Heb je ooit een belangrijke e-mail gemist omdat je inbox vol stond met eerdere, onbeantwoorde berichten? De meeste mensen hebben dit wel eens meegemaakt en bijna iedereen kent de afleiding van vijftig ongelezen e-mails die je aandacht opeisen zodra je 's ochtends je inbox opent.
Volgens studies besteden werknemers maar liefst 28 procent van hun week aan het lezen en beantwoorden van e-mails. Dat is meer dan een kwart van uw totale tijd op het werk. Hoeveel meer zou u kunnen bereiken als u niet constant met e-mails te maken had?
Wat is Postvak IN nul?
Inbox Zero is een concept ontwikkeld door Merlin Mann, een expert op het gebied van productiviteit. Hoewel de meeste mensen de "nul" in de naam interpreteren als verwijzing naar het aantal e-mails dat een persoon heeft, verwijst het oorspronkelijk naar hoeveel tijd mensen besteden aan het nadenken over e-mail. Als je geen e-mails hebt, besteed je er bijna geen tijd aan om erover na te denken.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe u het aantal ongelezen e-mails in uw inbox tot een absoluut minimum kunt beperken met behulp van de tools die beschikbaar zijn in Gmail, evenals praktijken die u op uw werkdag kunt toepassen om de zwerm e-mails die u ontvangt te temmen gedurende de dag.
Basisprincipes van e-mailbeheer
De eerste stap om uw e-mailproductiviteit te verbeteren, is het sluiten van uw inbox. Het klinkt misschien contra-intuïtief, maar het is beter om uzelf vaste tijdsperioden te geven om e-mails te lezen en te beantwoorden dan om ze te behandelen zodra ze binnenkomen. Onderzoek heeft aangetoond dat deadlines, al dan niet zelf opgelegd, de efficiëntie verbeteren en de tijd die aan een project wordt besteed verkorten.
Reserveer vijf minuten aan het begin van elk uur, of misschien twintig minuten aan het begin en einde van de dag, om e-mails te beantwoorden . Verwijder alle e-mails die duidelijk spam zijn . Als een e-mail twee minuten of minder nodig heeft om te beantwoorden, beantwoord deze dan eerst.
Als een e-mail meer tijd nodig heeft om te beantwoorden, verplaatst u deze naar een speciaal daarvoor bestemde map.
Gmail gebruiken om Inbox Zero te bereiken
Gmail is de meest gebruikte e-mailclient ter wereld, maar de meeste mensen realiseren zich niet hoe veelzijdig het platform eigenlijk is. Gmail zit boordevol tools en aanpasbare opties die je enorm veel controle geven over het uiterlijk. Inbox Zero wordt veel beter haalbaar wanneer u van deze tools profiteert.
Gebruik speciale sterren
Iedereen kent de mogelijkheid om een e-mail een ster te geven door op het sterpictogram te klikken, maar wist je dat er 12 verschillende sterren zijn die kunnen worden gebruikt? Klik op Instellingen > Alle instellingen weergeven > Algemeen en scrol vervolgens totdat u de subsectie Sterren ziet .
Er zijn verschillende kleuren sterren, maar er zijn ook pictogrammen zoals een uitroepteken, een vooruitspoelpijl, een vinkje, een vraagteken en een kleine i. Standaard is alleen de hoofdster actief, maar u kunt op een van de pictogrammen klikken en deze naar het gedeelte In gebruik slepen om ze te activeren.
Er verschijnt slechts één symbool in Gmail. Klik er meerdere keren op om door alle verschillende sterren te bladeren die je hebt geselecteerd. Kies minimaal vier symbolen: de standaardster, de rode ster, de kleine i en de groene ruit.
Stel meerdere inboxen en filters in
Je bent misschien al bekend met een aantal van de tabbladen die voor jou beschikbaar zijn in Gmail: Promoties, Persoonlijk, Sociaal, etc. Navigeer naar Instellingen > Postvak IN en klik naast Type Postvak IN op de vervolgkeuzelijst en selecteer Meerdere postvakken IN.
Er verschijnt een nieuwe sectie met de naam Meerdere inbox-secties. U kunt maximaal vijf aangepaste secties een naam geven om naast uw hoofdinbox te bekijken, hoewel er standaard twee zijn ingevuld. Het ene gedeelte is voor e-mails met ster, het andere voor concepten. Deze secties worden aangeduid door hun zoekopdrachten, dus je moet leren hoe elk van de speciale sterren wordt genoemd om secties voor hen opzij te zetten.
Dit zijn de namen van elke ster:
Het zoekqueryveld herkent verschillende operatoren, dus u kunt OR/AND-commando's gebruiken om meerdere sterren in dezelfde sectie op te nemen. Naast het veld Zoekopdracht staat het veld Sectienaam . Voer hier de specifieke naam in die u wilt dat het veld wordt genoemd.
