu wit.

Opmerking: als u een telefoon gebruikt om in te bellen bij de vergadering, kunt u *6 op uw toetsenblok kiezen om zelf tijdens een vergadering het geluid uit of weer in te schakelen (afhankelijk van de status van de microfoon).

Een deelnemer verwijderen

In april 2020 heeft Google Meet een update uitgerold waarmee ALLEEN de host/hosts van de vergadering andere deelnemers konden verwijderen als ze dat wilden. Dit vanwege meerdere klachten over gebruikers die de verwijderfunctie misbruiken.

Hoe een deelnemer te verwijderen

Op een pc: Om een ​​deelnemer uit een vergadering te verwijderen, klikt u eerst op de knop 'Terug' om terug te gaan naar het scherm van de deelnemer. Plaats de muisaanwijzer op de naam van de deelnemer en klik op de knop 'Verwijderen' . 

Op een smartphone: Selecteer de deelnemer en tik op de naam. Tik op de knop 'Verwijderen' .

Eenmaal verwijderd, kunnen deelnemers niet opnieuw deelnemen aan het gesprek, tenzij expliciet uitgenodigd door de host/hosts vanuit het gesprek.

Chat met deelnemers tijdens een vergadering

Tijdens een videogesprek kunnen deelnemers berichten sturen die voor iedereen in het gesprek zichtbaar zijn. Deze berichten blijven alleen voor de duur van het gesprek. Zodra het gesprek is beëindigd, worden alle berichten die tijdens het gesprek zijn verzonden automatisch verwijderd. Gebruik de berichtenfunctie om links, Google-documenten, enz. te verzenden.

Een chatbericht verzenden

Op een pc:  Plaats de muisaanwijzer op de videofeed en klik op de knop 'Chatten' rechtsboven in het scherm. Hierdoor wordt een zijbalk geopend waar u chatberichten kunt bekijken en naar de groep kunt verzenden.

Op een smartphone:  Tik op de 'Chat'-knop onder de videofeed om het chatvenster te openen.

Opmerking: deelnemers kunnen geen berichten bekijken die zijn verzonden voordat ze aan het gesprek deelnamen.

Deelnemers toevoegen aan een evenement

Nieuwe deelnemers kunnen aan een evenement worden toegevoegd, zelfs nadat het is gemaakt. Eenmaal toegevoegd, ontvang je een optie om uitnodigingen naar de nieuwe uitnodigingen te sturen. Als u daarvoor kiest, worden alleen uitnodigingen verzonden naar de deelnemers die op dat moment zijn toegevoegd, niet de hele lijst. Volg de onderstaande gids om nieuwe deelnemers toe te voegen.

Stap 1:  Open het evenement in uw Google Agenda. Klik op de knop 'Evenement bewerken'.

Stap 2:  Begin onder het tabblad 'Gasten' aan de linkerkant met het typen van de namen van de deelnemers die u wilt toevoegen. Als u een deelnemer wilt toevoegen met behulp van hun e-mail-ID, typt u gewoon hun volledige e-mailadres in en drukt u op 'Enter'.

Stap 3:  Klik op 'Opslaan'. U krijgt nu een pop-up waarin u wordt gevraagd of u de nieuwe deelnemers uitnodigingen wilt sturen.

Deelnemers toevoegen aan een lopende vergadering

U kunt zelfs nieuwe deelnemers toevoegen aan een lopende vergadering, rechtstreeks vanaf de vergadering zelf. Deze deelnemers ontvangen een uitnodigingslink waarop ze kunnen klikken om doorgestuurd te worden naar de vergadering.

Volg de onderstaande gids om nieuwe deelnemers aan een vergadering toe te voegen.

Stap 1: Klik op het tabblad 'Mensen' in de rechterbovenhoek van het scherm.

Stap 2:  Klik op 'Mensen toevoegen' en begin met het typen van de naam van de persoon. Als u een deelnemer wilt toevoegen met behulp van hun e-mail-ID, typt u gewoon hun volledige e-mailadres in en drukt u op 'Enter'.

