Wat is gecoördineerde vergaderingen in Microsoft Teams? Waarom uw organisatie het zou moeten gebruiken.

Microsoft Teams is tijdens de pandemie naar voren gekomen als een hulpmiddel van onschatbare waarde, vooral voor zakelijke, strikt professionele werkplekken. Het laat je niet spelen en werken zoals sommige van de concurrenten, maar het is ook aantoonbaar beter dan de concurrentie als het gaat om pure productiviteit.

Microsoft Teams is een van de meest gewaardeerde bedrijfsoplossingen van Microsoft. Het is dus geen verrassing dat het bedrijf er alles aan doet om de service zo betrouwbaar en veelzijdig mogelijk te maken. Eind augustus introduceerde Microsoft een dergelijke productiviteitsfunctie in Teams, genaamd Coordinated Meetings. En vandaag vertellen we u hoe dit uw werkplek kan beïnvloeden.

Gerelateerd : Hoe gebruik ik Onenote in Microsoft Teams?

Wat is gecoördineerde vergaderingen?

Microsoft Teams is beschikbaar op alle platforms, inclusief niet-Microsoft-systemen. En standaard is de ervaring zo samenhangend als je zou verwachten. Coordinated Meetings bouwt gewoon voort op het idee door naadloze connectiviteit mogelijk te maken voor geselecteerde Microsoft Teams-gebruikers.

Met behulp van Teams Rooms-apparaten en Surface Hubs stelt Coordinated Meetings al uw apparaten in staat om in een oogwenk deel te nemen aan één enkele Teams-vergadering. Wanneer Gecoördineerde vergaderingen is ingeschakeld, zou een enkele verbinding vanaf een van de apparaten andere apparaten ertoe aanzetten om aan dezelfde vergadering deel te nemen.

Door automatisch in te loggen op andere apparaten bij dezelfde vergadering, vermindert Coordinated Meetings de latentie aanzienlijk, waardoor het proces meer organisch aanvoelt.

Gerelateerd : Wat is de Microsoft Teams Auditorium-modus?

Wat zijn de vereisten voor gecoördineerde vergaderingen?

Zoals vermeld aan het begin van het artikel, is Coordinated Meetings niet voor elke Microsoft Teams-gebruiker. Om deze functie te gebruiken, moet u aan een aantal zeer specifieke en veeleisende criteria voldoen.

Ten eerste: uw organisaties moeten een of meer Teams Rooms-apparaten hebben. Deze Microsoft Teams-gecertificeerde apparaten zijn natuurlijk niet goedkoop, daarom zijn ze een zeldzaamheid op de meeste werkplekken.

Ten tweede: je organisatie moet ook een Microsoft Surface Hub hebben. Dit zou voornamelijk worden gebruikt als een whiteboard. Als je een Surface Hub 2S hebt, moeten we je helaas mededelen dat het apparaat niet wordt ondersteund. Omdat Hub 2S een eigen besturingssysteem heeft, kan het niet vlekkeloos werken met andere systemen.

Ten derde: alle apparaten die deelnemen aan Coordinated Meetings moeten een eigen Exchange-mailbox hebben. Ze moeten ook vooraf worden geconfigureerd. Zodat ze op verzoek kunnen deelnemen aan een vergadering.

Ten vierde: Microsoft verzekert dat alle organisaties de volledige vrijheid hebben om hun apparaten naar eigen inzicht te configureren. Het wordt echter aanbevolen om Teams Rooms-apparaten te gebruiken als de primaire audio- en videoapparaten, terwijl de Surface Hub de rol van illustrator op zich neemt.

Gerelateerd : 11 manieren om de audioproblemen van Microsoft Teams op te lossen

Wat zijn de voordelen van gecoördineerde vergaderingen?

Als je verder kunt kijken dan het uitgebreide decorum, zul je merken dat dit systeem een ​​aantal hele leuke voordelen heeft. Eerst en vooral is het gebruiksgemak. Zodra een apparaat in een Teams-ruimte verbinding maakt met een vergadering, volgen alle andere apparaten. Dit fenomeen vermindert de rompslomp en stelt de deelnemers in staat zich alleen op de vergadering te concentreren en niet op verbindingsproblemen.

Aangezien gecoördineerde vergaderingen volledig aanpasbaar zijn, kan uw organisatie er ook voor kiezen om de beste audio- en visuele apparaten te gebruiken terwijl de andere uitgeschakeld blijven. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers alleen genieten van de beste audio/visuele ervaring en dat er geen slechte apparaten aan boord zijn.

Omdat je alleen de beste apparaten aan de vergadering toevoegt, elimineer je ook de superirritante echo en feedback die de meeste deelnemers ervaren wanneer ze proberen meerdere apparaten aan te sluiten op een vergadering.

Gerelateerd : Wat is een kanaal in Microsoft Teams?

Waarom zou uw werkplek kiezen voor Coordinated Meetings?

Nu u bekend bent met gecoördineerde vergaderingen, gaan we eens kijken hoe uw werkplek hiervan kan profiteren.

Ten eerste zorgt het hebben van een Coordinated Meeting-configuratie ervoor dat alle medewerkers op dezelfde lijn zitten en dat niemand last heeft van kwaliteitsproblemen. Omdat alleen de beste apparaten worden gebruikt, is de audio- en videokwaliteit zo goed mogelijk, is er geen echo of feedback en is er geen merkbare vertraging in het spel.

Microsoft heeft verduidelijkt dat men een Microsoft Surface Hub nodig heeft om Coordinated Meetings te starten. En bij correct gebruik kan de Surface Hub een juweeltje van een toevoeging zijn. Omdat het boordevol functies zit, kun je nauwelijks een beter tweede scherm / whiteboard krijgen voor je vergaderingen. Het 120Hz-scherm, gekoppeld aan minimaal een 100-punts multi-touch sensor, staat garant voor grenzeloze illustraties voor uw vergaderingen.

Om het opzetten van gecoördineerde Meetings, gewoon gaan door middel van Microsoft's gedetailleerde documentatie , en je zult up and running in no time.