Instant Messaging (IM)-clients: waarom zijn ze niet geschikt voor organisaties?

App-winkels op zowel computers als mobiele telefoons worden overspoeld met honderden Instant Messaging (IM)-clients of applicaties, waarvan sommige de manier waarop we communiceren hebben veranderd. Directe berichten, groepschats, videobellen , delen van documenten en bestanden. Het gebruik van emoji's en stickers maakt uw communicatie interactiever. Maar hoe betrouwbaar zijn deze apps?

Leren wat instant messaging is?

Afbeeldingsbron: bedraad

Instant Messaging of IM verwijst naar het aangaan van communicatie via het verzenden en ontvangen van realtime berichten in de vorm van teksten. Dit wordt uitgevoerd via een op zichzelf staande applicatie, die eigendom kan zijn van, beheerd en beheerd kan worden door een derde partij, IM-clients genaamd. IM-apps hebben bepaalde unieke kernfuncties die ze gescheiden houden van andere communicatiemedia zoals chatrooms en e-mails. Dit omvat "aanwezigheid", waarmee gebruikers kunnen weten of de gebruiker aan de ontvangende kant online is of niet. Bovendien ondersteunen IM-applicaties het direct delen van bestanden in een live tekstsessie, waardoor gebruikers documenten, afbeeldingen en andere bestanden in realtime kunnen bekijken en erover kunnen discussiëren.

Hoe verschillen deze applicaties van e-mails?

Afbeeldingsbron: Tech Spirited

E-mails garanderen geen directe realtime communicatie tussen de twee partijen. Het biedt geen onmiddellijke reactie van de ontvangende gebruiker, ondanks dat er een internetverbinding is. Bovendien zijn e-mails bedoeld voor beschrijvende gesprekken in lange tekstvorm, terwijl IM's meestal korter zijn. Bovendien zijn chatberichten bedoeld om persoonlijke communicatie weer te geven en hebben ze niet de neiging om een ​​reeks overlappende ketengebaseerde communicatie tussen meerdere gebruikers te vormen. Moderne IM-apps ondersteunen echter groepsgesprekken via groepschats.

Hoe IM werkt?

Afbeeldingsbron: gemiddeld

Een zelfstandige IM-toepassing van een derde partij heeft zijn eigen afzonderlijke netwerkserver. De werking van alle IM-clients is hetzelfde, ongeacht hun platform. IM-applicaties brengen via hun internetverbinding een verbinding tot stand tussen hun servers en het apparaat van de gebruiker. De gebruiker laat de IM-client starten door een gebruikersnaam en wachtwoord te registreren die worden opgeslagen op de server van de client. Nu geeft u als gebruiker de IM-client toegang tot uw lijst met contactpersonen, die wordt vergeleken met de lijst met gebruikers, de zogenaamde buddylijst. De klant stuurt u dan de informatie over welke van uw contacten deel uitmaken van zijn buddylijst en beschikbaar zijn voor verbinding.

Zodra uw gepersonaliseerde buddylijst klaar is, kunt u de gebruiker selecteren waarmee u wilt communiceren en de rest van het proces is een fluitje van een cent. Terwijl u chat, fungeert de client-server als een zendmedium tussen het uwe en het apparaat van de ontvanger.

Zie ook:-

6 handige tips en trucs voor WhatsApp Web WhatsApp Web is een betrouwbare, veilige berichtenservice waarmee u berichten vanaf uw pc kunt verzenden en ontvangen zonder...

Waarom kunnen organisaties verlies lijden door deze IM-clients?

De IM-applicaties zijn gemakkelijk te gebruiken, hebben een eenvoudig registratieproces en hebben tal van functies om u een persoonlijke communicatie-ervaring te bieden. Bovendien kun je er bestanden en afbeeldingen mee delen, en bij sommige daarvan is het vaak ook mogelijk om locaties te delen. Dus waarom kunnen organisaties deze functies niet gebruiken om hun dagelijkse professionele communicatie en het delen van bestanden uit te voeren? Welnu, er zijn nadelen die risico's kunnen opleveren voor deze bedrijven:

• Het delen van bestanden op een server van derden kan u kosten van gegevensprivacy

