Gmail: het standaard antwoordgedrag instellen

Iets dat veel mensen hebben gezien met e-mail is de klassieke "reply-all-pocalypse". Dit gebeurt wanneer een volkomen legitieme e-mail naar een grote groep mensen wordt verzonden en iemand vervolgens op het bericht reageert, maar per ongeluk "allen beantwoorden" selecteert in plaats van alleen "beantwoorden". "Beantwoorden" stelt eenvoudig de afzender van het vorige bericht in als de ontvanger van het antwoord, en andere ontvangers moeten handmatig worden toegevoegd. "Allen beantwoorden" stelt echter de afzender en elke ontvanger van het vorige bericht in als ontvanger van het antwoord.

Het probleem met alles beantwoorden is dat het werkt, of er nu drie mensen in de berichtenreeks waren of drieduizend. Een e-mail met een groot aantal ontvangers legt al een verwerkingsbelasting op de e-mailserver, maar als dan iedereen antwoordt, wordt die belasting opnieuw herhaald. Helaas hebben mensen dan de neiging om alle antwoorden te gebruiken om de persoon die heeft geantwoord te laten weten dat ze op iedereen hebben geantwoord, en vervolgens om te klagen dat ze worden gespamd met veel antwoorden op alle berichten. Het is meestal moeilijk om jezelf uit het gesprek te verwijderen, omdat je je invoer op de lijst met ontvangers niet kunt verwijderen, dit betekent dat je uiteindelijk elk bericht ontvangt dat naar de hele thread is verzonden, totdat de chaos ophoudt. Deze berichtenstormen kunnen inhouden dat er zoveel e-mails worden verzonden dat de verzendwachtrijen op de e-mailservers verzadigd raken en voorkomen dat andere legitieme berichten worden verzonden. Reply all threads kunnen ook persoonlijke gegevens aan andere gebruikers bekendmaken, zoals e-mailadressen, wat mogelijk boetes oplevert.

Gmail toont u standaard de optie om alleen de afzender van een groeps-e-mail te beantwoorden. U kunt op het pictogram met drie stippen klikken om "allen beantwoorden" te selecteren als u dit wilt doen, maar er wordt aangenomen dat u over het algemeen alleen de specifieke afzender wilt beantwoorden en dat als u iemand anders wilt opnemen, prima om ze handmatig toe te voegen.

Standaard antwoordopties instellen

Als je echter vaak alle antwoorden moet gebruiken, biedt Gmail je de mogelijkheid om dat in te stellen als je standaard antwoordgedrag. Klik hiervoor op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en klik vervolgens op "Alle instellingen bekijken".

Klik op het tandwielpictogram en klik vervolgens op "Alle instellingen bekijken".

Zoek op het tabblad "Algemeen" van de instellingen het gedeelte "Standaard antwoordgedrag" en klik op het keuzerondje "Alles beantwoorden". Nadat u de instelling heeft ingeschakeld, bladert u naar de onderkant van de pagina en klikt u op "Wijzigingen opslaan".

Klik op het keuzerondje "Allen beantwoorden" in het gedeelte "Standaard antwoordgedrag".

Als u nu op "Beantwoorden" klikt, is de knop in plaats daarvan voor "Allen beantwoorden". Zorg ervoor dat u "Beantwoorden" gebruikt wanneer u het antwoord niet naar iedereen hoeft te sturen.

Als u deze instelling wijzigt, verandert de knop "Beantwoorden" in een knop "Allen beantwoorden".