Hoe u iemands agenda in Teams kunt controleren

Microsoft Teams is een krachtig platform voor samenwerking dat communicatie en teamwerk vereenvoudigt. Een van de waardevolle functies is dat u iemands agenda kunt bekijken, waardoor u evenementen efficiënt kunt plannen en coördineren. In dit artikel onderzoeken we hoe u iemands agenda in Teams kunt controleren. Voordat we ingaan op de stappen, moeten we eerst begrijpen waarom u dit zou willen doen.

Het bekijken van iemands agenda in Teams kan om verschillende redenen nuttig zijn. Een belangrijke reden is dat u hun beschikbaarheid kunt controleren en vergaderingen kunt plannen op voor beide partijen geschikte tijden, waardoor conflicten worden vermeden en een betere coördinatie ontstaat, vooral wanneer u op afstand of vanuit huis werkt. Voordat u met de methode begint, zijn er echter enkele vereisten.

Dingen die u moet weten voordat u de vergaderschema's van anderen controleert

Er zijn enkele vereisten waaraan moet worden voldaan voordat u iemands agenda in Teams kunt bekijken:

1. U moet over de benodigde machtigingen beschikken om de agenda van de andere persoon te bekijken. Meestal gaat het hierbij om hun goedkeuring of toegang die wordt verleend via administratieve instellingen.
2. Zorg ervoor dat Teams en Outlook zijn geïntegreerd, aangezien agenda-informatie vaak wordt gesynchroniseerd tussen deze twee Microsoft 365-applicaties.

Laten we, met deze vereisten in gedachten, verder gaan met het artikel om te leren hoe u iemands agenda effectief in Teams kunt bekijken, waardoor naadloze planning en samenwerking mogelijk worden.

Lees ook : Statustime-out instellen in Microsoft Teams

Hoe u iemands agenda kunt bekijken in Microsoft Teams

Iemands agenda in Teams krijgen is niet zo eenvoudig als je zou denken. Er zijn echter meerdere manieren waarop u dit kunt controleren. Laten we beginnen met de eenvoudigste.

Methode 1: De native opties van Teams gebruiken

Bij deze methode gebruiken we de native optie om de agenda's van anderen in Teams te controleren. Volg de onderstaande stappen.

Let op : U kunt alleen de beschikbaarheid van uw teamleden zien op de ingestelde vergadertijd en de roosters zien van mensen binnen uw organisatie.

Stap 1 : Open de Microsoft Teams-desktopapp of start deze op internet vanuit uw favoriete browser op Windows of Mac.

Opmerking : voor demonstratie gebruiken we de Teams desktop-app (Windows). U kunt echter wel volgen als u de web- of Mac-app gebruikt.

Stap 2 : Navigeer naar de optie Agenda vanuit het zijpaneel. 

Stap 3 : Klik op de knop Nieuwe vergadering in de rechterbovenhoek.

Stap 4 : Klik in het venster Nieuwe vergadering op Planningsassistent naast het tabblad Details.

Stap 5 : Controleer onder Planningsassistent de beschikbaarheid van uw collega door deze toe te voegen onder de gewenste deelnemers. Klik hiervoor op 'Vereiste deelnemers toevoegen'.

Stap 6 : Typ nu de naam van uw collega in het tekstvak en selecteer hun naam in de vervolgkeuzelijsten.

Wanneer u uw deelnemers (van uw organisatie) toevoegt, ziet u hun beschikbaarheid aangegeven met een groene Beschikbaar-tag; Als dat niet het geval is, ziet u de tag Niet beschikbaar. Met behulp van het paarse rechthoekige vak kunt u de timing van de vergadering aanpassen aan ieders beschikbaarheid.

Zo kunt u zien of de deelnemers die u wilt uitnodigen beschikbaar zijn voor een vergadering, ongeacht of zij hun agenda met u hebben gedeeld. Als je een andere manier wilt weten, bekijk dan de volgende methode.

Methode 2: Outlook gebruiken

U kunt de planning van uw collega bekijken via de agendaweergave in Outlook. De stappen zijn relatief eenvoudig en gemakkelijk te volgen.

Stap 1 : Open de Outlook-desktopapp of start deze op internet vanuit uw favoriete browser op Windows of Mac.

Opmerking : voor de demonstratie gebruiken we de Teams-webapp. U kunt echter volgen als u de desktop-app gebruikt.

