Out of Office instellen in Gmail

Als u algemene e-mailclients gebruikt in een zakelijke omgeving zoals Outlook, bent u waarschijnlijk gewend om uw afwezigheidsbericht in te stellen . Wist je dat je ook afwezigheidsantwoorden in Gmail kunt instellen?

Aangezien de meeste mensen Gmail als hun persoonlijke e-mailaccount gebruiken, kan het handig zijn om mensen te laten weten wanneer u op vakantie of vakantie bent.

Dit doen is vrij eenvoudig in Gmail, maar het proces is iets anders dan je misschien gewend bent in Outlook. In dit artikel leer je hoe je afwezigheid instelt in Gmail, hoe je het uitschakelt en wat mensen van je kunnen verwachten als je het hebt ingeschakeld.

Out of Office instellen in Gmail

Als u op het punt staat een tijdje op vakantie te gaan en mensen wilt laten weten dat u misschien niet zo snel als gewoonlijk op hun e-mail kunt reageren, is een afwezigheidsbericht de juiste keuze.

Log eerst in op uw Gmail-account om aan de slag te gaan met de onderstaande stappen.

1. Selecteer het tandwielpictogram Instellingen in de rechterbovenhoek van uw Gmail-account.

2. Selecteer Alle instellingen bekijken bovenaan de lijst Instellingen.

3. Scrol omlaag naar het gedeelte Vakantieresponder onderaan. Wijzig de instelling in Vakantieresponder aan .

4. Selecteer de eerste dag van uw vakantie. Typ de onderwerpregel en het bericht dat u automatisch wilt beantwoorden wanneer mensen u een e-mail sturen.

Let op de volgende opties wanneer u dit formulier invult.

• U hoeft geen Laatste dag in te schakelen en te selecteren , maar het is een goed idee om te zorgen dat u niet vergeet uw Vakantie-responder ingeschakeld te laten.
• Standaard gebruikt het berichtveld een rijke opmaakeditor waar u de opmaakbalk kunt gebruiken om de berichttekst op te maken. Als u Platte tekst selecteert boven het berichtveld, verandert de opmaak in platte tekst.
• Selecteer Alleen een reactie sturen naar mensen in mijn Contacten als u de automatische antwoorden van de Vakantie-responder alleen wilt richten op mensen die u al kent en alle anderen wilt negeren. Dit is een goed idee als je niet wilt dat vreemden weten dat je voor langere tijd van huis bent. 

5. Selecteer Wijzigingen opslaan om de Vakantie-responder in te schakelen.

Hoe Out of Office in Gmail uit te schakelen

Er zijn twee manieren waarop u de Vakantie-responder kunt uitschakelen. Terwijl het is ingeschakeld, zie je een bericht bovenaan je inbox over de status van de responder.

U kunt Nu beëindigen selecteren om de responder onmiddellijk uit te schakelen. Dit is een snelle manier om het uit te schakelen zonder dat u uw Gmail-instellingen opnieuw hoeft te doorzoeken om de responderinstellingen te wijzigen.

Als u de Vakantie-responder echter liever uitschakelt in de Gmail-instellingen, kunt u ofwel Vakantie-instellingen selecteren in het meldingsbericht, of u kunt teruggaan naar uw Gmail-instellingenvenster.

Scrol terug naar de onderkant van het Gmail-instellingenmenu om het gedeelte Vakantieresponder weer te vinden.

Selecteer Vakantieresponder uit om de automatische responder uit te schakelen. 

Opmerking: u hoeft dit niet te doen als u het veld Laatste dag hebt ingesteld op de einddatum van uw vakantie. De Vakantieresponder wordt na deze datum automatisch uitgeschakeld.

Maar als u de Vakantie-responder wilt uitschakelen vóór de instelling Laatste dag, werkt de bovenstaande procedure.

Hoe Gmail Vacation Responder werkt

Houd er rekening mee dat aangezien u alleen de start- en einddatum voor de Vakantieresponder kunt invoeren, de tijden automatisch per e-mail worden ingesteld.

• Startdatum Tijd: 00:00 uur middernacht
• Einddatum Tijd: 23:59 uur

Als u liever hebt dat de tijd begint om middernacht voordat uw vakantie begint, stelt u de startdatum een ​​dag eerder in dan het begin van uw vakantie.

Mensen die je een e-mail sturen terwijl je de Vakantie-responder hebt ingeschakeld, zien het volgende gedrag van je Gmail-account.

• Mensen zien je automatische reactie de eerste keer dat ze je een bericht sturen. Als ze je opnieuw een bericht sturen, wordt het automatische antwoord niet verzonden.
• Als er vier dagen verstrijken en dezelfde persoon u een bericht stuurt, wordt de automatische reactie opnieuw geactiveerd.
• Als je je vakantiereactie bewerkt, begint de timer opnieuw en krijgt iedereen die je de eerste keer na het bewerken een bericht stuurt een automatische reactie.
• Gmail is slim genoeg om niet automatisch te reageren op berichten die automatisch in de spammap of mailinglijsten terechtkomen.
• Andere Gmail-gebruikers zien uw afwezigheidsstatus als ze beginnen met het opstellen van een e-mail aan u. 

Creëer slimmere afwezigheidsantwoorden in Gmail met filters

Als u een meer gericht automatisch antwoord wilt maken met aangepaste berichten voor specifieke mensen, kunt u dit doen met behulp van Gmail-filters .

1. Voordat u een filter kunt gebruiken om automatisch opnieuw af te spelen, moet u een e-mailsjabloon maken om mee te antwoorden. Om dit te doen, stelt u een nieuwe e-mail op in Gmail met de e-mail waarmee u wilt antwoorden. Selecteer vervolgens het menu met de drie stippen "Meer" in de rechterbenedenhoek van het venster en selecteer Sjablonen , selecteer Concept opslaan als sjabloon en selecteer vervolgens Opslaan als nieuwe sjabloon .

1. Geef de sjabloon een naam in het pop-upvenster.

1. Ga terug naar Gmail-instellingen om toegang te krijgen tot Gmail-filters. Selecteer Filters en geblokkeerde adressen bovenaan het venster Instellingen.

1. Scrol naar de onderkant van deze pagina en selecteer Een nieuw filter maken .

4. Typ in het formulier Filter maken het e-mailadres waarop u automatisch wilt antwoorden in het veld Van . Selecteer Filter maken als u klaar bent.

1. Schakel in het venster Filter maken het selectievakje naast Sjabloon verzenden in . Selecteer in de vervolgkeuzelijst de Boss Reply- sjabloon die u eerder hebt gemaakt.

1. Selecteer ten slotte de knop Filter maken onderaan en uw nieuwe filter en automatische beantwoording is nu actief.

Elke keer dat de persoon met het adres dat u in het filter hebt gedefinieerd, u een e-mail stuurt, ontvangt deze persoon een afwezigheidsbericht met de sjabloon die u heeft gemaakt.