Jak zapisać wiadomość e-mail programu Outlook jako dokument PDF?

Outlook to popularny klient poczty e-mail, z którego korzystają miliony ludzi na całym świecie. Chociaż jest to doskonałe narzędzie do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail, nie ma wbudowanej opcji zapisywania wiadomości e-mail w formacie PDF. Tutaj właśnie wchodzi w grę zapisywanie wiadomości e-mail programu Outlook jako narzędzi do obsługi dokumentów PDF. W tym obszernym przewodniku przeprowadzimy Cię przez kolejne etapy zapisywania wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF, dzięki czemu Twoje cenne wiadomości zostaną zachowane i będą łatwo dostępne. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy entuzjastą technologii, ten przewodnik będzie dla Ciebie nieoceniony, jeśli chodzi o uproszczenie zarządzania pocztą e-mail.

Jak zapisać wiadomość e-mail programu Outlook w formacie PDF?

Dlaczego warto zapisywać wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF?

Zanim przejdziemy do części „jak to zrobić”, przyjrzyjmy się pokrótce dlaczego. Zapisywanie wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF ma kilka istotnych zalet:

Uniwersalna kompatybilność: pliki PDF są uniwersalnie kompatybilne, co gwarantuje, że zawartość wiadomości e-mail pozostanie dostępna niezależnie od urządzenia i oprogramowania, z którego korzysta odbiorca.

Zachowanie formatowania: pliki PDF zachowują oryginalne formatowanie wiadomości e-mail, w tym czcionki, obrazy i hiperłącza, dzięki czemu nic nie zostanie utracone w tłumaczeniu.

Wymagania prawne i dotyczące zgodności: Wiele branż i organizacji wymaga archiwizacji wiadomości e-mail ze względów prawnych i związanych ze zgodnością. Pliki PDF służą jako niezawodny i akceptowany format.

Łatwe udostępnianie: pliki PDF można łatwo udostępniać, co ułatwia wysyłanie ważnych e-maili do współpracowników lub klientów bez martwienia się o problemy ze zgodnością.

Teraz, gdy rozumiesz korzyści, przejdźmy do przewodnika krok po kroku dotyczącego zapisywania wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF.

Przeczytaj także: Jak wysyłać zaszyfrowane wiadomości e-mail za pomocą Gmaila i Outlooka?

Zapisz wiadomość e-mail programu Outlook jako plik PDF

Metoda 1: Korzystanie z okna dialogowego Drukuj

Jednym ze sposobów zapisania wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF jest użycie okna dialogowego drukowania. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

Krok 1: Otwórz wiadomość e-mail programu Outlook, którą chcesz zapisać w formacie PDF.

Krok 2: Kliknij kartę Plik .

Krok 3: Kliknij Drukuj.

Krok 4: Z menu rozwijanego Drukarka wybierz opcję Microsoft Print to PDF.

Krok 5: Kliknij Drukuj.

Krok 6: W oknie dialogowym Zapisz jako wybierz lokalizację i nazwę pliku PDF.

Krok 7: Kliknij Zapisz.

Przeczytaj także: Najlepsze oprogramowanie do odzyskiwania poczty e-mail dla programu Microsoft Outlook

Metoda 2: Korzystanie z konwertera plików PDF innej firmy

Jeśli chcesz zapisać wiele wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF lub potrzebujesz większej kontroli nad procesem konwersji, możesz skorzystać z konwertera plików PDF innej firmy. Dostępnych jest wiele różnych konwerterów plików PDF, zarówno bezpłatnych, jak i płatnych. Chociaż program Microsoft Outlook może nie oferować bezpośredniej funkcji „Zapisz jako plik PDF”, istnieje sprytne obejście, które pozwala osiągnąć ten sam rezultat. Możesz zacząć od zapisania wiadomości e-mail programu Outlook jako pliku w formacie HTML, a następnie skorzystać z wydajnego konwertera plików PDF, aby przekształcić tę wiadomość e-mail w formacie HTML do formatu PDF.

Doskonałym rozwiązaniem do tego zadania jest Systweak PDF Editor , solidne i wszechstronne narzędzie PDF, które usprawnia proces konwersji wiadomości e-mail programu Outlook do formatu PDF. Wszechstronność tego edytora PDF wyróżnia go. Nie tylko bez wysiłku konwertuje wiadomości e-mail programu Outlook do plików PDF, ale także umożliwia konwersję załączników z różnych formatów, takich jak Excel, Word, PowerPoint i innych, do plików PDF.

Krok 1: Otwórz wiadomość e-mail programu Outlook, którą chcesz zapisać w formacie PDF.

Krok 2: Zapisz wiadomość e-mail jako plik HTML. Aby to zrobić, kliknij kartę Plik , kliknij opcję Zapisz jako i wybierz opcję *HTML (*.htm; .html) z menu rozwijanego Zapisz jako typ .

Krok 3: Otwórz edytor Systweak PDF Editor i wybierz „Otwórz PDF”. Teraz znajdź plik HTML zawierający wiadomość e-mail programu Outlook i kliknij „Otwórz”. Teraz pozwól, aby w programie rozpoczął się proces konwersji programu Outlook do formatu PDF.

Krok 5: Po zakończeniu procesu konwersji powstały plik PDF zostanie automatycznie otwarty w edytorze Systweak PDF Editor.

Krok 6: Aby zapisać go jako plik PDF, po prostu kliknij „Plik” , a następnie wybierz przycisk „Zapisz jako” w edytorze Systweak PDF Editor.

Przeczytaj także: Jak przekonwertować plik PDF na program Excel bez utraty formatowania?

Konwertuj pocztę Outlook na format PDF

Nauka zapisywania wiadomości e-mail programu Outlook w formacie PDF to cenna umiejętność, która może uprościć zarządzanie pocztą e-mail, zwiększyć kompatybilność i zapewnić zachowanie kluczowych informacji. Wykonując proste kroki opisane w tym przewodniku, możesz bez wysiłku konwertować wiadomości e-mail na pliki PDF, dzięki czemu będą one bardziej dostępne i łatwiejsze do udostępniania.

Dzięki edytorowi Systweak PDF Editor zarządzanie wiadomościami e-mail programu Outlook w formacie PDF staje się bezproblemowym i wszechstronnym przedsięwzięciem. Pożegnaj problemy ze zgodnością i przywitaj się z płynną konwersją plików PDF.

Aby uzyskać więcej poradników dotyczących rozwiązywania problemów, list oraz porad i wskazówek dotyczących systemów Windows, Android, iOS i macOS, śledź nas na Facebooku , Instagramie , Twitterze , YouTube i Pintereście .

Następny artykuł: Jak zaplanować pocztę e-mail w programie Outlook