U kunt ook op de 'nickname' van de vergadering linksonder in het scherm klikken en op 'Kopieer deelnamegegevens' klikken. Plak de gekopieerde informatie in een e-mail en stuur deze naar de gebruikers die u wilt toevoegen.

Blijf in contact met deelnemers tijdens het presenteren

Wil je tijdens het presenteren geen oogje in het zeil houden voor je leerlingen? Helaas, zodra u begint met het delen van schermen, kunt u niet langer naar de deelnemers kijken. Gelukkig kun je met Google Meet inloggen op meerdere apparaten met dezelfde inloggegevens. Op deze manier kon je het ene apparaat gebruiken om te presenteren en het andere om de klas te bekijken.

Volg deze eenvoudige handleiding om het in te stellen.

Stap 1:  Log in en start een vergadering op het apparaat 1. Klik op 'Nu presenteren' onderaan het scherm en selecteer het tabblad/venster dat u wilt presenteren.

Stap 2: Gebruik een ander apparaat (mobiele telefoon, laptop, tablet) en log in met uw eigen inloggegevens. U kunt nu de rasterweergave van de groep bekijken. U kunt de tegellay-out gebruiken (maximaal 16 deelnemers), of de onofficiële Google Grid Chrome-extensie gebruiken om een ​​overzicht te krijgen van alle gebruikers.

► Hoe op te lossen Google Meet Grid View werkt niet probleem

Organisatorische eenheden (OE) maken

Organisatie-eenheden helpen om verschillende privileges toe te kennen aan verschillende gebruikers. Dit is handig wanneer u de gebruikers wilt beperken die vergaderingen kunnen maken, anderen kunnen dempen, enz.

Voor het maken en bewerken van organisatie-eenheden zijn beheerdersrechten nodig. Volg onderstaande stappen om een ​​nieuwe organisatie-eenheid aan te maken.

Stap 1:  Log in bij de Google Admin Console met uw inloggegevens.

Stap 2:  Selecteer de knop 'Instellingen' en klik op Directory > Organizational Unit.

Stap 3:  Klik op het kleine + teken om een ​​nieuwe Organizational Unit toe te voegen. Geef de eenheid een naam en klik op 'Maken'.

Hoe OE's aan gebruikers toe te wijzen?

Nu u een organisatie-eenheid heeft, moet u gebruikers aan de eenheid toevoegen. Alle gebruikers die aan een bepaalde unit worden toegevoegd, hebben dezelfde privileges. Volg de onderstaande stappen om gebruikers toe te voegen aan de nieuwe organisatie-eenheid.

Stap 1: Log in bij de Google Admin Console met uw inloggegevens.

Stap 2:  Ga naar het tabblad 'Gebruikers' en selecteer de gebruikers die u aan de nieuwe organisatie-eenheid wilt toevoegen. Eenmaal geselecteerd, klikt u op 'Meer' bovenaan de pagina en vervolgens op 'Wijzig organisatie-eenheid'.

Stap 3:  Selecteer de OU die je hebt aangemaakt en klik op 'Wijzigen'.

Houd je chats in de gaten tijdens het presenteren

Wanneer u op het punt staat te presenteren in een Google Meet-vergadering, heeft u de mogelijkheid om het hele scherm, een specifiek browsertabblad of een specifiek venster te delen. Zodra het delen van het scherm begint, wordt alleen het geselecteerde tabblad/venster bijgewerkt in de videofeed. Dit betekent dat als je het chats-tabblad wilt lezen, je moet blijven wisselen tussen tabbladen. Gelukkig is er een oplossing!

Volg deze eenvoudige handleiding om je chats in de gaten te houden tijdens het presenteren.

Stap 1:  Deel bij het presenteren niet het hele scherm. Door een browsertabblad of een venster te selecteren, krijgt u meer controle over uw privacy.

Stap 2:  Als u een toepassing met venster gebruikt, schaalt u de toepassing naar beneden zodat deze in het Google Meet-venster past zonder de chatkolom te bedekken.