Start Outlook

Stap 2 : Selecteer de optie Agenda in de zijbalk.

Stap 3 : Klik op de knop Nieuw evenement in de linkerbovenhoek.

Je ziet een nieuw evenement verschijnen. 

Stap 4 : Voer in het pop-upvenster in het tekstvak Deelnemers uitnodigen de naam of het e-mailadres in van uw collega's die u wilt uitnodigen. 

Stap 5 : Nadat u uw collega's heeft toegevoegd, ziet u in de agendaweergave of ze beschikbaar zijn. Als ze beschikbaar zijn, ziet u een groene tag Beschikbaar; anders ziet u de tag Niet beschikbaar.

Hier kunt u ontdekken wat het beste tijdstip is voor uw vergadering, of u kunt de voorgestelde tijden gebruiken, zodat automatisch de beschikbaarheid van uw deelnemers wordt gecontroleerd. Als u uw vergaderschema heeft ingesteld en een vergadering in Teams wilt maken, lees dan verder.

Lees ook : Hoe u het meldingsgeluid van Microsoft Teams kunt wijzigen

Een vergadering maken of bewerken in Microsoft Teams

Wij gaan ervan uit dat u de beschikbaarheid van de genodigden al heeft gecontroleerd en een tijdstip voor de bijeenkomst heeft ingepland. Voor demonstratie gaan we met de Teams desktop-app (Windows). U kunt echter wel volgen als u de web- of Mac-app gebruikt.

Stap 1 : Open de Microsoft Teams-desktopapp of start deze op internet vanuit uw favoriete browser op Windows of Mac.

Stap 2 : Navigeer naar de optie Agenda vanuit het zijpaneel. 

Stap 3 : Klik op de knop Nieuwe vergadering in de rechterbovenhoek.

Stap 4 : Voer in het venster Nieuwe vergadering de vereiste gegevens in, zoals de titel van de vergadering, de vereiste deelnemers, de datum en tijd van de vergadering, enzovoort. 

Stap 5 : Nadat u de vergaderingsgegevens heeft ingevoerd, klikt u op Planningsassistent naast het tabblad Details.

Stap 6 : Controleer onder Planningsassistent de beschikbaarheid van uw collega volgens het vergaderschema. Als ze beschikbaar zijn, ziet u een groene tag Beschikbaar, en als dat niet het geval is, ziet u een tag Niet beschikbaar onder hun naam.

Opmerking : u kunt de timing van de vergadering verplaatsen op basis van ieders beschikbaarheid met behulp van het paarse rechthoekige vakje.

Stap 7 : Zodra u helemaal klaar bent, klikt u op de knop Verzenden in de rechterbovenhoek van het venster. 

Daar heb je het. U hebt met succes een vergadering aangemaakt op Microsoft Teams. Als u de vergadering wilt bewerken of wijzigen, hoeft u alleen maar op de vergadering in de agendaweergave van Teams te klikken en de gewenste wijzigingen aan te brengen.

Als je vragen hebt die we in het artikel hebben gemist, bekijk dan het gedeelte met veelgestelde vragen hieronder.

Veelgestelde vragen over het controleren van iemands agenda in Teams

1. Is het bekijken van iemands agenda in Teams beschikbaar op alle apparaten?

Nee, het bekijken van iemands agenda in Teams is op het moment van schrijven van dit artikel niet beschikbaar op alle apparaten. Microsoft lijkt echter te werken aan een groepsagendafunctie waarmee je iemands agenda kunt bekijken en delen.

2. Is er een manier om privacyopties in te stellen voor individuele agenda-evenementen binnen Teams?

Nee, er is geen directe manier om privacyopties in te stellen voor individuele agenda-evenementen in Teams. Er zijn echter enkele oplossingen, zoals het markeren van uw agenda-afspraken als privé in Outlook. U kunt uw agenda ook delen met specifieke mensen en hen verschillende machtigingsniveaus geven.

Bekijk en plan

Nu u weet hoe u iemands agenda in Teams kunt controleren, kunt u eenvoudig vergaderingen plannen, teamprojecten coördineren, conflicten vermijden of werken op afstand faciliteren. Mogelijk wilt u ook lezen over manieren om de chatgeschiedenis van Microsoft Teams te exporteren .