Alle informatie of bestanden die op de betreffende IM-client worden gedeeld, worden via de server van de client met behulp van gegevenspakketten van de afzender naar de ontvanger verzonden. Die pakketten bevatten uw verzonden informatie, die voor altijd wordt opgeslagen bij de client. Aangezien deze IM-clients niet in-house zijn, heeft u geen controle over de bescherming van de privacy van bestanden en heeft u geen controle over de toegankelijkheid ervan. U bent volledig afhankelijk van de IM-operators om ervoor te zorgen dat gegevens worden beschermd tegen ongeoorloofde toegang. Hoewel veel IM-clients zeggen dat de informatie altijd gecodeerd is; maar wie kan het echt vertellen?

Als eigenaar of manager van een organisatie wilt u zeker niet dat uw bedrijfsgerelateerde informatie wordt gedeeld op servers van derden. Hoewel IM-bedrijven hebben beweerd dat de gegevens altijd worden beschermd, zeggen de recente incidenten van datalekken en ongeautoriseerde inlichtingentoezicht op gebruikers van IM-klanten iets anders.

• Gebrek aan gegevensbeveiliging

Afbeeldingsbron: TechCrunch

Hoewel u uw apparaat kunt beschermen tegen spyware en malware via firewallservices, kunt u de transmissielijn tussen uw apparaat en de IM-clientserver niet eenvoudigweg beschermen door een firewall te gebruiken.

Internet is breed en zit vol kwaadaardige gevaren die uw webactiviteiten kunnen schaden, zelfs door uw gesprekken te belemmeren. De IM-clients hebben verbinding met openbare netwerken nodig en daarom slaan hun servers informatiepakketten van meerdere netwerken over de hele wereld op en verwerken ze deze. Deze server is zeer gevoelig voor malware-aanvallen en omdat hij toegankelijk is op elk openbaar netwerk, is het nog riskanter om erop te vertrouwen voor beveiliging. Bij elke succesvolle hackpoging worden uw gegevens gecompromitteerd en later kunnen deze worden misbruikt en illegale activiteiten.

• Voor IM-klanten zou uw organisatie een product zijn

Afbeeldingsbron: Messenger People

IM-clienttoepassingen worden beheerd door zakelijke bedrijven en net als uw organisaties hebben ze ook een bedrijfsmodel. Deze bedrijven gebruiken uw gebruikersinformatie voor verschillende marketingcampagnes en verdienen geld in ruil voor het delen van die informatie met relevante adverteerders. Als bedrijfseigenaar zou je nooit willen dat zijn organisatie-informatie openbaar wordt gemaakt aan een onbekende of niet-geïdentificeerde bron.

• Back-upproblemen en overdrachtsbeperkingen

Afbeeldingsbron: Oplossingen Review

Op ondernemingsniveau zou elk bedrijf documenten willen bijhouden die belangrijke organisatorische gegevens bevatten. Deze gegevens worden gebruikt als referentie in toekomstige bedrijfsstrategieën. Maar geen enkele berichtentoepassing zou u ooit een grote back-upruimte bieden. Bovendien heeft elke IM-clienttoepassing beperkingen op tekenlimieten voor teksten, evenals voor de grootte van bestanden die moeten worden overgedragen. Voor organisatorische doeleinden kunnen deze beperkingen een belemmering vormen voor communicatie en het delen van gegevens.

In de meeste gevallen zou een bedrijfsorganisatie kiezen voor een aparte cloudback-updienst naast de IM-client. Dit zou opnieuw een risico vormen bij het gebruik van servers van derden. Daarom blijven uw opgeslagen gegevens altijd op een externe cloudserver staan ​​en bent u voor de beveiliging afhankelijk van de eigenaren van de server. Dus wat u ook doet, als de IM-client die u gebruikt niet in-house is, dat wil zeggen gebouwd is om alleen kantoorbelangen te vervullen, zou uw organisatie met deze problemen te maken blijven krijgen.

• Klantenondersteuning?

