Hoe u gênante online ontmoetingsmomenten kunt voorkomen

De mogelijkheid om thuis op afstand online te vergaderen kan erg handig zijn. Maar het introduceert ook een hele lijst met mogelijkheden voor zeer gênante momenten.

Als je kinderen, huisdieren, baby's of zelfs een raam achter je hebt dat het buitenleven laat zien, heb je alle ingrediënten voor een recept voor een ramp.

In dit artikel behandelen we enkele van de meest voorkomende problemen die kunnen leiden tot gênante online vergaderingen, en hoe deze te voorkomen.

Online vergaderingen: wat kan er misgaan?

Een van de beroemdste voorbeelden van zo'n gênant moment overkwam professor Robert Kelly toen hij live op televisie werd geïnterviewd door de BBC.

Een van Kelly's kinderen van peuterleeftijd liep halverwege het interview zijn kantoor binnen, net als zijn baby in een rollator. Ten slotte rent zijn uitzinnige vrouw de kamer binnen om de kinderen uit de kamer te halen.

Dit was niet alleen een gênant online ontmoetingsmoment, maar het was er ook een die live plaatsvond en over de hele wereld werd uitgezonden voor miljoenen kijkers.

Gênante online ontmoetingsmomenten voorkomen

Er zijn manieren waarop u uw werkruimte, uw computer en de vergadering zelf kunt instellen om de kans op ongelukkige gebeurtenissen te verkleinen.

Als u al deze richtlijnen volgt, kunt u er zeker van zijn dat al uw online vergaderingen soepel en zonder "gedenkwaardige" momenten verlopen.

Blokkeer uw camera wanneer deze niet in gebruik is

Er zijn veel veiligheidsredenen waarom u uw webcam moet afdekken , tenzij deze in gebruik is. Maar los van de veiligheid wil je je video ook niet laten zien aan het begin van een online meeting voordat je er klaar voor bent.

Er zijn verhalen dat mensen betrapt werden op het naar de wc gaan tijdens een vergadering omdat hun webcam op een open badkamerdeur was gericht. 

Dit kan om meerdere redenen gebeuren.

• De webcam wordt automatisch ingeschakeld wanneer de vergadering begint
• Je vergeet dat de camera aanstaat tijdens een vergadering
• U dacht dat de vergadering was beëindigd, maar de camera staat nog aan terwijl mensen verbonden zijn

De eenvoudigste manier om al deze scenario's te voorkomen, is door de schuifregelaar op uw webcam te gebruiken, als deze er een heeft. Als dat niet het geval is, houd dan wat tape bij de hand om over de camera te houden wanneer deze niet in gebruik is.

Gebruik gordijnen op achtergrondvensters

Windows is misschien geweldig om licht in uw kantoor te laten, maar wanneer u in een online vergadering zit, kunnen ze voor veel problemen zorgen.

Er zijn meerdere scenario's die kunnen leiden tot gêne met vensters, dus laten we de drie belangrijkste onderzoeken.

Je ziet eruit als een schurk

Stel je voor dat iemand in een vergadering verschijnt en ze verschijnen slechts als een schaduw in een verduisterde kamer. Wat zou je eerste indruk zijn van die persoon?

De meeste mensen zouden worden herinnerd aan een willekeurig aantal films waarin een slechterik in een kerkerhol zit en hun volgende kwaadaardige plan beraamt.

Licht dat door een raam naar binnen stroomt, speelt trucjes met de meeste webcams en dwingt ze om automatisch licht te filteren, waardoor de hele kamer veel donkerder lijkt dan hij in werkelijkheid is.

De eenvoudigste manier om dit probleem op te lossen, is door alle ramen achter u te bekleden met gordijnen en de gordijnen of gordijnen altijd gesloten te houden tijdens vergaderingen.

Huisdieren zijn dol op ramen

Huisdieren houden ook van ramen, en huisdieren en online vergaderen gaan zelden goed samen.

Als je merkt dat mensen in de vergadering grinniken of grinniken terwijl je aan het praten bent, wil je misschien een kijkje achter je nemen.

De kans is groot dat uw kat niets goeds van plan is.

Als je klaar bent om een ​​online vergadering te beginnen, haal dan al je huisdieren de kamer uit, zodat ze zich niet op de vensterbank verstoppen om je in verlegenheid te brengen tijdens je videoconferentie.

Opmerking: Door de kantoordeur te sluiten (en op slot te doen) kunnen ongewenste huisdieren en andere ongenode gasten buiten worden gehouden.

Het buitenleven is niet altijd mooi

Het andere probleem met vensters zijn de dingen die aan de andere kant van die vensters gebeuren.

Wilt u echt dat uw collega's of andere deelnemers aan de vergadering uw buurman het gras zien maaien buiten in hun pyjama? 

