E-mail integreren in Google Documenten

De pandemie van het coronavirus brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral als het gaat om thuiswerken. Het kan vooral moeilijk zijn als je een team hebt dat samen aan een project probeert te werken. Virtuele samenwerking is de nieuwe norm geworden in de moderne werkomgeving, aangezien teams proberen te werken vanuit meerdere locaties of zelfs continenten.

Google Docs is een geweldige samenwerkingstool die flexibel is voor teamwork en gemakkelijk toegankelijk is, zelfs vanaf smartphones. Maar met deze flexibiliteit is er nog steeds behoefte aan e-mailintegratie. E-mails zijn een belangrijk communicatiemiddel voor het bedrijfsleven geworden. Verschillende e-mails worden weggegooid en sommige kunnen beter worden gearchiveerd. Tijdens het werken met ondersteunende tools, moeten sommige wijzigingen mogelijk worden uitgevoerd of bekeken door andere teamleden. Deze functie kan handig zijn voor het bijhouden van uitnodigingen voor vergaderingen, het e-mailen van planningen en nog veel meer.

E-mail integreren in Google Documenten

Google heeft enkele functies die helpen bij het samenvoegen van uw Google-documenten en e-mails. Volg de onderstaande stappen voor de eerste optie.

Maken van documenten inschakelen

Log in op uw Gmail en klik op het tandwielvormige pictogram in de rechterbovenhoek. Klik hierna op instellingen. Klik in het midden bovenaan op het tabblad Labs en scrol langzaam naar beneden. Klik vervolgens op Inschakelen om een ​​document te maken. Sla daarna de aangebrachte wijzigingen op. Dus de volgende keer dat u uw e-mail wilt opslaan in Google Documenten, klikt u gewoon op de knop Meer. Deze knop bevindt zich bovenaan in het midden van het paneel voor het lezen van berichten. Klik vervolgens op Maak een document aan. Er wordt een tabblad geopend en van daaruit is het heel gemakkelijk te bewerken of op te slaan. U kunt zelfs exporteren naar pdf of andere bestandsindelingen.

Google Doc-bijlage

De tweede optie die je hebt is om op het tabblad Bestand in het Google-document te klikken, naar beneden te scrollen en je krijgt de optie "E-mail als bijlage". Zodra u deze optie selecteert, verschijnt er een e-mailpop-up zoals weergegeven in het onderstaande diagram. Hier heb je de mogelijkheid om het e-mailadres toe te voegen van het lid naar wie je het document wilt sturen, ook heb je het voorrecht om een ​​bericht in de hoofdtekst in te voeren voordat je het document deelt. Deze integratie is mogelijk gemaakt door Google. Het Gmail-account dat wordt gebruikt om toegang te krijgen tot de Google-documenten, wordt gebruikt om de e-mail te verzenden.

Men kan ook Google-documenten integreren en converteren naar e-mails door een Google Chrome-extensie toe te voegen vanuit de Chrome-webwinkel en vervolgens de extensie te selecteren. Nadat u de Google-extensie heeft gedownload, voegt u deze toe. Je ziet dan een knop met de tekst 'Openen in Gmail'. Zodra u op deze knop klikt, krijgt u een pop-upvenster met de tekst "We zetten Google-document om in de e-mail". Hierna krijgt u een bevestiging dat uw Google-document is verzonden als een Gmail- of Google-app-e-mail.

Chrome-extensie

Men kan ook e-mails integreren met Google-documenten door een Chrome-extensie toe te voegen om e-mails in Google-documenten te bewerken, u kunt de Chrome-extensie krijgen. Deze extensie biedt de luxe van het bewerken van e-mails in Google-documenten. Nadat u de extensie hebt gedownload, klikt u op extensie toevoegen.

Nadat u de e-mail hebt geopend, controleert u en klikt u op het pictogram "Bewerken in Google Docs" in uw Google-toepassings-e-mail of Gmail. Mogelijk ontvangt u een melding waarin u wordt gevraagd toegang te verlenen tot Google Drive. Selecteer de optie Google Drive-account toevoegen. Dit is van cruciaal belang wanneer u e-mails in uw Google-schijf wilt opslaan nadat u de e-mails in Google-documenten hebt bewerkt. Deze functie is handig, vooral wanneer u met een groot team aan een project werkt.

Geniet van een eenvoudigere, bevestigende workflow

Dit zijn enkele van de weinige manieren om Google-documenten en e-mails te integreren. U kunt genieten van de extra functies en uw productiviteitsoutput optimaliseren door naadloos samen te werken en online samen te werken met andere projectteams.