Evenzo, als u een tabblad in een webbrowser deelt, scheidt u het tabblad eerst in een nieuwe vensterbrowser. Verlaag nu de browser zodat deze in het Google Meet-venster past zonder de chatkolom te bedekken.

U kunt nu uw chatkolom presenteren en in de gaten houden voor vragen en andere discussies.

Voorkom dat deelnemers een vergadering maken zonder u

Als u als host een vergadering verlaat, kunnen gebruikers nog steeds in de vergadering blijven. Als de juiste instellingen niet aanwezig zijn, kunnen ze de oude vergaderruimte zelfs zonder jou hergebruiken.

Dit is een probleem met onderwijsaccounts, omdat docenten niet willen dat studenten de ruimte gebruiken waarin ze zich bevinden. Het eerste dat moet worden gedaan, is het creëren van aparte Organizational Units voor docenten en studenten.

Stap 1: Volg de bovenstaande gids om nieuwe organisatie-eenheden te maken.

Stap 2: Eenmaal gemaakt, scheid de studenten en docenten in de 2 OU's.

Stap 3:  Selecteer in de Meet Admin Console de 'studenten-OE' en ga naar 'Meet video-instellingen'. Zet onderaan de optie 'Videobellen' uit.

Studenten kunnen nog steeds deelnemen aan Meet-videogesprekken, maar kunnen deze niet maken. Als iedereen een kamer verlaat, vervalt de kamer en kan deze niet opnieuw worden gebruikt.

Voorkomen dat deelnemers weer deelnemen aan een vergadering nadat u bent vertrokken

Dit is een ander probleem waarmee gebruikers worden geconfronteerd. Met Google Meet kunnen gebruikers in een vergadering blijven, zelfs nadat de host is vertrokken. Dit komt neer op hoe de vergadering is gemaakt.

Bij het starten van een vergadering krijgt u de mogelijkheid om een ​​bijnaam toe te voegen. Als u geen bijnaam toevoegt en gewoon op 'Doorgaan' klikt, wijst Google Meet automatisch een pincode toe aan uw vergadering. Deze pincode verloopt niet wanneer u een vergadering verlaat.

Volg deze eenvoudige handleiding om een ​​vergadering op te zetten die verloopt wanneer de host vertrekt.

Stap 1:  Log in op Google Meet en klik op 'Deelnemen of een vergadering maken'.

Stap 2: Voeg een bijnaam toe aan de vergadering en klik op 'Doorgaan'.

Stap 3: Stuur deze nickname naar de deelnemers. Ze hoeven alleen de bijnaam in te voeren om deel te nemen aan de vergadering.

Wanneer u nu de vergadering verlaat, vervalt de bijnaam en eindigt de vergadering met u.

Interoperabiliteit toestaan

Google Meet ondersteunt interoperabiliteit met andere videoconferentiesystemen van derden, zoals Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, enz. door gebruikers van deze services toe te staan ​​deel te nemen aan een Meet-videovergadering. De interoperabiliteitsfunctie vereist dat gebruikers de Pexip Infinity-gateway downloaden en instellen .

Ga voor een volledige lijst met compatibele toepassingen en apparaten van derden naar de Pexip.com-website . Pexip fungeert als een gateway waarmee gebruikers kunnen inbellen bij een Google Meet-vergadering zonder een Google Meet-client te gebruiken.

Bekijk de onderstaande link om te downloaden en te leren hoe je Pexip instelt.

► Interoperabiliteit instellen op Google Meet

Hoewel dit nog ver verwijderd is van de aanpasbaarheid van andere videoconferentie-apps zoals Zoom, is het een welkome stap in de goede richting. Google stelt dat ze hun best doen om de Gsuite-ervaring voor Education-accounts te verbeteren. Ook in de zakelijke rekeningen hopen we veel meer inzet te zien. 

Heb je een van deze tips geprobeerd? Heb je zelf tips? Laat het ons weten in de reacties hieronder.