Werken vanuit huis? Hier leest u hoe u Microsoft Teams kunt gebruiken om verbonden te blijven

Wordt u plotseling gedwongen om op afstand te werken? Maar heb je geen idee hoe je dat moet doen? Maak je geen zorgen, we zijn hier met een uitgebreide handleiding over het gebruik van Microsoft Teams.

Microsoft Teams is een relatief nieuwe speler op de markt voor communicatie, teamsamenwerking en videoconferenties . Naarmate de privacy- en beveiligingsproblemen met betrekking tot Zoom toenemen, worden de verborgen juweeltjes aan het licht gebracht.

Simpel gezegd, Microsoft Teams is een tool die integreert met Office 365 , en het combineert mogelijkheden zoals videoconferenties, bestandsopslag, chat, enz.

Hiermee kunt u online kantoordocumenten maken, ideeën en expertise delen, bots gebruiken en nog veel meer.

Wat belangrijk is, is dat u niet eens hoeft te betalen om deze fantastische tool te gebruiken.

Voordelen – Microsoft Teams gratis tool

• Onbeperkt chatten, audio- en videogesprekken
• 10 GB bestandsopslag voor het team
• 2 GB voor elk individu
• Het integreert met Office Online-apps – Word, PowerPoint, Excel, OneNote en 140 andere zakelijke apps
• Kan tot 300 mensen toevoegen aan uw contactenlijst (binnen of buiten de organisatie)

Opmerking : de gratis versie van Microsoft Teams is alleen beschikbaar voor degenen die niet hebben betaald voor een commercieel Office 365-abonnement.

Hoogtepunten – Microsoft Teams

• Stel een team samen
• Office 365-integratie
• Pas Teams aan via API's en botframeworks
• Bewerk en open bestanden tegelijkertijd
• Azure Active Directory-integratie

Nog niet overtuigd en toch bij Zoom willen blijven ?

Hier is een snelle vergelijking tussen Microsoft Teams en Zoom

Overzicht – Microsoft Teams

Om aan de slag te gaan met Microsoft Teams, moet je naar: Microsoft Teams-webpagina en maak je een account aan. Zodra je een account hebt, kun je zowel betaalde als gratis abonnementen vergelijken en beslissen welk abonnement je wilt gebruiken. Daarnaast kunt u ook de Microsoft Teams-desktoptoepassing downloaden.

Teams en kanalen

Nu u Microsoft Team hebt geïnstalleerd, moet u een team instellen door een naam en beschrijving op te geven. Elk team heeft subsecties die kanalen worden genoemd; er wordt automatisch een algemeen kanaal gemaakt. Wanneer er een activiteit is, wordt het kanaal gemarkeerd.

Kanaaltabbladen - Elk kanaal heeft zijn standaardtabbladen - Gesprekken, Bestanden, Notities, Teamservices. Als u wilt, kunt u uw eigen tabbladen toevoegen.

Gesprek - Dit is een essentiële en centrale functie van Microsoft Teams en het werkt als een gecentraliseerd discussiebord waar alle communicatie wordt opgeslagen en doorzoekbaar wordt gemaakt.

Bestanden - Teams-venster laat je verschillende taken binnen het venster uitvoeren, zoals chatten met de groep, verwijderen, downloaden, kopiëren, het openen van een bestand, enz. Dit helpt bij het vermijden van schakelen tussen verschillende applicaties.

Notities: dit tabblad brengt uw team naar OneNote. Dit betekent dat u OneNotes kunt bewerken en bekijken.

Tabbladen toevoegen – Helpt bij het toevoegen van Power BI-dashboards, Planner, spreadsheets, enz.

Menu - Aan de linkerkant binnen Teams krijg je verschillende opties - Chats, Vergaderingen, Bestanden en Activiteit. Waarvan het meeste voor zich spreekt. Degenen die uitleg nodig hebben, worden beschreven.

Activiteiten – Toont de laatste activiteiten die door Teams zijn uitgevoerd.

Chat - Biedt een volledige chatgeschiedenis door Skype voor Bedrijven-gesprekken op te slaan.

Teams – Overzicht van alle teams en kanalen binnen de Teams.

Vergaderingen - Haalt vergaderingen uit Outlook en maakt het plannen van vergaderingen mogelijk.

Bestanden - Bekijk en zoek bestanden in OneDrive, OneNote.

Nu we weten over Microsoft Teams en wat we ermee kunnen bereiken. Het is tijd om te leren hoe u Microsoft Teams kunt gebruiken.

Hoe Microsoft Teams te gebruiken

Microsoft Teams combineert vier essentiële zakelijke functies in één platform. Hiermee kunt u berichten verzenden, coördineren met teams, spraak-/videogesprekken voeren en ten slotte Microsoft 365 integreren.