Je weet nooit wie of wat er langs het raam gaat, dus dit is nog een reden om ervoor te zorgen dat het raam achter je gordijnen heeft en dat je ze gebruikt.

Zet de verlichting aan

Over verlichting gesproken, een goed verlicht kantoor zorgt voor de beste video tijdens een webconferentie. De beste manier om perfecte verlichting te bereiken, is door uw bureau zo te plaatsen dat er een raam is (met de gordijnen open) achter de monitor waar u naar kijkt, of aan de zijkant. 

Natuurlijk licht van ramen aan de zijkant doet het tegenovergestelde van een raam achter je. In plaats van de webcam te dwingen licht te filteren, werpt hij natuurlijk licht op u zodat de camera het kan oppikken.

Als u geen raam op de juiste manier in uw kantoor heeft, is de op één na beste oplossing om zoveel bovenlichten in te schakelen als u heeft.

Beter nog, gebruik Philips Hue-lampen en stel ze in op de helderste stand.

Opruimen voor vergaderingen

Volgens een studie van de Universiteit van Michigan uit 2018 ontdekten psychologen dat mensen een negatieve mening over mensen ontwikkelden, alleen al door de staat van hun kantoor.

Deze bevinding is niet verrassend. Het is echter jammer als je de hele week hard hebt gewerkt en net geen tijd hebt gehad om de ruimte om je heen op te ruimen voor die online videomeeting.

De makkelijke oplossing is om minimaal 15 minuten voor aanvang van de videomeeting in je agenda te plannen. Besteed die tijd aan het oppikken van alle rommel achter je. Ruim in ieder geval alles op wat de camera kan zien.

Het betekent misschien niet dat de hele kamer schoon is, of dat uw bureaublad niet nog steeds rommelig is, maar als mensen die de vergadering bijwonen de rommel niet kunnen zien, weten ze niet beter.

Oh de geluiden die we maken

Geluid kan uw ergste vijand zijn tijdens een videoconferentie. Er zijn allerlei manieren waarop je microfoon je in verlegenheid kan brengen. 

Overweeg gewoon te vergeten dat uw microfoon is ingeschakeld en een van de volgende dingen te doen:

• Chips of iets anders knapperig en luid eten
• Binnensmonds iets negatiefs mompelen over een collega dat iedereen kan horen
• Een persoonlijk nevengesprek voeren met uw partner of een ander familielid
• Gênante lichaamsgeluiden maken

Al deze scenario's kunnen variëren van licht humoristisch tot pijnlijk gênant. 

Wat is de oplossing? Controleer altijd of u gedempt bent aan het begin van de vergadering, tenzij u moet spreken, en houd uw microfoonstatus goed in de gaten tijdens de vergadering. 

Sterker nog, configureer de instellingen van uw videoconferentiesoftware zo dat de microfoon automatisch gedempt blijft wanneer de vergadering begint.

In Skype vind je deze instelling in het menu Instellingen , onder Audio & Video . Zorg ervoor dat Mute opheffen voor inkomende oproepen is uitgeschakeld.

De meeste grote toepassingen voor videoconferenties hebben een vergelijkbare instelling voor de microfoon.

Andere handige tips

Als u al het bovenstaande advies in gedachten houdt, zorgt u ervoor dat uw videoconferenties soepel en zonder haperingen verlopen. 

Er zijn nog enkele andere tips die kunnen helpen bij uw videogesprekken:

• Schermen delen : Selecteer bij het delen van uw scherm niet de knop Delen voordat u het juiste scherm gemarkeerd ziet. Elke grote app voor online vergaderen markeert het scherm dat je hebt geselecteerd, zodat je altijd weet welk scherm je gaat delen. Als u het verkeerde scherm deelt, kunnen mensen dingen zien die u niet wilt.
• Gênante meldingen : er is niets erger dan een collega die je een persoonlijk bericht stuurt terwijl je je scherm deelt tijdens een vergadering. Schakel Windows-meldingen uit voor elke videoconferentie.
• Vensterplaatsing : een veelgemaakte fout die mensen maken, is het chatvenster met de gezichten van iedereen op een scherm weg van de webcam te plaatsen. Plaats het in plaats daarvan op hetzelfde scherm, zodat het lijkt alsof je rechtstreeks naar mensen kijkt.
• Virtuele achtergronden – Bij de meeste apps zoals Zoom en Skype kun je nu een virtuele achtergrond kiezen. Je kunt iets uit de presets kiezen of je kunt je eigen afbeelding downloaden en als achtergrond gebruiken. Met sommige apps kun je de achtergrond ook vervagen, dus als je vastzit met een slechte achtergrond voor je gesprek, koop dan een virtuele.

Heb je ooit gênante momenten gehad tijdens je videoconferenties? We horen graag uw verhaal in de opmerkingen hieronder.