Jak korzystać ze śledzenia zmian w Dokumentach Google

Niezależnie od tego, czy piszesz solo, czy współpracujesz z zespołem, możliwości współpracy Dokumentów Google są niezaprzeczalne. Czy jednak kiedykolwiek zagubiłeś się w edycjach i zastanawiałeś się, kto dokonał tej kluczowej zmiany i kiedy to nastąpiło? Nie bój się! W tym artykule dowiesz się, jak skutecznie śledzić zmiany w Dokumentach Google.

Ale dlaczego w ogóle chcesz śledzić zmiany? Po pierwsze, podczas pracy z wieloma współpracownikami śledzenie zmian eliminuje zamieszanie co do tego, kto i kiedy dokonał jakich zmian. Upraszcza także proces przekazywania informacji zwrotnej i uzyskiwania zgód.

Dodatkowo, jeśli pracujesz w pojedynkę, śledzenie zmian może służyć jako osobista historia wersji, umożliwiając w razie potrzeby bezproblemowy powrót do poprzednich wersji dokumentu. Mając to na uwadze, zacznijmy od artykułu.

Jak włączyć tryb sugerowania w Dokumentach Google

Tryb sugerowania pozwala proponować zmiany bez obawy, że przypadkowo zmienisz oryginalny tekst. Po włączeniu trybu sugerowania Twoje zmiany będą wyróżnione lub przekreślone, a każdej zmianie będzie towarzyszyć pole sugestii. W ten sposób właściciel dokumentu może szybko przejrzeć i zaakceptować lub odrzucić Twoje propozycje. 

Zacznijmy od kroków dla pulpitu.

Na pulpicie

Krok 1 : Otwórz Dokumenty Google w preferowanej przeglądarce na komputerze z systemem Windows lub Mac. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, w którym chcesz zasugerować zmiany, i kliknij go.

Otwórz Dokumenty Google

Krok 2 : W dokumencie kliknij ikonę ołówka w prawym górnym rogu i z rozwijanego menu wybierz Sugerowanie.

Otóż ​​to. Tryb sugerowania jest teraz włączony. Odtąd wszystkie Twoje zmiany będą śledzone i wyróżniane zielonym przekreśleniem i kolorem tekstu. Pamiętaj, że istniejący tekst w dokumencie pozostanie czarny. 

Jeśli nie możesz uzyskać dostępu do swojego komputera, a chcesz zrobić to samo za pomocą urządzenia mobilnego, czytaj dalej.

W aplikacji mobilnej Dokumenty Google

Krok 1 : Uruchom aplikację mobilną Dokumenty Google na urządzeniu z Androidem lub iOS. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, w którym chcesz włączyć sugestie.

Krok 2 : Po załadowaniu dokumentu dotknij ikony z trzema kropkami w prawym górnym rogu. Z menu rozwijanego wybierz opcję Zaproponuj zmiany.

Proszę bardzo. Teraz Twoje zmiany będą wyróżnione lub przekreślone, a możesz nawet zostawić komentarz wyjaśniający swoje rozumowanie. Pytasz, czy sugerowanie to to samo, co śledzenie zmian w Dokumentach Google? No tak. Sugerowanie działa praktycznie tak samo, jak opcja śledzenia zmian w Dokumentach Google. Obie funkcje umożliwiają proponowanie zmian w dokumencie bez bezpośredniego modyfikowania oryginalnego tekstu.

Jak zaprosić innych użytkowników do sugerowania zmian

Śledzenie zmian pozwala wprawdzie skutecznie dopracować swoją pracę, ale jest czasochłonne. Możesz jednak zaprosić bystre osoby do wniesienia wkładu i przedstawienia wnikliwych sugestii. Zbadamy, jak przyznać dostęp do komentarzy, zasugerować konkretne ulepszenia i informować wszystkich na bieżąco. 

Zacznijmy od kroków dla pulpitu.

Na pulpicie

Krok 1 : Otwórz Dokumenty Google w preferowanej przeglądarce na komputerze z systemem Windows lub Mac. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, w którym chcesz zasugerować zmiany, i kliknij go.

Otwórz Dokumenty Google

Krok 2 : Teraz kliknij opcję Plik w menu na górnym pasku. Następnie wybierz opcję Udostępnij z rozwijanego menu i wybierz opcję „Udostępnij innym” z rozwiniętego menu.

Krok 3 : W trybie Udostępnij dodaj adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić, aby zasugerowała zmiany w dokumencie, nad którym pracujesz. Jeśli uzyskałeś pozwolenie, kliknij ikonę jodełki (strzałki) i wybierz opcję Komentujący.

Uwaga : dostęp do edytora umożliwia użytkownikom wprowadzanie zmian bez śledzenia, a osoba przeglądająca może jedynie przeglądać dokument.

Krok 4 : Gdy wszystko jest już gotowe, kliknij Wyślij.

Proszę bardzo. Zaproszony użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z informacją o zaproszeniu, z której będzie mógł przejść do Dokumentów Google i zgłosić niezbędne sugestie w formie komentarzy. Jako redaktor możesz śledzić i aktualizować lub ignorować ich sugestie, co omówimy w następnej sekcji. 

Jeśli jesteś w drodze i chcesz zaprosić kogoś za pomocą urządzenia mobilnego, czytaj dalej. 

