Jak włączyć i używać szablonów wiadomości e-mail w Gmailu

W przestrzeni roboczej poczta e-mail staje się powszechnym środkiem komunikacji i udostępniania raportów z pracy. W wielu przypadkach e-maile przekazywane współpracownikom mają tę samą treść zapisaną w treści wiadomości, tyle że załączniki są inne.

Mogą to być e-maile z gratulacjami, e-maile z pozdrowieniami lub e-maile, przez które użytkownicy wysyłają raporty i dokumenty o tej samej treści wiadomości e-mail — „Proszę znaleźć pliki załączone do tego e-maila.

Przez jakiś czas wielokrotne pisanie tego samego e-maila, a nawet kopiowanie go za każdym razem, gdy tworzysz nowy e-mail, staje się irytujące.

Możesz oszczędzić sobie tego całego zgiełku, korzystając z szablonów wiadomości e-mail, które tworzą szablon wiadomości e-mail, którą można wielokrotnie wysyłać do różnych użytkowników. Zaoszczędzi to trochę czasu podczas tworzenia wiadomości e-mail i być może nie będzie Cię już denerwować.

Przeczytaj więcej: Jak wyłączyć Google Meet w aplikacji i przeglądarce Gmail

Oto jak włączyć szablony e-maili w Gmailu i używać ich w celu zwiększenia wydajności :

Jak włączyć szablony w wiadomości e-mail?

Szablony są domyślnie wyłączone na Twoim koncie Gmail. Musisz go włączyć w zaawansowanych ustawieniach Gmaila, zanim zaczniesz z niego korzystać. Wykonaj tę procedurę w kolejności sekwencyjnej, aby włączyć szablony w Gmailu:

Krok 1: Przejdź do przycisku Ustawienia Cog w prawym górnym rogu paska zadań Gmaila.

Krok 2: Z menu rozwijanego wybierz opcję Zobacz wszystkie ustawienia .

Krok 3: Stamtądprzejdź do menu Zaawansowane w ustawieniach Gmaila.

Krok 4: Przewiń menu w dół. Tam zobaczyszopcję szablonu ustawioną jako Wyłączony Kliknijprzycisk Włącz .

Krok 5: Zapisz nowe ustawienia .

Przeczytaj więcej: Jak pracować z zadaniami w Gmailu?

Jak tworzyć szablony wiadomości e-mail w Gmailu?

Szablony wiadomości e-mail są zapisywane w postaci wiadomości e-mail, które mają tę samą treść w treści wiadomości. Te skomponowane e-maile mogą być używane wielokrotnie bez ciągłego wpisywania, a zamiast tego można je bezpośrednio pobrać z listy szablonów. Oto jak utworzyć taki plik, aby zwiększyć produktywność w Gmailu :

Krok 1: Kliknijprzycisk Utwórz .

Krok 2: Przygotuj e-mail, wpisując treść e-maila.

Krok 3: Teraz, przed zapisaniem wersji roboczej, kliknij pionowe wielokropki (przycisk z trzema kropkami) w prawym dolnym rogu pola kompozycji wiadomości e-mail.

Krok 4: Kliknij Szablony, a następnie w wyświetlonym menu bocznym kliknij Zapisz wersję roboczą jako szablon .

Krok 5: Kliknij Zapisz jako nowy szablon Ponieważ jest to pierwszy szablon, jaki kiedykolwiek stworzono, nie możesz nadpisać starego (przejdziemy do tego w dalszej części tego artykułu).

Krok 6: Wpisz nazwę szablonu i kliknij Zapisz. Twój nowy szablon został utworzony.

Przeczytaj więcej: Jak korzystać z funkcji przesuwania w Gmailu?

Jak nadpisać poprzedni szablon?

Nadpisywanie kont szablonów w celu zmiany treści wiadomości e-mail w określonym szablonie i zapisania go na wcześniej zapisanym szablonie bez tworzenia nowego. Oto jak możesz zastąpić szablon w Gmailu:

Krok 1: Kliknij Utwórz i opracuj zmienioną wiadomość e-mail ze świeżą treścią.

Krok 2: Kliknij pionowe elipsy (przycisk z trzema kropkami) w prawym dolnym rogu pola kompozycji wiadomości e-mail.

Krok 3: Kliknij Szablony, a następnie w wyświetlonym menu bocznym kliknij Zapisz wersję roboczą jako szablon .

Krok 4: Stamtąd w obszarze Zastąp szablon kliknij nazwę wcześniej zapisanego szablonu wiadomości e-mail.

Krok 5: Kliknij Zapisz .

Czytaj więcej: Jak korzystać z wiadomości e-mail z archiwum Gmaila?

Jak wstawić szablon, aby go użyć?

Wstawianie szablonu to łatwy proces. Zobaczysz, jak korzystanie z szablonu do wiadomości e-mail może być zarówno oszczędne, jak i bezstresowe:

Krok 1: Rozpocznij tworzenie wiadomości e-mail .

Krok 2: Kliknij pionowe elipsy (przycisk z trzema kropkami) w prawym dolnym rogu pola kompozycji wiadomości e-mail.

Krok 3: Kliknij Szablony, a następnie w wyświetlonym menu bocznym kliknij Szablon wstawki.

Teraz wybrany szablon zostanie dodany do nowego e-maila. Możesz go dalej sformatować i załączyć wymagane dokumenty przed wysłaniem do odbiorcy. W ten sposób unikniesz kłopotów z ciągłym wpisywaniem obowiązkowej treści.

Przeczytaj więcej: Jak pozbyć się promocyjnych wiadomości e-mail z Gmaila?

Jak usunąć szablon wiadomości e-mail w Gmailu?

Usunięcie szablonu to właściwy wybór, jeśli nie chcesz już z niego korzystać. Oto jak usunąć szablon Gmaila, który nie jest dla Ciebie przydatny:

Krok 1: Rozpocznij tworzenie wiadomości e-mail .

Krok 2: Kliknij pionowe elipsy (przycisk z trzema kropkami) w prawym dolnym rogu pola kompozycji wiadomości e-mail.

Krok 3: Kliknij Szablony, a następnie z wynikowego menu bocznego kliknij Usuń szablon.

Krok 4: W kolejnym kroku po prostu kliknij nazwę szablonu, który chcesz trwale usunąć.

W ten sposób szablony Gmaila mogą być bardzo pomocne dla użytkowników, którzy muszą codziennie wysyłać e-maile z taką samą treścią, a może do użytku osobistego.

Może Ci się spodobać

Jak pobrać dane Gmail MBOX za pomocą Google Takeout

Jak włączyć tryb ciemny Gmaila na Androida i iOS

Jak korzystać z nowego trybu offline i trybu poufnego Gmaila

Jak przekazywać wiele wiadomości e-mail w Gmailu za jednym razem?