Jak śledzić zmiany w programie Excel

Szukasz sposobu na śledzenie zmian wprowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel? Istnieje wiele przypadków, w których musisz rozesłać plik do wielu osób i śledzić, jakie zmiany zostały wprowadzone. Możesz chcieć śledzić, kiedy zmiana została wprowadzona, kto ją wprowadził, w której komórce nastąpiła zmiana i jakie dane zostały zmienione.

Excel ma wbudowane funkcje śledzenia, które mogą obsłużyć wszystkie powyższe przypadki. Możesz łatwo przejrzeć wszystkie zmiany bezpośrednio w arkuszu, a także zaakceptować lub odrzucić każdą zmianę. Należy pamiętać o kilku kwestiach dotyczących funkcji śledzenia w programie Excel:

Spis treści

• Włączanie śledzenia
• Skonfiguruj śledzenie
• Przeglądanie zmian

1. Włączenie śledzenia nie oznacza możliwości cofnięcia zmian w arkuszu kalkulacyjnym do poprzedniego stanu w czasie. Jest to w zasadzie plik dziennika, który rejestruje wszystko i to wszystko. Możesz ręcznie przejść i zobaczyć, jakie dane zostały usunięte lub dodane, ale musisz samodzielnie wprowadzić zmiany w arkuszu kalkulacyjnym.

2. Włączenie śledzenia nie oznacza, że ​​każda wprowadzona zmiana zostanie zarejestrowana. Wszystkie dane przechowywane w komórce są śledzone, ale inne zmiany, takie jak formatowanie, nie są śledzone. Inne zmiany, które nie są śledzone, obejmują ukrywanie/odkrywanie wierszy i kolumn, komentarze i wartości komórek, które zmieniają się w wyniku ponownego obliczenia formuły.

3. Historia zmian jest domyślnie przechowywana tylko przez 30 dni. Jeśli wprowadzisz zmiany w arkuszu programu Excel, a następnie ponownie otworzysz skoroszyt 45 dni później, będziesz mieć możliwość wyświetlenia historii zmian dla wszystkich 45 dni, aż do zamknięcia skoroszytu. Gdy ją zamkniesz, historia zmian starsza niż 30 dni zniknie. Oznacza to, że następnym razem, gdy go otworzysz, nie będziesz mógł zobaczyć tej zmiany, którą wprowadziłeś 45 dni wcześniej.

4. Za każdym razem, gdy włączysz śledzenie, skoroszyt staje się udostępnionym skoroszytem. Oznacza to, że wielu użytkowników będzie wprowadzać zmiany w dokumencie.

Teraz, gdy znasz już podstawy działania śledzenia w programie Excel, porozmawiajmy o tym, jak je włączyć, zmienić ustawienia i śledzić zmiany!

Włączanie śledzenia

Śmiało, włączmy najpierw śledzenie. Otwórz program Excel i kliknij kartę Recenzja  na wstążce. Po prawej stronie powinna być widoczna opcja o nazwie Śledź zmiany  w sekcji Zmiany .

Kliknij przycisk i wybierz  Podświetl zmiany . Otrzymasz okno dialogowe, w którym musisz teraz zaznaczyć opcję „Śledź zmiany podczas edycji. Spowoduje to również udostępnienie twojego skoroszytu” .

Masz tutaj kilka opcji, w tym  Kiedy , Kto i Gdzie . Dla When , All oznacza, że ​​każda zmiana zostanie podświetlona. Masz również możliwość wyróżnienia zmian od ostatniego zapisania dokumentu, od określonej daty lub zmian, które nie zostały jeszcze sprawdzone.

Jeśli zaznaczysz  Kto , możesz wybrać śledzenie zmian wprowadzonych przez kogokolwiek lub zmian wprowadzonych przez wszystkich oprócz Ciebie. Opcja Gdzie  umożliwia śledzenie zmian tylko w określonej części arkusza kalkulacyjnego. Po prostu kliknij przycisk po prawej stronie i wybierz zakres komórek, które chcesz śledzić.