Om Inbox Zero te bereiken, kun je het beste een paar specifieke secties instellen:
U kunt ervoor kiezen om een vijfde sectie in te stellen volgens uw behoeften, maar deze vier zullen de meest elementaire taken uitvoeren.
Postvak IN nul bereiken
Nu je je Gmail-instellingen hebt gewijzigd, is het tijd om alles in actie te brengen. Stel eerst uw filters in. Vul het volgende in:
| Zoekopdracht | Sectie naam |
| heeft: gele ster | Actie/antwoord vereist |
| heeft: rode ster | Dringend antwoord nodig |
| heeft: blue-info | Wachtende op antwoord |
| heeft: groen vinkje | gedelegeerd |
Wanneer u een e-mail ontvangt, is het eerste dat u moet doen, beslissen of u hierop moet reageren of dat u deze moet verwijderen. Als de e-mail spam is of gewoon geen reactie rechtvaardigt, verwijder deze dan onmiddellijk of archiveer hem.
Als de e-mail een reactie vereist en minder dan twee minuten duurt, beantwoord deze dan. Als u meer dan twee minuten nodig heeft, klikt u eenmaal op het sterpictogram . Als de e-mail dringend is en het volgende moet zijn waarop u reageert, klikt u tweemaal op het pictogram om het met een rode ster te markeren.
Als u eenmaal op een e-mail hebt gereageerd en op een antwoord wacht, klikt u driemaal op het sterpictogram om het aan te duiden als "In afwachting van antwoord". Als u een e-mail ontvangt die beter door iemand anders kan worden afgehandeld, stuurt u deze door naar de juiste persoon en klikt u vier keer op het sterpictogram om deze te markeren als 'Gedelegeerd'.
Kies wanneer u op uw e-mail wilt reageren en concentreer u erop alleen binnen die tijden te werken. Door uzelf deadlines te geven en periodes in te stellen voor het afhandelen van e-mail, vermindert u de hoeveelheid tijd die u in uw inbox doorbrengt, zodat u zich kunt concentreren op belangrijkere taken. Als u ervoor kiest om het aan het begin van het uur af te handelen, concentreer u dan eerst op het beantwoorden van dringende e-mails en handel daarna de rest af.
Door deze methoden in de praktijk te brengen, krijgt u binnenkort volledige controle over uw inbox. Als het al een puinhoop is, reserveer dan een half uur per dag om de e-mails die je al hebt te doorzoeken en te bepalen of ze belangrijk zijn of niet. Reageer op degenen die het nodig hebben, verwijder degenen die dat niet doen.
Het kan wat tijd kosten, maar filters , aangewezen inboxen en andere tools helpen je om Inbox Zero te bereiken - en je zult ontdekken welke technieken je het beste helpen om daar te blijven.
Het boek Atomic Habits, door James Clear, is een van de meest populaire zelfhulpboeken die momenteel op de markt zijn. We zullen niet te diep ingaan op de inhoud van dit boek, maar in dit artikel leer je hoe je Google Agenda kunt gebruiken om actie te ondernemen tegen de belangrijkste gedragingen die James in zijn boek benadrukt.
Door een tabel in Google Documenten te gebruiken, kunt u documentdetails structureren om lezers een gemakkelijkere manier te bieden om toegang te krijgen tot de informatie die u presenteert en deze te begrijpen. In plaats van lijsten of alinea's op te maken, kunt u uw gegevens invoeren in een rasterindeling voor een nette en schone weergave.
Het hebben van een gezin is tegenwoordig bijna net zo moeilijk als het runnen van een bedrijf. Er zijn boodschappen te doen, een budget om bij te houden en eindeloze afspraken en evenementen om bij te houden.
Heeft u zich ooit afgevraagd hoe uw installatie van Google Chrome altijd zelf bijgewerkt en gepatcht lijkt te blijven. Dit wordt bereikt door de eigen ingesloten processen van Google Chrome die contact opnemen met de Google-servers en ervoor zorgen dat uw browser gepatcht en veilig is.
Als u in een gebied woont dat vatbaar is voor bosbranden of als u een geliefde heeft die dat wel doet, dan is het volgen van bosbranden in Google Maps een absolute must. U kunt zien waar de branden zich bevinden, hoe wijdverbreid ze zijn en hoeveel maatregelen er zijn getroffen.
Google Cursive is een van de notitie-apps die vooraf zijn geïnstalleerd op veel Chromebooks met touchscreen. Het is een relatief nieuwe handgeschreven notitie-app van Google die exclusief is voor Chromebook.
Heb je ooit een YouTube-video keer op keer moeten herhalen? Misschien speel je een muziekvideo af op je laptop, die is aangesloten op een aantal luidsprekers en moet je hetzelfde nummer steeds opnieuw herhalen.