1. Start Microsoft Teams

U kunt Microsoft Teams rechtstreeks vanuit een browser gebruiken of u kunt een desktoptoepassing (Mac of pc) of op een mobiel apparaat (Android en iOS) downloaden.

Voor deze tutorial gebruiken we een browserversie. Omdat het dezelfde functionaliteit heeft, zul je geen problemen ondervinden als je het als desktop- of smartphone-applicatie gebruikt.

Ga om teams te gebruiken naar https://teams.microsoft.com/start

Hier krijgt u een optie om u gratis aan te melden. U kunt op dit moment een Microsoft-account maken of inloggen met een bestaande.

Gebruik je echter al de zakelijke versie van Microsoft Office 365, dan heb je Teams geïnstalleerd.

Nadat u bent ingelogd, wordt u gevraagd voor welk doel u het gaat gebruiken, zoals vrienden, zaken, familie, enz. Elke optie past profielen dienovereenkomstig aan, maar de fundamentele functionaliteit blijft hetzelfde.

Aangezien de meesten van ons vanwege COVID-19 vanuit huis werken, zullen we de optie 'Voor werk' nemen.

Laten we nu het eerste team maken.

2. Maak een team

Als u een team wilt maken of lid wilt worden van een team, klikt u op Teamsectie > Lid worden van of Een team maken. Als er al openbare teams zijn gemaakt, ziet u ze, klik erop. Als je echter lid wilt worden van een speciaal team, kun je een code invoeren.

In dit voorbeeld kiezen we voor de optie Een team maken.

Nu kunt u beslissen of het team openbaar, privé of voor de hele organisatie wordt gemaakt.

• Het openbare team kan door iedereen worden gebruikt
• Privé is alleen op uitnodiging
• In de hele organisatie wordt automatisch iedereen in het bedrijf toegevoegd

Als je eenmaal hebt besloten welk type je team wilt maken, moet je het een naam geven en een beschrijving geven.

3. Teams toevoegen

Je kunt op verschillende manieren mensen toevoegen aan Teams. Maar de eenvoudigste manier is om een ​​link via e-mail te sturen. Zodra de ontvanger erop klikt, worden ze automatisch ingeschreven. Als alternatief kunt u e-mailadressen rechtstreeks toevoegen aan Teams of namen, e-mailadressen importeren uit Outlook, Personen, enz.

Zodra de mensen zijn verbonden, ziet u ze op de Teams-lijst en kunt u de leden en hun activiteit ontvangen.

Standaard heeft het een subsectie Algemeen met de naam Kanalen. U kunt een van deze kanalen toevoegen en met anderen gaan communiceren.

4. Voeg een kanaal toe

Om een ​​kanaal te maken, geef het een titel, beschrijving. U kunt ervoor kiezen om het standaard of privé te houden. Als u een privégesprek wilt voeren, kunt u een privéoptie kiezen.

Zodra het kanaal is gemaakt, kun je bestanden laden, berichten toevoegen en communiceren met teamleden.

5. Kanaalgesprekken

Chatten in een standaardkanaal is niet privé; het is als een luide discussie. Als je bijvoorbeeld een bericht naar Jim hebt gestuurd, kan iedereen in het gesprek dit zien. Maar alleen Jim wordt gewaarschuwd, zodat hij zich op de boodschap kan concentreren. Verder kun je, als je wilt, op een kanaal reageren, zelfs als het niet wordt genoemd.

6. Videochat

Onderaan het rechterpaneel zie je de belangrijkste optie: Meet. Het lijkt op een videocamera en luidt Meet Now.

Klik op dit pictogram om een ​​videochat te starten. U kunt dempen, video uitschakelen, bestanden delen, deelnemers laten zien. U kunt ook uw bureaublad delen of een whiteboard-functionaliteit gebruiken.

7. Kanalen beheren

Je kunt bij elk kanaal aansluiten en verlaten. Als je lid wordt van een kanaal en het niet gepast vindt, kun je het verwijderen. Voordat je besluit het te verwijderen, onthoud dat zodra je dit doet, alle gesprekken, opnames en al het andere met betrekking tot dat kanaal worden verwijderd.

Als er echter bijgevoegde bestanden zijn, worden deze bewaard op Sharepoint.

8. Functionaliteit toevoegen

We hebben bijvoorbeeld alleen de kernfunctionaliteit uitgelegd. U kunt echter verschillende functies en integraties aan Teams toevoegen, zoals de agenda, om vergaderingen te plannen en op de hoogte te blijven.

U kunt ook verbinding maken met een breed scala aan producten van derden, zoals Zoom, Trello, KUDO, enz.

Dit was het; met deze eenvoudige stappen kunt u Microsoft Teams gebruiken en samenwerken met uw teamleden. Niet alleen dit, maar je kunt jezelf ook uitdrukken met stickers, emoji, GIF's. We hopen dat u Microsoft Teams wilt proberen. Als je het eenmaal hebt gebruikt, deel dan je ervaring met ons.