Na koniec możesz odznaczyć opcję Zaznacz zmiany na ekranie, jeśli nie chcesz, aby inni wiedzieli, że śledzisz zmiany. Domyślnie po rozpoczęciu śledzenia i wybraniu tej opcji każda zmieniona komórka będzie wyświetlać małą strzałkę w lewym górnym rogu, aby wskazać, że została zmieniona.

Ponadto, jeśli klikniesz zmienioną komórkę (z włączonym podświetleniem zmian na ekranie ), pojawi się małe wyskakujące okienko pokazujące, z jakiej wartości została zmieniona i zmieniona oraz o której godzinie. Jeśli odznaczysz opcję Wyróżnij zmiany na ekranie, ten mały czarny trójkąt nie pojawi się.

Więc to, co możesz zrobić, to na przykład ukryć zmiany na ekranie, nie zaznaczając pola, wysłać swój plik do wszystkich, którzy muszą wprowadzić w nim zmiany, a kiedy go odzyskasz, po prostu przejdź do Śledź zmiany i sprawdź ponownie pudełko.

Skonfiguruj śledzenie

Następnym krokiem jest przyjrzenie się ustawieniom śledzenia i dostosowanie ich do swoich potrzeb. Aby to zrobić, kliknij przycisk Udostępnij skoroszyt znajdujący się bezpośrednio po lewej stronie przycisku Śledź zmiany . Kliknij kartę Zaawansowane , gdy pojawi się okno dialogowe Udostępnij skoroszyt .

Tutaj możesz zmienić liczbę dni przechowywania historii zmian na inną niż 30 dni. Domyślnie zmiany są aktualizowane podczas zapisywania pliku, ale można to zrobić tak, aby odbywało się to automatycznie co kilka minut. Na koniec możesz wybrać, w jaki sposób chcesz rozwiązywać konflikty: albo pytając, albo po prostu pozwalając, by ostatnia zmiana podczas zapisywania pliku wygrała.

Przeglądanie zmian

Po włączeniu śledzenia i wprowadzeniu kilku zmian możesz ponownie kliknąć przycisk Śledź zmiany, kliknąć Podświetl zmiany, a zauważysz, że pole Lista zmian w nowym arkuszu nie jest już wyszarzone.

Sprawdź to i kliknij OK. Zostanie dodany nowy arkusz roboczy o nazwie Historia , który umożliwi przeglądanie wszystkich zmian wprowadzonych w tym skoroszycie.

W pewnym momencie będziesz musiał zatwierdzić lub odrzucić zmiany. Możesz przejrzeć wszystkie zmiany, a następnie wybrać te, które chcesz zachować lub odrzucić.

Po prostu ponownie kliknij Śledź zmiany i wybierz Zaakceptuj/Odrzuć zmiany . Wybierz opcje, aby wybrać zmiany, które chcesz zaakceptować lub odrzucić. Jeśli chcesz przejrzeć wszystkie zmiany, po prostu pozostaw pole Gdy zaznaczone i upewnij się, że jest ustawione na Nie sprawdzone .

Kliknij OK, a program Excel zacznie pokazywać każdą wprowadzoną zmianę i zaoferuje opcję Zaakceptuj lub Odrzuć . Możesz także zaakceptować wszystkie lub odrzucić wszystkie zmiany, jeśli chcesz.

Jeśli odrzucisz zmianę, natychmiast powróci ona do pierwotnej wartości w tej komórce. Warto zauważyć, że jeśli inna komórka odwołuje się do zawartości odrzuconej komórki, ta wartość również się zmieni, gdy wartość komórki, do której się odwołuje, powróci. Może to spowodować uszkodzenie formuł itp., więc należy zachować ostrożność.

Otóż ​​to! Teraz możesz łatwo śledzić wszelkie zmiany wprowadzone w arkuszu kalkulacyjnym Excel, korzystając z tej wbudowanej funkcji. Jeśli masz jakieś pytania, opublikuj komentarz. Cieszyć się!