W aplikacji mobilnej Dokumenty Google

Krok 1 : Uruchom aplikację mobilną Dokumenty Google na urządzeniu z Androidem lub iOS. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, do którego chcesz zaprosić użytkowników do edycji dokumentu.

Krok 2 : Stuknij ikonę Udostępnij u góry dokumentu. Na następnym ekranie wprowadź adres e-mail konta użytkownika. 

Krok 3 : Po dodaniu adresu e-mail zmień uprawnienia użytkownika z Edytora na Commeter w dolnym arkuszu. Na koniec dotknij ikony Wyślij u góry. 

Otóż ​​to. Zaproszona osoba otrzyma powiadomienie e-mail z linkiem do konkretnej sekcji dokumentu, w której poprosiłeś o sugestie. Następnie mogą wpisać swoje sugestie w polu komentarza i wybrać opcję zaproponowania zmian w dostępnych opcjach.

Przeczytaj także : Jak korzystać z Dokumentów Google w trybie offline na komputerze i telefonie komórkowym

Jak akceptować lub odrzucać prośby o sugestie w Dokumentach Google

Zaakceptowanie lub odrzucenie proponowanych zmian pozwala na nadanie dokumentowi ostatecznej formy. Niezależnie od tego, czy chodzi o konstruktywną krytykę, czy o grzeczną odmowę wprowadzenia zmian, poniższe kroki wyposażą Cię w narzędzia umożliwiające pewne zarządzanie procesem wspólnego edytowania.

Zacznijmy od kroków dla pulpitu.

Na pulpicie

Krok 1 : Otwórz Dokumenty Google w preferowanej przeglądarce na komputerze z systemem Windows lub Mac. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, w którym chcesz zasugerować zmiany, i kliknij go.

Otwórz Dokumenty Google

Jeśli komentatorzy przesłali jakieś sugestie, zobaczysz je na zielono. Możesz je zaakceptować lub odrzucić.

Krok 2 : Kliknij czerwoną linię w dokumencie Dokumentów Google. Aby zaakceptować, kliknij znacznik wyboru. Aby odrzucić, kliknij krzyżyk (X). Jeśli masz wątpliwości lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat przedstawionej sugestii, możesz zostawić komentarz.

Proszę bardzo. Teraz możesz bezproblemowo zintegrować lub odrzucić proponowane zmiany w Dokumentach Google. A co, jeśli chcesz zrobić to samo na urządzeniu mobilnym? Kontynuuj czytanie.

W aplikacji mobilnej Dokumenty Google

Krok 1 : Uruchom aplikację mobilną Dokumenty Google na urządzeniu z Androidem lub iOS. Po uruchomieniu przejdź do dokumentu, w którym zaproszono osoby do zgłaszania sugestii.

Tutaj zobaczysz sugestię komentującego podświetloną na zielono, którą możesz zaakceptować lub odrzucić.

Krok 2 : Aby zaakceptować lub odrzucić, kliknij znacznik wyboru lub krzyżyk (X). Możesz także przesłać komentarz, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące sugestii.

O to chodzi. Skoro już wiesz, jak akceptować lub odrzucać sugestie, przejdźmy do historii wersji w Dokumentach Google.

Jak korzystać z historii wersji do śledzenia zmian

Historia wersji w Dokumentach Google zasadniczo działa jak wehikuł czasu dla Twoich dokumentów. Rejestruje każdą zmianę dokonaną w dokumencie, umożliwiając przeglądanie poprzednich wersji, powrót do starszych wersji roboczych, śledzenie modyfikacji i efektywną współpracę z innymi. Szczegółowo omówiliśmy sposób  przeglądania historii wersji i zarządzania nią w Dokumentach Google . 

Jeśli masz jakieś pytania, na które nie odpowiedzieliśmy, zapoznaj się z sekcją FAQ poniżej.

Często zadawane pytania dotyczące śledzenia zmian w Dokumentach Google

1. Czy wielu użytkowników może jednocześnie współpracować przy śledzeniu zmian?

Tak, wielu użytkowników może współpracować nad Dokumentem Google z włączoną funkcją śledzenia zmian. Zmiany każdego użytkownika są wyróżnione przypisanym kolorem, co ułatwia identyfikację, kto wprowadził każdą zmianę.

2. Czy mogę wyłączyć śledzenie zmian dla konkretnego użytkownika w udostępnionym dokumencie?

Nie, nie można wyłączyć śledzenia zmian dla konkretnego użytkownika. Możesz jednak ukryć zmiany wprowadzone przez konkretnego użytkownika, klikając jego kolor w menu „Pokaż sugerowane zmiany”.

3. Czy prześledzone zmiany są zapisywane automatycznie?

Tak, zmiany wprowadzone za pomocą opcji Śledź zmiany są automatycznie zapisywane w Dokumentach Google. Nie ma potrzeby ręcznego zapisywania dokumentu; Dokumenty Google stale zapisują Twoją pracę.

Płynniejsza współpraca

Teraz, gdy wiesz, jak śledzić zmiany w Dokumentach Google, możesz mieć pewność, że każda zmiana, sugestia lub komentarz zostanie zauważona i rozpatrzona, co nieodłącznie synchronizuje i organizuje współpracę. Możesz także przeczytać, jak zrobić wcięcie wiszące w Dokumentach Google .