Bij het maken van Google Spreadsheets die andere mensen moeten invullen, kan een vervolgkeuzelijst het gegevensinvoerproces vereenvoudigen. U kunt de items voor uw vervolgkeuzelijst uit een ander celbereik halen of u kunt ze rechtstreeks invoeren.
Als YouTube niet werkt in Chrome, zijn er verschillende manieren om het probleem op te lossen. Hier leest u hoe u de meest voorkomende problemen met YouTube in Chrome kunt oplossen.
Wanneer u tijd online doorbrengt, kan het gemakkelijk zijn om de tijd uit het oog te verliezen. Je kunt zo gefocust raken op werk of onderzoek voor school dat je andere dingen vergeet die je moet doen.
Google Formulieren is een app met veel redenen om het aan te bevelen. Het is eenvoudig te gebruiken, gemakkelijk te delen en heeft een overzichtelijke interface.
Google Voice is een van de meest populaire VoIP-services (Voice Over IP) die tegenwoordig worden gebruikt. Dit komt vooral omdat de service gratis is, tenzij u van plan bent uw werkelijke mobiele telefoonnummer naar de service over te dragen.
Werkt de Google Assistent niet als je "OK Google" zegt? Helaas zijn er veel dingen waardoor de Google Assistent niet meer werkt.
Google Maps zou gesproken aanwijzingen moeten geven wanneer u naar een plaats begint te navigeren. Spraaknavigatie is super handig als je tijdens het autorijden of fietsen je ogen op de weg moet houden.
De beperkte modus van YouTube verbergt potentieel volwassen of schadelijke inhoud die onveilig is voor kinderen. De functie voorkomt ook dat gebruikers YouTube-video's kunnen bekijken of er opmerkingen aan kunnen toevoegen.
Nu meer mensen tegenwoordig thuiswerken, worden diensten als Google Meet en Zoom steeds populairder. U kunt een online videovergadering houden, ieders gezicht zien, chatten en zaken regelen.
Iedereen die Google Agenda op een computer gebruikt, zou op zijn minst enkele van de handige sneltoetsen voor Google Agenda moeten leren kennen. We zullen snelkoppelingen doornemen waarmee u uw agenda efficiënter kunt bekijken, navigeren en ermee kunt werken.
U kunt gemakkelijk inloggen en schakelen tussen meerdere Google-accounts in uw webbrowser. Dat maakt het gemakkelijk om de reeks web-apps en -services van Google te gebruiken met elk account, of het nu persoonlijk of werkgerelateerd is.
Als u zo ongeveer alles op uw computer schrijft, weet u waarschijnlijk hoe u Google Documenten moet gebruiken, misschien voor kantoorwerk of om samen te werken aan een schoolproject. Google Docs biedt een snelle manier om documenten te delen en eraan samen te werken waartoe u op meerdere apparaten toegang hebt.
Hoe "err_tunnel_connection_failed" in Google Chrome te repareren
Chrome toont standaard niet de volledige URL. Dit detail interesseert u misschien niet zoveel, maar als u om wat voor reden dan ook de volledige URL wilt weergeven, vindt u gedetailleerde instructies over hoe u Google Chrome de volledige URL in de adresbalk kunt laten weergeven.
Reddit veranderde hun ontwerp opnieuw in januari 2024. Het herontwerp is zichtbaar voor desktopbrowsergebruikers en vernauwt de hoofdfeed en biedt links
Het typen van je favoriete citaat uit je boek op Facebook kost tijd en zit vol met fouten. Ontdek hoe u Google Lens gebruikt om tekst uit boeken naar uw apparaten te kopiëren.
Soms, wanneer u in Chrome werkt, heeft u geen toegang tot bepaalde websites en krijgt u de foutmelding 'Fix Server DNS-adres kan niet worden gevonden in Chrome'. Hier ziet u hoe u het probleem kunt oplossen.
Herinneringen zijn altijd het belangrijkste hoogtepunt van Google Home geweest. Ze maken ons leven zeker gemakkelijker. Laten we een korte rondleiding geven over hoe u herinneringen kunt maken op Google Home, zodat u nooit belangrijke boodschappen hoeft te doen.
Hoe u uw wachtwoord op de Netflix-streamingvideoservice kunt wijzigen met uw favoriete browser of Android-app.
Als u het bericht Pagina's herstellen op Microsoft Edge wilt verwijderen, sluit u gewoon de browser of drukt u op de Escape-toets.
Als uw Bitwarden-wachtwoordhint verbeterd kan worden, zijn dit de stappen om deze in minder dan een minuut te wijzigen.
Als uw afbeeldingen niet in een Google-document worden weergegeven, kan het probleem verschillende redenen hebben. Hier zijn enkele mogelijke oplossingen
Beheers de toepassing Google Spreadsheets door te leren hoe u kolommen kunt verbergen en zichtbaar maken. U kunt dit doen op zowel computers als mobiele apparaten.