Afbeeldingsbron: AnswerFirst

Daarna zou er een groter vraagteken moeten staan. Als individuele gebruiker is het geen probleem om problemen als gegevensverlies of serverfouten op te lossen. Maar als je in een organisatie zit, kunnen deze problemen je een fortuin kosten. Een organisatie kan het zich zeker niet veroorloven data kwijt te raken of haar dagelijkse taken aan te kunnen als haar communicatieclient het opgeeft. Servers van derden kunnen vaak problemen ondervinden en worden soms zelfs om allerlei redenen afgesloten door hun beherende bedrijven. Veel succes met het jongleren tussen hun experts op het gebied van consumentenservice, terwijl je tegelijkertijd je werk en tijd in gevaar brengt.

• Naast Zero Control: frequente wijzigingen en updates

Afbeeldingsbron: bedraad

IM-clienttoepassingen van derden hebben meer dan één gebruiker. Daarom zijn er honderden andere gebruikers van dergelijke apps en hebben ze allemaal andere vereisten. Nu zou het eigenaarsbedrijf van de betrokken IM-client wijzigingen of upgrades in die app aanbrengen, afhankelijk van de behoeften van de meerderheid van de consumenten. U, als bedrijfseigenaar, kunt er niet zeker van zijn of die upgrades of wijzigingen aan uw interesses voldoen of niet.

Bovendien worden voorwaarden van overeenkomsten, privacybeleid en gebruikersovereenkomsten vaak gewijzigd zonder uw medeweten. Het runnen van een organisatie zonder controle over het delen van gegevens en organisatorische communicatie is een riskante taak. Is het dat risico waard?

• Mogelijk lage deelname van leden

Afbeeldingsbron: bedraad

Waarom zou u een IM-client nodig hebben voor uw kantoorruimte? Om elk betrokken lid verbonden te houden via een gemeenschappelijk hulpmiddel, en om ervoor te zorgen dat organisatorische beslissingen en informatie voor iedereen toegankelijk is, zonder enige discriminatie. Nu zijn er honderden IM-clienttoepassingen beschikbaar. Het is niet mogelijk dat elk lid van de organisatie dezelfde IM-clienttoepassing gebruikt. Dus sommigen van hen zullen die instant messaging-app downloaden, waarin ze niet geïnteresseerd zijn. Aangezien ze daar niet vrijwillig actief zijn, zou dit de deelname van gebruikers beïnvloeden.

• Het is niet alleen voor werk

Wat zijn de meest gebruikte IM-clienttoepassingen; WhatsApp, Google Hangouts, Skype etc.?

Rechts?

Afbeeldingsbron: Android Central

Geen van deze toepassingen splitst zich tussen officiële personen en uw individuele contacten. Als uw persoonlijke connecties beschikbaar zijn in de app die door uw organisatie wordt gebruikt, worden ze opgenomen in uw buddylijst. Dus nu zijn uw persoonlijke en professionele gesprekken samengevoegd, waardoor uw interface en uw organisatorische communicatiebeheer een lastige taak worden.

Met dit alles gezegd, is het vrij duidelijk dat het gebruik van een wereldwijde server van derden en Instant Messaging Client voor een volledig organisatorisch gebruik geen goede optie is. Aangezien deze IM-clienttoepassingen worden beheerd door zakelijke bedrijven, is het onwaarschijnlijk dat ze uw organisatorische belangen met prioriteit zullen vervullen. Bovendien hebben ze alle nadelen die een externe server met zich mee zou brengen. Het stelt uw informatie bloot aan het risico van diefstal en misbruik, houdt u buiten de controle, beperkt uw privileges voor gegevensoverdracht en, belangrijker nog, het deelt uw gegevens met buitenstaanders voor hun commerciële gewin.

Denk je dat je op deze manier in de toekomst een veilig bedrijf kunt runnen en uitbreiden? Met zoveel toezicht op uw organisatorische activiteiten, zouden deze IM-clients u nauwelijks helpen groeien. Het is dus belangrijk dat u als ondernemer een alternatief vindt dat uw problemen voor eens en altijd oplost. 

Interne IM-clients hebben het potentieel om de messengers van derden te vervangen . Omdat ze op privéservers draaien en vrij zijn van interferentie van derden, zijn ze misschien wel het beste alternatief waar moderne organisaties voor kunnen kiezen.