Terugkerende e-mails verzenden in Microsoft Outlook

Naast het bekende gebruik voor e-mailcommunicatie en agendabeheer, heeft Microsoft Outlook nog andere functies die kunnen helpen bij de productiviteit . Een voorbeeld is het gebruik van Microsoft Outlook om terugkerende e-mails te versturen. De meeste mensen zijn bekend met het gebruik van Microsoft Outlook om terugkerende vergaderingen te organiseren; Ze zijn zich er echter niet van bewust dat het ook kan helpen bij terugkerende e-mails.

Terugkerende e-mails zijn vooral handig als u repetitieve taken heeft die op een bepaald tijdstip moeten worden uitgevoerd. Als u bijvoorbeeld aan het einde van elke week een herinnering naar uw team moet sturen om hun klanten te factureren. In plaats van elke maand handmatig een e-mail te versturen, kunt u instellen dat de e-mail op een bepaald tijdstip automatisch wordt verzonden. In dit artikel wordt beschreven hoe u terugkerende e-mails kunt verzenden in Microsoft Outlook, inclusief de hulpmiddelen die u daarvoor nodig heeft.

Toegang krijgen tot Power Automate vanuit Outlook voor Web

Het doel van het instellen van een terugkerende e-mail is ervoor te zorgen dat de e-mail gedurende de vereiste periode automatisch wordt verzonden. Om dit in Microsoft Outlook in te stellen, hebt u echter de tool Microsoft Power Automate nodig. Microsoft Power Automate is een handig hulpmiddel voor het automatiseren van terugkerende taken. Het Power Automate-hulpprogramma is toegankelijk via de webversie van Outlook. Hier leest u hoe u er toegang toe krijgt:

Stap 1: Meld u in een gewenste browser aan bij Outlook.

Meld u aan bij Outlook

Stap 2: Klik linksboven in de app op het rasterachtige pictogram. Hierdoor wordt een lijst met apps geopend die voor u toegankelijk zijn via Microsoft 365.

Stap 3: Klik op Power Automate. Als Power Automate niet zichtbaar is in de eerste lijst met apps, klikt u op Al uw apps verkennen en vervolgens op Power Automate. U gaat nu naar de startpagina van Power Automate.

De stroom maken (terugkerende e-mail in Power Automate)

In Power Automate worden automatiseringen stromen genoemd. Zo kunt u een stroom maken om een ​​terugkerende e-mail te plannen:

Stap 1: Klik aan de linkerkant van de Microsoft Power Automate-pagina op de knop Maken.

Stap 2: Op de pagina Maken ziet u verschillende manieren om een ​​stroom te maken, waaronder:

• Geautomatiseerde cloudflow: geactiveerd door een aangewezen gebeurtenis.
• Instant cloudflow: indien nodig handmatig geactiveerd.
• Geplande cloudflow: jij kiest wanneer en hoe vaak deze draait.
• Beschrijf het om het te ontwerpen: beschrijf de gewenste stroom en AI bouwt deze voor u. Dit is alleen beschikbaar voor betalende gebruikers.
• Desktop flow: automatiseer processen op uw desktopomgeving.
• Process mining: evalueer en optimaliseer uw bestaande processen en taken.

Selecteer Geplande cloudstroom omdat u de timing en frequentie bepaalt waarop uw e-mail wordt verzonden.

Stap 3: Voer een stroomnaam in op de kaart 'Bouw een geplande cloudstroom' of laat AI er een voor u genereren (als u een betaald account heeft).

Stap 4: Selecteer in het veld Deze stroom uitvoeren een startdatum en toegewezen tijd voor de stroom.

Stap 5: Selecteer in het veld Elke herhaling een herhaling voor uw stroom.

Stap 6: Klik op Maken om uw nieuwe stroom op te slaan.

Stap 7: Klik op het herhalingspictogram op uw scherm.

Stap 8: Configureer andere parameters voor uw stroom. Bijvoorbeeld tijdzone, minuten, enz.

Stap 9: Sluit de pagina door de pijl Terug te selecteren.

Hoe u de stroom kunt plannen als e-mail in Microsoft Outlook

Nu u uw stroom hebt, is de laatste stap het opnemen ervan in Microsoft Outlook. Hier is hoe.

Stap 1: Klik op het + pictogram om een ​​actie toe te voegen.

Stap 2: Voer in het zoekvak een zoekopdracht voor Microsoft Outlook in om de reikwijdte van de weergegeven apps te verkleinen.

Stap 3: Selecteer Office 365 Outlook als u een betaald 365-account heeft of Outlook.com als u een gratis account gebruikt.

Stap 4: Klik op Een e-mail verzenden (V2).

Stap 5: Voer de e-mailadressen in waarnaar u de e-mail wilt sturen, evenals een onderwerp en de hoofdtekst van de e-mail.

Stap 6: Klik op Geavanceerde opties weergeven om CC, BCC en bijlagen op te nemen en belang aan uw e-mail toe te kennen.

Stap 7: Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

Hoe u de terugkerende e-mail kunt testen

Om er zeker van te zijn dat uw geplande e-mail naar behoren werkt in Outlook, kunt u na het instellen een test uitvoeren. Hier is hoe.

Stap 1: Klik op Testen in de rechterbovenhoek van de pagina om een ​​testrun uit te voeren van uw nieuwe stroom om een ​​terugkerende e-mail te verzenden in Outlook.

Stap 2: Klik op Stroom handmatig testen.

Stap 3: Klik op Opslaan en testen.

Stap 4: Klik op Stroom uitvoeren. U zou een bericht moeten krijgen met de melding 'uw stroom is succesvol uitgevoerd'.

Ander gebruik voor Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate kan worden gebruikt met andere Microsoft 365-apps. U kunt Power Automate bijvoorbeeld gebruiken om op de hoogte te blijven van uw vermeldingen op X (voorheen bekend als Twitter). Je kunt het ook gebruiken om terugkerende Teams-berichten te verzenden. Laat ons in de onderstaande opmerkingen weten wat uw favoriete gebruiksscenario's voor Microsoft Power Automate zijn.